Rechnungseingang über Email-Konto

scoutladen · ‎06.05.2019

Als Unternehmer erhalten wir viele Rechnungen bereits als PDF in einer Email. Bisher holen wir die PDF-Datei aus der Email, speichern diese lokal und laden diese dann mit dem Belegtransfer nach DUO.

Es gibt bereits Lösungen am Markt, welche PDF-Anhänge aus Email-Konto herausziehen können.

Wir wünschen uns dies auch für DUO.

Am besten in der Form, dass wir ein oder mehrere Emailkonten hinterlegen können, welche auf den Rechnungseingang zu prüfen sind und DUO automatisch die Belege hochlädt.

Wir sparen uns dadurch Arbeitsschritte, bzw. Schnittstellen. Und die Belege wären zuverlässig in DUO.

Feedback von DATEV am 19.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail entwickelt sich kontinuierlich weiter. 😊 Ab sofort können Sie auch Dokumente im TIFF-Format übertragen.

Feedback von DATEV am 06.02.2020

Hallo Community,

der DATEV Upload Mail ist noch jung. Wir sind daher interessiert, welche Erfahrungen und Eindrücke Sie bisher mit der Anwendung gemacht haben und wo es aus Ihrer Sicht gegebenenfalls noch Weiterentwicklungspotential gibt. Nehmen Sie hierzu sehr gern an unserer kurzen Umfrage teil.
Die Ergebnisse dienen uns als Anhaltspunkte zur Weiterentwicklung des Features.
Kleine Teaser: Uns interessiert besonders, wie Sie dazu stehen, mehrere Anhänge mit einer E-Mail hochzuladen.😃

Die Beantwortung der Fragen dauert ca. 5 Minuten.

Hier gelangen Sie zur Umfrage: Umfrage DATEV Upload Mail

Vielen Dank für Ihre Teilnahme!

Feedback von DATEV am 17.12.2019

Hallo Community,

die letzten Wochen haben wir genutzt, um das System während der Pilotphase kontinuierlich weiter zu stabilisieren und Feedback zur Anwenderzufriedenheit einzuholen. Es freut uns, dass die Lösung größtenteils als sehr positiv bewertet worden ist und hohen Zuspruch unter den Pilotanwendern findet. 😊

Die Freigabe des DATEV Upload Mail erfolgt voraussichtlich Mitte Januar 2020.

Bis dahin werden wir den DATEV Upload Mail weiterentwickeln und zum Beispiel noch einen häufig genannten Anwenderwunsch umsetzen: Bestätigungsmails für das erfolgreiche Hochladen eines Beleges konfigurierbar machen.

Natürlich werden wir auch nach Freigabe an der Weiterentwicklung des Systems arbeiten.

Feedback von DATEV am 17.09.2019

Hallo Community,

es gibt Neuigkeiten zu Ihrer Idee 🙂 :

Die Pilotierung von DATEV Upload Mail startet voraussichtlich im Oktober. Mit DATEV Upload Mail können Sie per E-Mail eingegangene Rchnungen an DATEV Unternehmen online weiterleiten.

Hier ein kurzer Überblick über die Funktionen:

Hinterlegen mehrerer Absenderadressen
Rechnungen für alle Belegtypen nach DATEV Unternehmen online senden
Übertragung der Rechnung im Anhang
Zulässiges Dateiformat: PDF

Wenn Sie an der Pilotierung von DATEV Upload Mail teilnehmen möchten, schauen Sie gerne hier vorbei:

www.datev.de/cloud-anwendungen-testen --> DATEV Upload Mail.

Feedback von DATEV am 11.06.2019

Das Thema „Belegzugang per Mail“ nach Unternehmen online befindet sich aktuell in der Umsetzung. Mit der neuen Funktion sollen Belege, die Sie im Unternehmen per E-Mail erhalten, einfach und komfortabel an Unternehmen online weitergeleitet werden können.

Im ersten Schritt starten wir mit Belegen vom Typ Rechnungseingang im PDF-Format. Dies war bei Kundeneinbezugsmaßnahmen und hier in der Community das am häufigsten genannte Szenario.

Eine erste Version wird voraussichtlich im Herbst 2019 pilotiert.

Viele Grüße aus Nürnberg

Rainer Reiter

Leiter Entwicklung Unternehmen online

https://www.jurtenland.de - Scoutladen GmbH & Co. KG - Versandhandel mit JTL - Jerasoft - Datev Unternehmen - Online

w_paul · ‎06.05.2019

Sie wissen wohl noch nicht, dass diese Funktion dieses Jahr kommt.

Mehrjahres_Roadmap

Kollaboration

"DATEV Unternehmen online wird weiterentwickelt. Neben der Erfassung des Leistungsdatums in Belege online und die Weitergabe nach Kanzlei-Rechnungswesen werden die Belegzugangswege um den Belegzugang per Mail und Upload mobil für Android erweitert und der Funktionsumfang von Upload mobil für iOs verbessert. "

mahoniww · ‎13.05.2019

Als Steuerberater und Unternehmer möchte ich eine Email-Adresse, um damit Belege direkt in einen vorgelagerten "Posteingang" in DUO einstellen zu können.

jptimmer · ‎14.05.2019

Ich nutze eine solche Funktion über einen Drittanbieter und wünsche mir das von Datev direkt. Allerdings würde ich gerne getrennte Mails für REB und RAB nutzen. Dann kann ich bekannte Mails (z.B. invoice@...) gleich über das Mailprogramm als Kopie weiterleiten.

march · ‎14.05.2019

ist bereits in der DATEV-Pipeline

Re: Belegzugang per Mail Frau Herold schreibt dort ja:

Hallo Community,
nach aktuellem Stand ist eine erste Version des Belegzugangs per Mail für voraussichtlich Ende Q3 geplant.
Derzeit befinden wir uns in der Konzeptionsphase und können zu den konkreten Funktionalitäten aktuell noch keine Aussage treffen.

Stefanie_Herold · ‎14.05.2019

Die Idee gibt es bereits:

reihofer_markus · ‎16.05.2019

Hallo,

schauen sie sich doch mal getmyinvoices.de an. Die Anwendung bietet genau das was sie suchen.

Sie können in der Anwendung Getmyinvoices eine bestehende Email Adresse hinterlegen. Getmyinvoices scannt dann im Hintergrund diese Email Adresse nach Rechnungseingängen. Das funktioniert wirklich großartig. Es bietet sich jedoch an, eine eigene Rechnungseingangs-Email anzulegen wie einkauf@firma.de damit nicht der ganze Mailverkehr über Getmyinvoices läuft.

Sie erhalten auch eine Getmyinvoices Email Adresse die dann lautet ihrname@getmyinvoices.de. Sie können eingehende Rechnungen dann an diese Email Adresse weiterleiten.

Das beste ist, dass sie in Getmyinvoices ihre Zugangsdaten z.B. von Amazon, Telekom, Bahn etc. hinterlegen können. Getmyinvoices holt sich die Rechnungen dann selbständig von den Portalen ab und stellt sie zur Übermittlung zu DUO bereit.

Die Anwendung hat eine Schnittstelle zu DUO mittels DATEVconnect Online. Sie können dann wie sie möchten die Belege nach DUO übergeben. Dies müssen sie jedoch selbst anstoßen, da eine automatische Übermittlung an DUO nicht möglich ist. Dies liegt daran, dass der SmartLogin nach einer bestimmten Zeitspanne abläuft und sich quasi selbst ausloggt. Dies liegt vermutlich an den Sicherheitsstandards von DATEV.

Falls die Frage aufkommt: Nein, ich arbeite nicht bei Getmyinvoices. 😉 Ich, als Steuerberater, nutze die Anwendung selbst und empfehle diese meinen Mandanten. Ich bin wirklich begeistert - haben sie bestimmt gemerkt. 😉

Viele Grüße

Markus Reihofer

scoutladen · ‎16.05.2019

Hallo Markus,

danke für den Tipp. Ich hatte Getmyinvoices bereits in einer Testinstalltion hier am laufen. Und das tut auch wunderbar, was es soll, wenn man es als eigenständiges Archivierungprogramm betrachtet.

In Verbindung mit DUO waren wir aber nicht so zufrieden. Zum einen lag das sicherlich an den doppelten Kosten für die doppelte Archivierung, aber auch fand ich den Weg über Getmyinvoices nach DUO nicht ganz ruckelfrei (es sind doch zwei Welten, die ich dann bedienen muss). Auch schickt Getmyinvoces nur Belegbilder an DUO, vorhandene Rechnungsinformationen (z.B. PDF mit ZugFerd) gehen auf dem Umweg verloren.

Deswegen hätten wir das gerne aus einem Guss von der Datev.

Schöne Grüße

Ralph

runtemund · ‎16.05.2019

Moin,

für Steuerberater ist getmyinvoices kostenlos, Sie müssen denen nach Eröffnung des accounts halt mitteilen, dass Sie einer sind.

MfG

Dr. Volker Runtemund

scoutladen · ‎16.05.2019

Guter Tipp... nur bin ich kein Steuerberater... 🙂

reihofer_markus · ‎16.05.2019

Hallo Ralph,

gerne! Ich würde das Thema Datensicherung und Archivierung eher bei der DATEV sehen. Das Thema Datensicherheit und revisionssichere Archivierung ist bei der DATEV bestens aufgehoben.

Das Getmyinvoices sehe ich eher als Anwendung zur komfortablen Datenübermittlung. Auf die Archivierung kommt es mir hier gar nicht an. Von mir aus kann Getmyinvoices die Belege nach dem Transfer auch löschen, da die Belege ja ohnehin in DUO liegen.

Die Kosten von Getmyinvoices sind überschaubar finde ich, wenn man bedenkt, wie viel Zeit dieses System letzten Endes spart.

Ich übergebe die Belege von Getmyinvoices ohne Rechnungsinformationen an DUO weiter, da ansonsten nur Belege übergeben werden, deren Rechnungsinformationen vollständig sind. Dies hättezur Folge, dass man einen Teil der Belege in Getmyinvoices bearbeiten müsste und einen Teil dann in DUO. Das Bearbeiten in zwei Anwendungen wäre mir dann doch zu aufwendig.

Ja, am besten wäre es wenn Getmyinvoices in DUO enthalten wäre... Das wäre der Idealfall!

Viele Grüße

Markus Reihofer

mosachse · ‎16.05.2019

Wir können die sehr guten Erfahrung mit getmyinvoices nur bestätigen.
Für uns eine der mit Abstand besten Anwendungen der letzten Jahre. Wir setzten es seit ca. 2 Jahren ein und empfehlen es aktiv den Mandanten. Die Zeitersparnis ist teilweise enorm! Viele Mandanten sind begeistert. Eine konsequente Einrichtung ist allerdings erforderlich. Jegliche Online-Portale sollten eingebunden werden. Wir sprechen dann von einem "Einbinden" des Lieferanten. Die Belege werden verlässlich und völlig automatisiert heruntergeladen in das GMI-Portal und können - ebenfalls automatisch - an weitere Dienste übertragen werden.

An DATEV Unternehmen Online ist es jedoch leider nicht möglich die heruntergeladenen Belege automatisch übertragen zu lassen. Die Authentifizierung via SmartLogin steht im Weg...

Im Endeffekt spart GMI einen Teil der vorbereitenden Buchführung und spart somit Zeit oder Kosten.

marcohüwe · ‎23.05.2019

Unter Verweis auf diesen Beitrag Notiz auf E-Mail Rechnung noch ein Wunsch/Vorschlag:

Damit hier Notizen ankommen könnten diese doch manuell im Betreff ergänzt werden (ähnlich der E-Mail-Archivierung durch "Einbettung" in definierte Sonderzeichen).

Beispiel:

ER per E-Mail mit Betreff = Ihre Telekomrechnung 1234 vom 23.05.2019
Weiterleitung mit Betreff = Ihre Telekomrechnung 1234 vom 23.05.2019 #neuer Vertrag, bitte 30% als Privatanteil buchen#
UO zeigt als Notiz: neuer Vertrag, bitte 30% als Privatanteil buchen

jweibler · ‎27.05.2019

reihofer.markus

Getmyinvoices haben wir getestet und für nicht ausreichend bewertet. Deswegen finde ich ihre Einschätzung echt spannend.

Neben den fachlichen Mängeln (Beträge falsch gerundet, Erkennung von 1900% MwSt, nicht durchgeführte Speicherung von Eingaben etc., Rechnungen im Zugferd-Format völlig falsch eingelesen) ist die Technik einfach lahm. Ich warte doch nicht ein paar Sekunden bis ich ein einziges Feld übertragen kann... Mehr Details gerne per PM.

reihofer_markus · ‎27.05.2019

Hallo Herr Weibler,

wir nutzen die OCR Texterkennung von GetMyInvoiceses nicht, da dann nur Belege mit vollständigen Rechnungsinformationen nach DUO übergeben werden. Dies hätte zur Folge, dass dann einige Belege in GetMyInvoiceses und einige in DUO zu bearbeiten wären.

Wir nutzen GetMyInvoiceses nur um die Belege nach DUO zu übergeben. Diesen Zweck erfüllt GetMyInvoiceses hervorragend.

Viele Grüße Markus Reihofer

mosachse · ‎27.05.2019

Nutzung wie bei Herrn Reihofer und insgesamt sehr angetan wie beschrieben

Rainer_Reiter · ‎11.06.2019

Das Thema „Belegzugang per Mail“ nach Unternehmen online befindet sich aktuell in der Umsetzung. Mit der neuen Funktion sollen Belege, die Sie im Unternehmen per E-Mail erhalten, einfach und komfortabel an Unternehmen online weitergeleitet werden können.

Im ersten Schritt starten wir mit Belegen vom Typ Rechnungseingang im PDF-Format. Dies war bei Kundeneinbezugsmaßnahmen und hier in der Community das am häufigsten genannte Szenario.

Eine erste Version wird voraussichtlich im Herbst 2019 pilotiert.

Viele Grüße aus Nürnberg

Rainer Reiter

Leiter Entwicklung Unternehmen online

mosachse · ‎12.06.2019

Danke, Herr Reiter, dass Sie hier so transparent kommunizieren.

Können Sie eine Aussage darüber treffen, inwiefern der Upload per E-Mail an eine Authentifizierung via SmartLogin resp. SmartCard gebunden ist?

Kann man tatsächlich Belege einfach per E-Mail-Anhang an eine vordefinierte E-Mail-Adresse senden und die Belege landen daraufhin völlig automatisch im DATEV Portal? Das wäre sehr gut.

Oder werden die Belege aus den E-Mails zunächst in einer Vorstufe "gesammelt", um sie dann in einem nachgelagerten gesonderten Schritt mittels eines Authentifizierungsverfahrens in Belege Online hochzuladen. Letzteres wäre nicht optimal.

Stefanie_Herold · ‎14.06.2019

Hi,

die Einrichtung und Verifizierung der Absenderadresse wird an die Authentifizierung via SmartLogin/SmartCard gebunden sein.

Im täglichen Doing können die E-Mails dann einfach an Unternehmen online weitergeleitet werden

VG

Stefanie Herold

Gelöschter Nutzer · ‎14.06.2019

stefanieherold

Also klassische Handarbeit?

Wird die PDF dann automatisch von der Mail getrennt oder muss ich in DUO nacharbeiten?

Stefanie_Herold · ‎14.06.2019

Sie können dann einfach die komplette Rechnungseingangsmail weiterleiten. Der PDF-Anhang wird bei uns im Rechenzentrum automatisch herausgelöst.

Mit ein paar Regeln im E-Mail-System lässt sich das rein technisch gesehen natürlich weitestgehend automatisieren. Prozessual muss dazwischen natürlich irgendwann die Rechnungsprüfung stattfinden, weshalb ich persönlich eher einen QuickStep nutzen würde.

VG

Stefanie Herold

Hinweis:

Rechnungseingang über Email-Konto