Summen- und Saldenliste aus Buchungsexport nachbauen

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Hallo zusammen,

ich versuche eine Summen- und Saldenliste in Excel nachzubauen. Dies soll ein kleiner Teil unseres Management Reportings werden.

Dazu nutze ich den Export aller Buchungssätze aus Datev (Bestand -> Exportieren -> ASCII-Export -> Bewegungsdaten -> FiBu -> Kontenbuchungen -> Kontenbuchungen

Nun habe ich aber das Problem, das im Export eine Kontoblattsicht ausgegeben wird, die für eine Buchung zwei Zeilen ausgibt. Nämlich einmal Konto mit der Buchung im Soll und in der zweiten Zeile das Gegenkonto im Haben.

Ich Schlaumeier wollte dann einfach alle Null-Habenbuchungen wegfiltern, aber dann stimmt ja die SuSa nicht mehr. 

Hat jemand eine Idee, wie ich hier richtig ansetze?

Besten Dank für jeden Tipp!

Euer McLovin

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Einfach die Summen- und Saldenliste nach Excel exportieren.

Je nachdem, was als Auswertung gewünscht ist kann auch eine individuelle BWA helfen.

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Hallo einmalnoch,

das geht, klar. Dieser Ansatz beantwortet meine Frage leider nicht und löst auch nicht das Problem, das ich angehen muss. 

Der Export soll nämlich nicht nur die SuSa im Reporting herstellen, sondern für alles Mögliche dienen (Cash Flow Forecast/Analyse, BWA-Erstellung, etc). Solche Reporte sind mit den unterliegenden Daten grundlegend herzustellen.  Indes, ich komme nicht aus der "Kontenblattansicht"-Falle heraus.

Gruß,

McLovin

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Schauen Sie sich einfach einmal die Controlling BWA Stammdaten an, da ist Alles drin, was Sie für Ihre Zwecke benötigen. Darauf aufbauend kann dann eine individuelle BWA gebaut werden.

Eine SuSa aus dem Journal der Einzelbuchungen nachzubauen halte ich für recht ambitioniert, es geht, nur müssen die grundlegenden Kenntnisse der Doppik vorhanden sein.

Ansonsten gibt es noch die Connect Schnittstelle mit der viele Daten für eigene Zwecke geholt und weiterverarbeitet werden können.

Für die von Ihnen angesprochenen Zwecke gibt es im Übrigen die Produkte der Wirtschaftsberatung, das Rad muss nicht neu erfunden werden.

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>>Eine SuSa aus dem Journal der Einzelbuchungen nachzubauen halte ich für recht ambitioniert, es geht, nur müssen die grundlegenden Kenntnisse der Doppik vorhanden sein.

Genau darum geht es.

Die grundlegenden Kenntnisse würde ich mir zuschreiben und hatte auf einen Tipp von jemandsen aus der Community gehofft, der dies schon einmal gemacht hat.

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Ich glaube nicht, dass sich jemand antun würde. In diesen Fällen greife ich zur Wirtschaftsberatung, alles drin, alles dran.

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Als allererstes würde ich die Datenbasis in einer Datenbank (z. B. Access) importieren und nur auf die verdichteten Werte zugreifen. Excel ist da denkbar ungeeignet.

Für Access kann man sich hier eine Importvorlage erstellen und dauerhaft verwenden. Anschließend kann in Access über das Reportmodul die Auswertung erstellt werden oder aber man greift in Excel auf die Access-Daten zu. Ggf. ist hier auch ein VB(A)-Modul notwendig, um auf die gewünschten Daten zuzugreifen. Generell besitzt Excel auch eine direkte Schnittstelle zu Datenbanken (s. Ribbon Daten).

Gruß Achilleus

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Excel dient zur Zeit als Katalysator: Wir laden alles in eine SQL-Datenbank. Dort sollen dann die Schritte von der Kontenblattansicht zur Primanota gegangen werden.

Den ITlern muss ich das aber erklären und bereite die Daten interims-mäßig in Excel-Queries auf. Dort sind die Schritte dann für die IT ersichtlich und meine Kollegen bauen sie dann für mich in die Datenbank ein.

Wenn ich diese Schritte, dann mal definieren kann...

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@McLoving  schrieb:

Die grundlegenden Kenntnisse würde ich mir zuschreiben und hatte auf einen Tipp von jemandsen aus der Community gehofft, der dies schon einmal gemacht hat.

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... in meiner 'Sturm und Drang'-Zeit, also im letzten Jahrtausend, hatte ich auch den Ehrgeiz, aus Einzelbuchungssätzen alle möglichen Auswertungen für Controlling-Zwecke selbst zu 'basteln'.

... diesen Ehrgeiz habe ich nicht mehr.

Mir ist jedes Hilfsmittel recht, um den Datensalat mundgerecht 'vorzukauen', um dann mit diesen Zwischenergebnissen weiterarbeiten zu können.

Ich stimme @einmalnoch zu, dass man das Rad nicht neu erfinden muss. Es ist seit langer, langer Zeit rund und muss jetzt nicht eckig oder elliptisch werden, auch nicht mit MacOS 😉

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Also ich verarbeite schon sehr gerne die FiBu-Daten. Diese sind dann aber dann auch selektiert und sachbezogen. Ich käme nie auf die Idee hier eine ganze Buchhaltung zu exportieren und mir eine Auswertung daraus zusammenzustellen.

Gruß Achilleus

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Noch ein Grund mehr sich mit der Connect Schnittstelle auseinanderzusetzen, es wird der Zwischenschritt und das Parsen gespart. Kein User muss mit Mausgeklicke die Auswertung für den Export bereitstellen etc.

Es gibt dort die Summen- und Salden frei Haus im xml Format.

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Ok, ich verstehe. Die IT-seitige Herausforderung, ist dass wir DATEV Smart IT verwenden, um unsere Buchhaltung auf einem Terminalserver in Nürnberg (oder sonstwo) durchzuführen.

Nach (schnellem) Studium der Handbücher gibt es dann für die Nutzung der Connect Schnittstelle aber keinen Ansatzpunkt, d.h. wir können Sie nicht nutzen.

Ist das richtig verstanden?

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@McLoving  schrieb:

Ok, ich verstehe. Die IT-seitige Herausforderung, ist dass wir DATEV Smart IT verwenden, um unsere Buchhaltung auf einem Terminalserver in Nürnberg (oder sonstwo) durchzuführen.

Nach (schnellem) Studium der Handbücher gibt es dann für die Nutzung der Connect Schnittstelle aber keinen Ansatzpunkt, d.h. wir können Sie nicht nutzen.

Ist das richtig verstanden?

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Da wäre zu entscheiden, was günstiger ist, SmartIT in Wüste oder viel Programmieraufwand.

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Moin,

über die Buchungsübersicht (Auswertungen - Finanzbuchführung - Buchungsübersicht) können Sie sich in der Ansicht "Kontoblattbuchungen" alle Buchungen anzeigen lassen. Diese sind dann auch jeweils nur ein mal vorhanden.

Diese Auswertung lässt sich zwar nicht automatisch exportieren. Die Auswertung kann aber über das Kontextmenue direkt in Excel geöffnet werden.

Vielleicht hilft Ihnen dies ja weiter...

Viele Grüße

Uwe Lutz

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@Uwe_Lutz  schrieb:

...

über die Buchungsübersicht (Auswertungen - Finanzbuchführung - Buchungsübersicht) können Sie sich in der Ansicht "Kontoblattbuchungen" alle Buchungen anzeigen lassen. Diese sind dann auch jeweils nur ein mal vorhanden.

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... eine schöne Möglichkeit, die Buchungen nach Excel zu schaufeln

... hat allerdings einen kleinen Haken: bei einem meiner Mandanten, bei denen solche Auswertungen 'Spaß machen' könnten, kann ich nur jeweils maximal 3 Monate filtern, weil sonst die Datenmenge bzw. die Anzahl der Buchungssätze die vorgegebenen Grenzen übersteigt. Das ist schade.

Vermutlich liegt die Grenze für diese Darstellung bei ca 100.000 Buchungen.

Bei 3 Monaten erreiche ich aber schon über 80.000 Buchungen. 

... aber im Prinzip wäre es für mich genau das richtige (Daten-)Material, um damit zu spielen. Ich muss jetzt wirklich aufpassen, dass diese Verlockung nicht zu groß wird. Man kann hierbei nämlich wunderbar Zeit verbraten, ohne dass es mich oder die Welt weiterbringt 😀

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Nachtrag:

... aber selbst wenn man es schafft, mit diesen Rohdaten z.B. die Summen- und Saldenliste oder andere Auswertungen 'nachzubauen', werden die Begehrlichkeiten der Manager, die mit dem Tagesgeschäft der Buchführung eigentlich nichts zu tun haben (wollen), sicher immer größer.

Dann reicht die gelegentliche oder gar regelmäßige Auswertung natürlich nicht mehr. Nein, dann soll es eine RealTime-Auswertung sein nach dem Motto:

Vor einer Minute gebucht und schon ändert sich das Diagramm auf dem Monitor des Chefs oder des Nachwuchs-Managers😀

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Hallo @McLoving 

Warum greifen Sie die Buchungen nicht an der Quelle ab?

Auch die Primanota lässt sich in Excel darstellen.

Durch Sortierfunktionen können Sie sich selbst eine BWA basteln.

Natürlich lässt sich über Sinn und Unsinn einer Auswertung bis auf die kleinste Position streiten. Wir wissen allerdings nicht, was Sie zu diesem Aufwand drängt. Ich hoffe Ihre Auswertung erfreut den Leser eine lange Zeit. 

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Hallo, 

die möglichen Standardlösungen aus dem Programm wurden bereits erwähnt. Wenn Sie Interesse an einer kostenpflichtigen individuellen Softwarelösung haben, können Sie gerne unsere Kollegen von ISWL schriftlich kontaktieren.

 Email: software-individuell@service.datev.de