Wie verbuche ich EC Umsätze in der Kasse?

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Hallo Frau Thaller-Birkigt,

lese ich das zu optimistisch:?

Die (zumindest zeitweise) Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch ist ein formeller Mangel, der bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht bleibt.

Das heißt doch, dass dieser formale Mangel weder alleine noch verschärfend berücksichtigt wird. Das heißt, wenn ich am gleichen Tag eine Geldtransitbuchung vornehme und damit den ausgewiesenen Endbestand auch mit dem Bargeldbestand abstimmen kann, hat die Verbuchung der EC Erlöse im Kassenbuch keine nachteiligen Auswirkungen.

Schöne Grüße

Willi Müller

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In meinen Augen ja, da die Kasse vor Ort nicht stimmt, wenn die Zahlungen nicht sauber (!!!) getrennt worden sind - bei der Kassennachschau wird das Geld gezählt. Die Kasse und das dazugehörige Kassenbuch sind damit nie kassensturzfähig.

Wir buchen diese Umsätze seit 1996 nicht mehr über das Kassenbuch und es haben so nach und nach alle Mandanten begriffen.

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Hallo Herr Müller,

genauso so sehe ich es auch. Klar muss die Geldtransitbuchung für die EC-Zahlungen mit in die Kasse. Dann kann auch der tägliche Kassensturz korrekt erfolgen.

Diesen Aspekt (Geldtransitbuchung der EC-Zahlungen)  hat Frau Thaller-Birkigt m. E. nicht berücksichtigt.

Im Kassenbericht müssen eben die EC-Zahlungen wie Ausgaben berücksichtigt werden. Dann kann die Kasse auch gezählt werden.

Viele Grüße

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Ich sehe die Kasse auch als Kassensturzfähig an. Wenn also in der Kassennachschau bspw. während des Betriebes eine Ausgabe des aktuellen Tages erfolgt, sind auch die EC-Ausgleichsbuchungen enthalten und der Stand stimmt dem Ist-Bestand überein; es sei denn, dass natürlich kleinere Ausgaben noch nicht eingetragen; bspw. 20 EUR-Schein für Brezelkauf beim Bäcker, Rückgabe Restgeld und späterer Eintrag der Ausgabe an hand des Beleges. Dies dürfte aber nicht verschärfend sein.

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Grundsätzlich lese ich das auch so, nur jeder des sich mit Barkassen beschäftigt wird wissen kleine formelle Mängel wird es immer geben.

Und dann spielt evtl. das obige was außer Betracht bleiben sollte, doch wieder eine Rolle wiel die Fin.verw. zum Schluss gibt nun sind es aber genug Mängel für eine Hinzuschätzung.

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Ich sehe die Kassenprüfung schon als vollwertige "Cashcow" für den Fiskus. Egal, wie man es macht, Mängel wird es immer geben und es gibt immer etwas auszusetzen.
Je nach Laune des Prüfers, mal mehr oder weniger und wenn es partout darauf angelegt wird, dass man Zuschätzungen "generieren" möchte, schafft man das auch als gewitzter Prüfer.

Klar, soll vehement versucht werden, die Schwarz-Bar-Geschäfte einzudämmen, aber wir verlieren uns dabei in Verklausulierungen und gerade das Thema "EC" was in keiner Weise zweckdienlich ist, wird instrumentalisiert, für Mängel.

Richtigerweise muss klar ausgedrückt werden, dass die Vorgehensweise mit den EC-Zahlungen in der Kasse unschädlich sind und fertig, nicht so eine Kokolores-Vereinbarung... erinnert irgendwie an Merkel/Seehofer

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Ja Politik macht halt Gesetze und ich befürchte auch die Antwortschreiben sind halt von Juristen aufgesetzt.

Nur ja keine eindeutiger Wortlaut.

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Hallo Herr Meyer,

nicht überzeugend begründet - gehen Sie in die Betriebe vor Ort und gleichen die Kassenschnitte ab - bar und EC (bitte die Daten aus dem EC-Terminal nehmen, nicht den Kassenschnitt aus dem Kassensystem). Die Mandanten verwenden den Kassenschnitt aus dem System - steht ja alles drauf und dann wird das Kassenbuch gefüllt. Es wird nicht stimmen, denn der Mitarbeiter hat die Rechnung dann per EC-Zahlung beglichen bekommen und nicht wie in der Kasse hinterlegt per Barzahlung. Wenn dann das Geld gezählt wird (in echt!) müsste das am Abend auffallen. Nachdem das aber nicht erfolgt wird ein anderer EC-Geldtransit im Kassenbuch eingetragen, als tatsächlich vorhanden. Der Steuerberater verbucht das Kassenbuch und zeigt einen falschen Tagesbestand in der Fibu; darauf aufbauend können Probleme entstehen....der Kassenbestand wird höher ausgewiesen als er ist. An irgendeinem Tag wird eine Bankeinzahlung vorgenommen und oh Wunder bei der Prüfung stellt sich heraus, dass durch den falschen Kassenbestand ein Minusbestand entsteht. In der Haut möchte in nicht stecken....

Begründung für die Kassensturzfähigkeit ist dann was? Vor allem haben Sie das in der Praxis jeden Tag.

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Hallo Frau Thaller-Birkigt,

wenn der Mitarbeiter nicht weiß, was er übertragen muss, ist doch offensichtlich wo der Fehler liegt. Alternativ wenn der EC-Umsatz als Barumsatz in der Kasse gebucht wird ist auch offensichtlich wo der Fehler liegt. Wenn dann das Geld nicht gezählt wird, ist auch klar wo eine Fehlervermeidungsquelle liegt.

Und logisch entstehen Probleme wenn ich eine Datenbasis zum Buchen verwende die nicht mit der Realität übereinstimmt.

Ich war für ein Unternehmen tätig, welches über 1.000 Unternehmen aus einer Einzelhandelskette betreut hat. Dort hat fast jeder schonmal seinen Wochenendeinkauf (in bar, mit EC oder Kreditkarte oder mit Gutschein ) gemacht. Alle Bezahlarten waren in der Kasse enthalten. Die Kassen waren jeden Tag sturzfähig. Da hat der Franchisegeber schon aufgepasst.

Beste Grüsse

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Bei den Ketten mag das im Einzelnen funktionieren - in der Praxis gibt es da durchaus Probleme, die aber das Back-Office zum Teil  mitlöst.

Wir sprechen hier von normalen Betrieben und der Steuerberater soll dann Jahre später die Differenzen pro Tag in den EC-Schnipseln finden; so sie denn aufbewahrt wurden und nach einigen Jahren noch lesbar sind (Thermopapier). Soll ich es mir dann aus den Sammelbuchungen der Anbieter auf dem Bankkonto raussuchen (abzüglich Gebühren!)?. Die Terminalbetreiber bewahren ihre Daten nur zwei Jahre auf?!

Noch interessanter wird es bei Kombizahlungen Bar und dazu ein Gutschein statt EC und Gutschein - viel Vergnügen beim Suchen auf Bonebene.

Seit langer Zeit trennen wir und haben im Kassenbuch keine EC Zahlungen oder früher EC-Schecks als Ausgabe (in Anführungszeichen) zugelassen.

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Mal unabhängig davon, dass ich den Geldtransit (auch EC) in der Buchhaltung jeden Monat abstimmen würde, weil sonst gar nicht auffällt, wenn das ein oder andere Scheinchen nicht auf dem Konto landet oder mal eine EC-Zahlung nicht gutgeschrieben wird, bestreite ich nicht, dass ihr Vorgehensweise möglich und auch korrekt ist.

Die von Ihnen aufgeführten Probleme sind meines Erachtens nach alle hausgemacht:

- Mandant weiß nicht was er in der Kasse erfassen soll

- Kanzlei hat nie überprüft, ob der Mandant die Kasse richtig führt und bucht deshalb die falschen Daten

- Mandant zählt die Kasse nicht täglich

- Kanzlei stimmt den Geldtransit nicht regelmäßig ab

Da hilft fast nur noch ihre Lösung...

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Der - aus meiner Sicht - zwar praktische aber rechtlich nicht "scharfe" Umgang mit (unbaren)EC-Zahlungen in der Kasse (Kassenbuch - nicht Point of Sale) kann auch noch zu anderen Missverständnissen / gestalterischen Ideen von Eintragungen im Kassenbuch führen.

Auch "Aufrechnungen" von kaufmännischen Gutschriften (z.B. bei der Rückgabe von Material) mit tagesgleichem neuen Einkauf von Material -  bei gleichzeitiger Aufrechnung der vorherigen kaufmännischen Gutschrift dürfen m.E. nur im Kassenbuch aufgezeichnet werden, wenn für beide Vorgänge tatsächlich Geld geflossen ist "das Geld geklimpert hat". Die ggf. bar gezahlte Differenz aus der Aufrechnung ist natürlich im Kassenbuch zu vermerken, aber eben nicht der gesamte Aufrechnungsvorgang, denn dieser ist eigener - unbarer - Rechtsnatur und kein Fall (so meine ich) eines wie auch immer gearteten abgekürzten Zahlungswege. Die Gefahr solcher Dinge entwickelt sich immer dann, wenn beispielsweise mit einem Lieferanten in der Vergangenheit immer Bargeschäfte gemacht wurden - logisch, dass dann auch der Aufrechnungsfall in der Kasse abgebildet wird.

Ich sehe da Parallelen, denn auch die Aufrechnung ist eine unbare Zahlungsart, ähnlich der EC-Zahlung.

Herr Meyer hat aber den Nagel (auch) auf den Kopf getroffen, dass oftmals der Mandant zu wenig Unterstützung bei der Kassenführung erhält bzw. anfragt. Man muss als Selbstständiger (und somit ganz normaler Mensch) aber auch erst mal auf die Idee kommen, dass ein so leicht klingendes Thema "Kasse" mittlerweile so viel Sprengstoff enthält.

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Ihr Zitat ist unvollständig, der original Text geht weiter

"Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes jederzeit besteht."

Damit reicht es z.B. nicht, wenn am Tagesende umgebucht wird, da so nicht jederzeit der Kassenbestand nachprüfbar ist.

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Damit reicht es z.B. nicht, wenn am Tagesende umgebucht wird, da so nicht jederzeit der Kassenbestand nachprüfbar ist.

Das heißt, Ihre Mandanten tragen auch "andere" Ausgaben (also z.B. die Quittung für den Kauf von Briefmarken) sofort in die Kasse ein und legen nicht die Quittung in die Kasse und tragen diese am Tagesende nach? Das würde sonst ja auch dazu führen, dass der Kassenbestand nicht nachprüfbar wäre.

Letztlich widerspräche dies aber der Vorgabe, dass Eintragungen taggenau erfolgen müssen - von sekundengenauer Erfassung ist bisher nicht die Rede gewesen.

Ich würde es durchaus für ausreichend erachten, wenn die ec-Kartenzahlungen erst am Tagesende gesammelt eingetragen werden. Der Betrag lässt sich ja jederzeit bei einem zwischenzeitlichen Kassensturz leicht ermitteln.

Ob und wie das Finanzamt und insbesondere die Finanzgerichte dies alles beurteilen werden, bleibt aber ja ohnehin abzuwarten.

Viele Grüße

Uwe Lutz

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Wenn meine Mandanten mich fragen, wie sie es machen sollen, würde ich die sofortige Verbuchung jeglichen Ein- und Ausgangs empfehlen.

Situation Kassennachschau:

Prüfer kommt und möchte Kassensturz machen.

Welche Situation hätten Sie lieber:

• Druck aufs Knöpfchen, Summe = Kassenbestand oder
• Drück hier, rechne da, schau hier und zeig das und dann mal schauen ob es hinkommt...

Ich fänd Variante 1 cooler.

Für sich allein genommen wird Situation 2 auch noch nicht zu negativen Konsequenzen führen, wenn sonst alles passt... und darauf würde ich mich nie verlassen wollen.

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Hallo Herr Hagena,

auch ich finde Ihre Variante 1 definitiv cooler. Ich bin sehr dafür, möglichst korrekt zu arbeiten, dann kommt hinterher nicht das böse Erwachen.

Nur: Ich und wir alle hier als Dienstleister müssen neben (bzw. vor) dem, was wir cooler finden und dem, was die FinVerw will, berücksichtigen, was da draußen im echten Leben bei unseren Mandanten wirklich machbar ist. Genauso wie unsere Mandanten sich wiederrum an ihren Kunden orientieren müssen – denn ganz besonders heute sind die Kunden kaum bereit, lange auf irgendetwas zu warten. Das können dann z.B. wieder wir hier sein als Endkunden, die wir doch alle z.B. als Amazon-Kunden an Echtzeit-Bestellung und kürzeste Lieferzeiten ge- & verwöhnt sind. Der Kreis schließt sich.

Viele Grüße.

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Nur: Ich und wir alle hier als Dienstleister müssen neben (bzw. vor) dem, was wir cooler finden und dem, was die FinVerw will, berücksichtigen, was da draußen im echten Leben bei unseren Mandanten wirklich machbar ist.

...und es ist nicht machbar, bei einer Computerkassen die EC-Umsätze gar nicht erst als "bar" zu erfassen oder zumindest eine sofortige Gegenbuchung zu generieren??

Abgesehen davon habe ich ja geschrieben, dass Variante 2 wahrscheinlich auch funktioniert. Nur wenn mich ein Mandant fragt, wie er/sie  es denn machen soll, wäre meine Empfehlung die Kasse nach Variante 1 auszurichten. Wenn das nicht geht, gehts nicht...

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...und es ist nicht machbar, bei einer Computerkassen die EC-Umsätze gar nicht erst als "bar" zu erfassen oder zumindest eine sofortige Gegenbuchung zu generieren??

Es scheitert nur daran, dass die Computerkassen zumeist kein ordnungsgemäßes Kassenbuch im Funktionsumfang haben. Was die Computerkasse also macht, ist zweitrangig, auf das Kassenbuch kommt es an.

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Genau das ist offenbar ein Definitionsproblem einiger (kleiner?) Softwareanbieter. Es wird zwar von einer Kasse gesprochen, gemeint ist aber erst einmal ein Abkassiersoftware/POS oder irgendetwas dazwischen.

Ich hatte diesbezüglich mal ein längeres Gespräch mit einem Softwareanbieter, dem dieser Unterschied und auch andere Dinge der Kassenführung/Kassenbuch gar nicht bewusst war. Man habe die Software sogar prüfen und zertifizieren lassen, da hat sich niemand darüber beschwert, dass die "Kasse" z.B. gar nicht vollumfänglich für buchführungspflichtige geeignet war (Barausgaben oder ein Kassensturz war in der Software nicht vorgesehen). Das Anbieten solcher Halblösungen z.B. an Kapitalgesellschaften wird dann per sé in die Hose gehen.

Jeder bekommt die Zertifizierung, die er anfragt. Wobei ich wirklich nicht verstehe, dass solche Anbieter nicht auch mal einen Steuerberater zu dem Thema befragen. Aber die Verbindung Kasse - Steuerberater liegt auch wirklich nicht sehr nah, oder?

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Ganz aktuell...

https://www.dstv-bw.de/elfinder_uploads/Praxisticker/Juli2018/Information-DStV_Juli2018.pdf

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Die Ausführungen zum formellen Mangel mit der Gewichtung weiterer formeller Mängel finde ich sehr schwammig. vielleicht kann das jemand etwas "mundgerechter" aufarbeiten.

Die folgenden Fakten lese ich aus dem Schreiben:

1. EC-Kartenzahlungen in der Barkasse sind (immer) ein formeller Mangel
2. Sofern diese wieder ausgetragen werden (was denn sonst?) ist die Kassensturzfähigkeit gegeben
3. Auf die steuerlichen Folgen (und damit sind wohl negative Folgen gemeint) kommt es im Einzelfall an

Mein Fazit um sicher zu gehen: EC-Kartenzahlungen in der Barkasse/Kassenbuch weglassen und Softwareanbieter/Kassenhersteller müssen - formell einwandfreie - Lösungen bieten. Jeder der es anders macht, hat halt ein gewisses Risiko, aber das unterliegt der Freiheit der eigenen Entscheidung.

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Ich kenne bisher keinen klassischen Kassenhersteller, der seinen Kassen ein Kassenbuch mit einbaut - die können alle Arten von Bewegungen erfassen, dazu gehören auch die Zahlungswege,, aber sonst nichts.  Das können bisher weder Casio, Vectron oder auch Orderbird.

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Bei meinen eigenen Mandanten habe ich momentan keine Kassenprobleme, aber wenn ich mal einen Fall der Kollegen vertretungsweise vorgelegt bekomme, komme ich aus dem Staunen nicht raus, was da noch für merkwürdige Varianten unterwegs sind. Mein einziger Fall, ein Handwerksbetrieb mit mehreren elektronischen Kassen und einer cloudbasierten Branchenlösung ist meiner Meinung nach damit gut aufgestellt. Das System trennt nach Barvorgängen und EC-/Kreditkartenzahlungen. Die Ausgabenbelege (sehr wenige) werden vom Personal auch täglich mit erfasst. Hier würde ich einer Prüfung ganz entspannt entgegensehen. Für die EC-Zahlungen kommt in der monatlichen Auswertung der Bereich: "Nachrichtlich zwecks Abstimmung EC-Zahlungen". Für die Buchhaltung in DATEV bekommen wir einen Einzeldatensatzexport aus jeder Kasse. Dieses System hat die Messlatte für andere elektronischen Kassen jetzt schon mal sehr hoch gesteckt. Kanzleiintern bin ich froh, einen solchen Musterkandidaten zu haben, um zeigen zu können, wie es eigentlich laufen sollte.

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Musterkandidat

Treffend formuliert! Bei den meisten sieht das anders aus. Erst letztens sagte mir ein Mandant, dass er sich "für die letzten 10 - 15 Jahre" nicht mehr mit dem "elektronischen Kram" beschäftigen möchte ...

Wie heißt denn dieses Kassenprogramm für Handwerker?

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Wie immer kommt drauf an.

Macht  ihr Handwerker überwiegend Bargeschäfte ? Wenn Nein dann wird er kaum ein Kassenproblem haben- so bei meinen Handwerkern läuft fast alles über Bankkonten nur in Ausnahmefällen gibt es Bareinnahmen.

So er aber überwiegend Bargeschäfte macht hat er die gleiche Kassenproblematik wie alle im Einzelhandel oder Gastronomie. Sprich offene Ladenkasse versus Registrierkasse.

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Ich sehe da auch noch andere Angriffspunkte. Z.B. uralte Rechnungsschreibungsprogramme aus den 2000ern, an die man sich so schön gewöhnt hat – die aber jenseits der GoBD liegen dürften ...

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Ich sehe da auch noch andere Angriffspunkte. Z.B. uralte Rechnungsschreibungsprogramme aus den 2000ern, an die man sich so schön gewöhnt hat – die aber jenseits der GoBD liegen dürften ...

"uralte Rechnungsschreibungsprogramme".....das ist ja wie bei DATEV....., oder?

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Aber die Datev-Rechnungsschreibung ist wohl GoBD-konform. Da kann man, soweit ich weiß, nicht einfach in einer fertigen Rechnung irgendwelche Positionen ändern.