Unklare Posten / Rückfrage Mandant bei Festschreibung

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Guten Tag,

wir stellen uns in der Kanzlei aktuell die Frage wie wir zukünftig mit Mandantenrückfragen in der Buchführung umgehen wenn wir monatlich festschreiben.

Bisher haben wir wenn z.B. bei einer Bank-Buchung der dazu gehörige Beleg fehlt eine Zusatzinformation zu dieser Buchung eingegeben "Bitte Beleg xyz vom xxx nachreichen" und dann monatlich über die Buchungsübersicht alle Frage gedruckt und an den Mandanten gemailt. Wenn der Beleg dann nachgereicht wurde konnte die Zusatzinformation zu dieser Buchung gelöscht werden.

Wenn aber zukünftig monatlich festgeschrieben wird kann die Zusatzinformation nicht mehr gelöscht werden (lt. Auskunft der DATEV)'. Somit würden über die Buchungsübersicht auch die erledigten Fragen immer wieder mit ausgedruckt werden.

Ich möchte daher gerne in der Community fragen wie andere das Problem lösen? Wir möchten das gerne in der Software abbilden, eine Erfassung beim Buchen direkt zur Buchung hat viele Vorteile.

MfG,

C. Benden

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Hat wirklich niemand eine Antwort hierauf? Auch die DATEV nicht?

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wenn Belege fehlen wird das bei uns zuerst auf #1590 gebucht. Wenn der Beleg kommt buche ich auf das entsprechende Konto um und auf #1590 ziffere ich die Buchungen mit der Opos-Funktion aus, so kann ich dann die noch offenen Buchungen anzeigen lassen.

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Bitte nehmen Sie mir es nicht übel, wenn ich jetzt etwas kontrovers antworte...

Akademisch betrachtet gilt die alte Weisheit: Keine Buchung ohne Beleg. Noch akademischer betrachtet müssten Sie prüfen, ob eine Buchung eindeutig als Betriebsausgabe zu erkennen ist, dann können Sie dieselbe auch als solche buchen, wenn Sie keinen Beleg vorliegen haben. Wenn Sie allerdings mit Vorsteuer zu tun haben und vorher nicht kreditorisch schon den Beleg gebucht haben, führt für den Vorsteuerabzug am Beleg bei Zahlung bekanntlich kein Weg vorbei. Lange Rede, kurzer Sinn: eigentlich war es immer diskutabel, wie Sie es bisher gehandhabt haben und dank der GoBD, für welche DATEV nichts kann, fällt es jetzt halt auf. Ich bin nicht der Meinung, dass hier DATEV was nachbessern sollte - oder auch könnte.

Wir halten es wie Frau Eckel: problematische Positionen werden neutral zwischengeparkt (1590 etc.) und erst dann umgebucht, wenn das Problem abgestellt ist. Rechtlich sauber und bei Prüfungen nicht unbedingt verkehrt, weil so auch bemerkt wird, dass nicht einfach irgendwie gebucht wird, sondern sauber - aber nicht künstlich sauber und steril. Klar, man kann auch anderer Meinung sein.

Was auf diesem Parkkonto steht (von mir aus 1590) wird hinterfragt, bis es geklärt ist. Und dann erfolgt halt die Korrekturbuchung. Und wenn es ein spezieller Mandant ist und das Chaos regiert, versuche ich das Chaos zu bereinigen, BEVOR ich die Voranmeldung abgebe und die Buchführung abschließe (festschreibe). Und wenn das Chaos auf Dauer nicht besser wird, überlege ich mir, ob das Mandat Sinn macht. Denn auf Dauer ist der Ärger vorprogrammiert. Muss ich nicht haben.

So behält man den Überblick ohne Probleme.

Weniger akademisch gesagt könnte es sein, dass wir bei vertrauenswürdigen Mandanten, wo wir wissen, dass der Beleg beschafft wird, einen Hinweiszettel an die entsprechende Position heften und auf den Mandanten vertrauen, dass er sich kümmert. Das zu machen oder auch nicht, das muss allerdings jede(r) wohlüberlegt mit sich selbst ausmachen, da hier ein Haftungsproblem schlummern könnte.

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Hallo,

ich glaube da haben Sie etwas missverstanden. Die Zahlungs-Buchung wird ja geparkt (entweder auf 1590 oder auf dem Kreditor / Debitor) und es ist auch in Ordnung, dass diese nach der Festschreibung natürlich nicht mehr änderbar ist. Mir geht es ausschließlich um die per Buchungsnotiz erfasste Rückfrage für den Mandanten. Die kann man auch nicht mehr ändern was dazu führt, dass sie jedes Mal bei den offenen Fragen mit angedruckt wird (obwohl sie erledigt ist sobald der Mandant den Belege einreicht).

Aber die Idee von Frau Eckel bzgl. der OPOS-Funktion auf dem Sachkonto ist nicht schlecht, das probiere ich mal aus.

Ich bin aber dennoch für weitere Ideen dankbar.

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ich glaube da haben Sie etwas missverstanden. Die Zahlungs-Buchung wird ja geparkt (entweder auf 1590 oder auf dem Kreditor / Debitor) und es ist auch in Ordnung, dass diese nach der Festschreibung natürlich nicht mehr änderbar ist.

Sorry, ja, habe ich falsch verstanden. Wir machen es auch wie Frau Eckel (Ausziffern, 1590 etc.). Eine bessere Idee habe ich auch nicht.

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Wenn sich die Unklaren Posten nicht mehr klären lassen und damit ein Betriebsausgabenabzug im Rahmen der EÜR nicht mehr gegeben sind. Wie buchen Sie dann zum Jahresende? 

Als Privatentnahme oder zb #1371?

Vielen Dank für die Diskussion.

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Entweder privat oder als nicht abziehbare BA buchen. 

Ich bevorzuge nicht abziehbare BA wg. 4 Abs.  4a EStG.