DMS neu: Automatische Zuordnung von E-Mails anhand der Mandantennummer im Betreff

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Im Datev DMS classic gibt es eine Funktion, die ein- und ausgehende E-Mails direkt im DMS ablegt. Dadurch werden Mails ohne jeglichen manuellen Eingriff automatisch der entsprechenden Mandantenakte zugeordnet.

Dazu ist eine Kennzeichnung notwendig, die nur einmal in den Stammdaten vorhanden ist. Das ist bei allen die Mandantennummer. Die Mail Adresse kommt an dieser Stelle nicht zum Tragen, weil die mehrfach vorhanden sein kann. Ein Person kann der Ansprechpartner für mehrere Firmen sein oder ist mit Firma und privaten Steuern im System, so dass die Zuordnung schwierig wird.

Die Mandantennummer wird in den Betreff gesetzt und entsprechend gekennzeichnet. Z.B.: Betreff: Löhne April #99999# 

Dadurch wird die Mail automatisch der Akte des Mandanten 99999 zugeordnet und kann inkl. Anhänge über die Volltextsuche gefunden werden.

Im DMS neu ist das, laut einem Telefonat mit der Fachabteilung, nicht mehr vorgesehen, was einen erheblichen Ablageaufwand erzeugt und mindestens einen Schritt zurück bedeutet, was Digitalisierung und Automation angeht. Die Planung war zum Zeitpunkt des Telefonates die, dass über die Office Schnittstelle im Outlook die Ablage erfolgen soll. Das hat einige Nachteile:

1. Ist es immer notwendig, die Mails zu öffnen. Das wird schwierig, wenn der Mitarbeiter ungeplant nicht im Büro ist oder Teilzeit arbeitet.
2. Es kostet Zeit, die Mail zu lesen und dem richtigen Mandanten zuzuordnen.

Die Vorteile sind:

1. Die Mails stehen spätestens 15 Minuten nach Zugang in der entsprechenden Akte allen Berechtigten zur Verfügung.
2. Die Erfahrung zeigt, dass auf diese Weise ca. 80+ Prozent der Mails richtig abgelegt werden.

Ich bin der Meinung, dass wir unser Fachpersonal nicht mit der stupiden Ablage von Mails beschäftigen und auf diese Funktionalität auch zukünftig nicht verzichten sollten. Ich habe in den letzten Wochen eine Statistik auf dem Exchange Server laufen lassen. Die Kanzlei mit 10 Arbeitsplätzen hat im Schnitt täglich rund 350 bis 400 Mails, von denen rund 80 bis 90 Prozent automatisch im DMS abgelegt werden. 

Das heißt, dass die verbleibenden Mails einen manuellen Eingriff erfordern, was pro Mail ca. 30 bis 60 Sekunden dauert. Zur Zeit heißt das, dass selbst bei automatischer Zuordnung noch ein manueller Aufwand von  rund einer Stunde pro Tag anfällt.

Wenn dieser Aufwand komplett manuell erledigt werden muss, ergibt das bei 400 Mails runde 5 Stunden, die eine Arbeitskraft täglich benötigt, um Mails den entsprechenden Mandanten zuzuordnen. Dafür fehlt in den meisten Kanzleien sicher das Personal und der technische Aufwand ist überschaubar.

Dann sollte noch erwähnt werden, dass die Anzahl der Mails stetig zunimmt und wir am Ende des Jahres wahrscheinlich 450 bis 500 Mails pro Tag haben.

Viele Grüße aus Mainz

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Guten Tag!

Ich komme beim Aufräumen wieder an diesem Thema vorbei.

Zum Thema E-Mail-Archivierung wurde schon vieles gesagt. Tatsächlich kann ich alles verstehen und nachvollziehen, was Sie geschrieben haben.

Wir haben allerdings mehrere Kundeneinbezüge zum Thema E-Mail-Ablage durchgeführt und dabei kam raus, dass dieses unqualifizierte Ablegen nur zum Mandanten, die meisten auch nicht glücklich macht, sondern dass dann im Nachgang noch eine Nachverschlagwortung in DMS stattfindet. Und ganz ehrlich? Dann bringt die schnelle Erstablage nur recht wenig.

Da wir Ihre Einschätzung teilen, dass es erst mal noch mehr E-Mails werden bevor es irgendwann weniger werden, bleiben wir offen für Optimierungsvorschläge. Aktuell haben wir ja  DATEV DMS: E-Mail-Entwürfe ablegen und weiterbearbeiten auf den Weg gebracht. Das betrifft die andere Seite der Medaille: den arbeitsteiligen Versand von E-Mails.

Beste Grüße - Nicola Teich