DATEV Systempartner - spielt keine RZ-Sicherung Rewe ein, keine Datensynchronisation?

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Ich habe vom Mandat erfahren, dass der DATEV Systempartner bei ihm zwar DATEV Software-Updates macht, aber nicht z.B. Daten aus Kanzlei-Rewe aus dem RZ beim Server einspielt (hier müssen die Datenbestände kontrolliert werden, da ggf. etwas fehlt - geteiltes Arbeiten mit dem StB, Mandat hat JA-Buchungen nicht ergänzt, der ANLAG Bestand ist auch nicht synchron, Mandant hat unerklärliches Datenchaos).

Ich war immer der Ansicht, dass ein Systempartner eben nicht nur IT macht, sondern sich auch mit den Programmen zumindest hinsichtlich RZ / PC Datenbeständen auskennt.

Lag ich da falsch?

Das Thema wurde von @Sabine_Enachescu in den Bereich Betriebliches Rechnungswesen verschoben und die Kategorien FIBU und Allgemein wurden zugeordnet.

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Gibt es bestimmt als Zusatzleistung, aber in den Kanzleien, wo ich bisher für die EDV verantwortlich war, lag dieser Bereich immer in der Verantwortung der Kanzlei.

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Dass die Kanzlei (Steuerberater) für die Daten beim Mandanten verantwortlich sein sollen (oder dies sind), höre ich zum ersten mal.

Ich lasse mich gerne eines Besseren belehren, aber ich habe schon einige Berater kennengelernt, die mit Ihren eigenen Datenbeständen nicht wirklich klarkamen und dann sollen die beim Mandanten halbwissend mit Daten rumspielen?

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Wenn ich mit Mandanten arbeitsteilig arbeite, bin m.E. ich verantwortlich, dass die richtigen Regeln dafür aufgestellt werden und diese auch eingehalten werden. Woher soll ein Systempartner denn das nötige Wissen haben, wann z.B. die Kanzlei mit dem Abschluss beginnt und daher alle Daten im RZ zu sein haben?

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Ich denke wir reden aneinander vorbei oder ich habe mich ungenau ausgedrückt. Ansonsten wären wir da vollkommen unterschiedlicher Auffassung über die Aufgaben des Steuerberaters (der ist meist kein IT-Profi und sollte an den Datenbeständen des Mandanten - gerade bei Problemen - die Finger lassen).

Die Regeln wurden selbstverständlich aufgestellt....

Das Mandat hat aber nun mal etwas falsch gemacht und Datenchaos verursacht. Warum sollte der StB für das Versehen des Mandanten bzw. dessen Nichteinhaltung der Regeln verantwortlich sein? Nein, das sehe ich nicht so.

Es geht doch gar nicht um "business as usual", es geht um ein vom Mandanten verursachtes Datenchaos (siehe Ausgangsbeitrag) und der damit verbundenen Gefahr von Datenverlusten.

Der Systempartner soll auch gar nichts von sich aus wegen der regelmäßigen Daten des JA machen (Wir senden, das Mandat ergänzt/holt die Daten), er soll nur als Profi den Mandanten bei der Beseitigung dessen aktuellen und akuten Datenchaos begleiten, damit wieder alles rundläuft.

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Und dann soll der Systempartner die andere Hälfte wissen. Woran soll denn der SP erkennen, ob und wenn ja welche Hälfte fehlt?

Es ist doch wohl selbstverständlich, dass die Kanzlei dafür Sorge zu tragen hat, dass Bestände beim  Mandanten synchron zum Kanzleibestand bzw. RZ -Bestand sind.

Erst wenn Unstimmigkeiten entdeckt werden holt man ggf. Hilfe beim SP, sofern man evtl. Probleme nicht selbst lösen  kann.

[#7 · Accepted solution]

Ok, dann hatte ich Sie tatsächlich missverstanden.

Unser Systempartner erledigt auch bei uns z.B. Rücksicherungen aus der Datensicherung. Dadurch ist der Techniker durchaus vertraut mit den div. Mandantenmanagern und Bestandsdiensten. Aber alles, was über die Technik hinausgeht (Prüfung auf Vollständigkeit, Ermittlung der Differenzen, Neubestimmung des momentanen Leitbestandes) fällt wieder bei uns an, da hier keine fachliche Kompetenz beim Systempartner besteht (max. im Consultingbereich, da arbeitet eine Steuerfachangestellte bei unserem Systempartner).

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Dann sind wir uns doch einig! Klar, es geht hier nur um Technik (durch den Systempartner zu erbingen), die ich im Zweifel natürlich auch selber kann sofern es sich (nur) um Basisanforderungen beim Bestandsmanager + Co. handelt.

Wenn es haarig wird, weil es vor Ort unbekannte Fehler bzw. Datenlücken gibt (es weiß auch keiner, wie das geschehen ist - Personalwechsel - möchte ich allein aus Haftungsgründen als Steuerberater nicht eingreifen - am Ende geht das noch irgenwie schief.

Wie es aussieht muss hier wohl DATEV helfen. Geht eine Hilfe der DATEV an dieser Stelle auch über ein Hilfedokument hinaus? 

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Genau, der SP soll Probleme lösen, die man nicht selbst lösen kann (es geht nicht um eine Standardsituation, siehe mein Eingangsbeitrag). 

Und genau das, so sagt er (der SP), sei gar nicht seine Aufgabe, er würde nur die umgebende IT-Installation, DATEV-Installation und DATEV-Updates machen, nicht jedoch bei Problemen mit Datenbeständen in den Programmen helfen (hier z.B. Datensicherung Rewe, Holen des Bestandes aus dem RZ, Abstimmung mit DATEV, Abstimmung mit Daten des StB, weitere Strategien etc.). 

Schön, dass wir uns einig sind. Wahrscheinlich war mein Beitrag zu ungenau.

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Option 1: Gibt es kein Backup des Systems von vor dem Datenchaos?

Option 2: Kurz und schmerzlos im Mandantensystem Tabula rasa machen und den Bestand vom Berater einspielen?

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Backup ist immer gut, die "Fehler" sind aber wohl Mitte 2023 geschehen (und erst jetzt erkannt worden), das Backup würde dann fast 1 Jahr Arbeit und Daten killen....

Option 2 ist aus meiner Sicht gut. Macht der SP aber leider nicht.

Wenn der Beraterstand 31.12.2023 ist und seine Datensicherung Rewe beim Mandanten eingespielt wird, sind dann nicht die Daten 2024 "weg"? Gibt es ein partielle (Jahres) Datensicherung?

Es geht m.E. nur der Weg übers RZ (alles senden, korrekter ANLAG-Bestand zuletzt (wir) und dann vollständig aus dem RZ die Daten wieder holen. Das ist aber nur eine (unfachmännische) Steuerberater-Meinung und nicht die eines DATEV-IT-Profis.   

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Da sollte man nur abwägen, wann das Chaos entstanden ist und welchen Stand die Daten beim Berater haben. Häufig ist es aber dann der einfachere Weg die "fehlenden Daten" erneut zu erfassen.

Im Endeffekt RPO (und RTO) klären. 😉

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Na ja, es wurden wohl offenbar alle Daten in das RZ gesendet (nehme ich an, weiß aber keine so genau), daher wäre der erste Weg m.E. diese neu zu holen.

Am Ende ist natürlich eine Risikoabwägung, Nutzenabwägung notwendig. Und genau an diesem Punkt will ich den Fachmann an Bord haben und nicht selber im Mandantenbestand (beim Mandanten) rumpfuschen und am Ende dafür verantwortlich sein, wenn Daten endgültig pfutsch sind.

Wie dem auch sei, genau diese Überlegungen hat sich das Mandat vom SP erhofft, der damit aber nix zu tun haben will. 

[#14 · Accepted solution]

Vielleicht weiß der SP mehr und das Mandant lässt Details weg? 😉

Ich bin an der Stelle froh, dass es bei uns ein DATEV Team genau dafür gibt. 🙂 Besteht hier nicht die Möglichkeit, den derzeitigen Chaosbestand zu exportieren und/oder den RZ Bestand unter einer anderen Mandantennummer zu holen und zu sichten?

Je nachdem sollte hier aber wirklich DATEV per Service Kontakt ins Boot geholt werden.

(Ich bin an der Stelle mangels fachlichem DATEV Know-How allerdings raus.)

Hat beim Mandant denn mal jemand beziffert, wie viel Arbeit das "Nachbuchen" ist? Natürlich ist das ärgerlich, nervig und kostet Zeit/Geld. Unter Umständen ist das aber günstiger als "Datenrettung".

[#15 · Accepted solution]

Wenn der Beraterstand 31.12.2023 ist und seine Datensicherung Rewe beim Mandanten eingespielt wird, sind dann nicht die Daten 2024 "weg"? Gibt es ein partielle (Jahres) Datensicherung?

Genau diesen Sachverhalt hatte ich letzte Woche auch - allerdings nicht wegen Datenchaos sondern wegen einem Beraterwechsel (Mandant wurde für 2024 schon gebucht und der schon ewig zurückliegende Übertrag für 2023 wurde aus dem RZ nicht abgeholt) Ich habe es wie folgt gelöst:

• Datensicherung der aktuellen Daten über Bestandsdienste Rechnungswesen (zur Sicherheit)
• Daten für 2023 (und Vorjahre) aus dem RZ geholt und auf eine freie Nummer gespeichert
• Die Daten 2023 (und Vorjahre) aus dem RZ über Bestandsdienste Rechnungswesen gesichert.
• Die Sicherung dieser Daten über Bestandsdienste Rechnungswesen auf den Bestand in dem bereits für 2024 gebucht wurde eingespielt (man kann beim Import eine Funktion „auf andere Ordnungsbegriffe“ einspielen wählen) - dabei werden nur die Jahre eingespielt/überschrieben, die ausgewählt sind.
• Ergebnis: die Daten aus dem RZ bis 2023 und die aktuell gebuchten Daten 2024 waren in einem Rechnungswesenbestand

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Beim Einspielen der Daten über das Holen aus dem Rechenzentrum kann man gut auswählen, welche Jahre geholt und damit lokal überschrieben werden sollen. Für das Sicherheitsgefühl kann man natürlich vorher eine lokale Sicherung machen. Hier in der Kanzlei lass ich das meistens weg, weil wir ja auch noch unsere Datensicherung haben, aber das ist erschreckender Weise beim Mandanten ja häufig nicht der Fall. 

[#17 · Accepted solution]

Am Schluß bleibt nur ein Weg:

• jemand, der den Sachverhalt kennt, entscheidet, welcher Bestand die Basis für die Reparatur ist. Meistens der Kanzlei- Bestand wegen Anlag und Vorjahren mit den Abschlüssen.
• Dann - und das ist die Fleißaufgabe - werden alle Vorläufe gesichtet und die fehlenden Vorläufe des Mandanten in den Kanzlei- Bestand eingespielt.
• Natürlich noch EB- Werte, Anlag, Ausziffern, Kontenbeschriftungen, usw. aktualisieren.
• Anschießend wird dem Mandanten dieser Bestand übergeben.

Diese Arbeiten kann nur jemand durchführen, der sowohl Ahnung von der Technik hat, als auch mit den Werkzeugen fachlich umgehen kann und der natürlich den Mandanten kennt..

Ein Hin- und her- Sichern kann irreversible Schäden verursachen und dann wird es komplizierter und es bleibt zu hoffen, daß sich die verlorenen Buchungen noch irgendwo aus hoffentlich nicht gelöschten Emails widerherstellen lassen.

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Ich weiß nicht ob dieses Thema inzwischen auf einen guten Weg gebracht wurde, kann aber grundsätzlich als langjähriger DATEV-Mitarbeiter Rechnungswesen und inzwischen freiberuflich tätiger folgendes sagen.

Wir haben es immer flapsig formuliert "der Systempartner ist der mit dem

Schraubenzieher". Inzwischen gibt es zwar immer mehr mit ganz guten Wissensständen, aber auch nur Halbwissen. Viele überschätzen sich dabei auch total.

Man hätte sich von Ihrer Seite von Anfang an an die DATEV wenden sollen. 

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... mit Datev-Bordmitteln ist es nicht gerade schnell oder einfach herauszufinden, wo sich die jeweils neuesten Daten befinden.

Hier könnte evtl. der IT-ler auf anderen Wegen schneller zum Ziel kommen

... und wenn zwischen Kanzlei und Mandant nicht perfekt 'kollaboriert' wurde, kann sich leicht eine Emulsion von Daten, eine Art 'Milchkaffee' ergeben, aus dem man die Milch und den Kaffee nicht mehr voneinander trennen kann.

Beispiel:

wenn der selbstbuchende Mandant monatlich seinen REWE-Bestand schickt, die Kanzlei die fehlerhaften Buchungen korrigiert und den Bestand zurückschickt usw., kann es schnell zu Pannen kommen. Ruckzuck hat man einen neueren Stand mit einem älteren Stand überschrieben.

... und später den Gordischen Knoten zu entwirren, ist eine 'undankbare Aufgabe'

... für mich ist es gut nachvollziehbar, dass ein IT-Dienstleister sich lieber aus solchen  'Klimmzügen' heraushält, da es ja eigentlich ein organisatorischen Problem ist und kein 'Schraubenzieher-Problem' 😎

... wäre wieder ein gutes Argument, um von dem von den Kanzleien so ungeliebte Selbstbuchen abzuraten 😉

... oder wenn man schon kollaboriert, dann mit ganz strengen Regeln und jeweils nur in einer Richtung

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warum soll denn das Selbstbuchen von Mandanten mit DATEV-Software ungeliebt sein? Meine über 30 Jahre vorhandene Erfahrung als DATEV-Berater sagt klar etwas anderes. Wenn ich den Komfort damit habe mit nahtlosem Übergang von Buchhaltung beim Mandanten zum Jahresabschluss in die Kanzlei und auch mittels Anlag, dann geht es doch nur noch um Ablaufregularien und die müssen nun mal definiert werden.

Die DATEV gestattet jedem neuen selbstbuchenden Mandanten einen kostenlosen Termin um alles vorzubesprechen. Klar, bei besonders komplexen Fällen ist vielleicht auch eine Organisationsberatung von Nöten. Das Hauptproblem aus meiner Erfahrung ist aber, dass die Kanzleien für ihre Mandanten das nicht in Anspruch nehmen und mit Halbwissen ihrem Mandanten etwas überstülpen, so dass der Start nicht optimal verläuft.

Viel mehr regt mich aber auf dass eine Reihe von Kanzleien die Selbstbucher zu reinen U-Online-Nutzern downgraden und das bei Größenordnungen wo dies längst nicht mehr gerechtfertigt ist und überwiegend  Nachteile bringt. Klar wer selbst bucht muss die Materie auch beherrschen. Aber lieber dann DATEV-Software als etwas exotisches wo dann der Kanzlei am Jahresende was auch immer vorgesetzt wird. Darüber könnte ich ein Buch schreiben.

Auf der anderen Seite muss ich sagen, wenn der Bestand jeden Monat in die Kanzlei muss wegen Kontrolle, bspw. der USt dann sollte man das selbst buchen aber auch gleich sein lassen. Die Kanzlei muss sich vielleicht sogar noch rechtfertigen für das Honorar hierfür, denn der Mandant meint ja es sei alles in bester Ordnung. Leider läuft es mit Nicht-DATEV-Software bei Mandanten wohl oder übel auch so.