Hallo,
der Fred ist wohl zwischenzeitlich ein wenig eingeschlafen und ich möchte ihn gerne kurz reanimieren, da wir derzeit generell für ESt die elektronische Bekanntgabe schlüsseln.
Das Portal "Kommunikation Finanzverwaltung" sieht sehr gut aus und die Bescheide sind gestochen scharf in pdf mit annähernd keinem Speichervolumen. So weit alles in Ordnung.
Die Bescheide generell nach Meine Steuern hochzuladen, halte ich für den sinnvollsten Weg, ein rundes Steuerbild zu erhalten. Wir legen die Bescheide zwar auch in der Dok-Ablage, aber für den Mandanten ergibt sich dadurch ein echter Mehrwert, wenn es dann noch die Möglichkeit gäbe, einen gesonderten Ordner für "Sonstige Dokumente" anzulegen oder dieser seitens der DATEV einprogrammiert würde.
Mir missfällt allerdings, dass nur ESt-Bescheide elektronisch bekanntgegeben werden; GewSt-Messbescheide werden dann weiter in Papier zugesandt. Die USt-Abrechnung, - Bescheid oder - Mitteilung kommt auch in Papier.
Irgendwie fühlt man sich als hätte man das Rad erfunden, weiß aber nicht, für was es gut sein soll.
KSt- und die zugehörigen GewSt-Messbescheid-Daten werden nicht einmal rückübertragen.
Ein Stückwerk ohne Gleichen . . . Gut, ist eben mal so, aber ich würde dennoch ein wenig Ordnung in die Sache und folgenden Arbeitslauf geplant:
1. Für alle Mandanten besitzen wir die Empfangsvollmacht. Alle Bescheid gehen damit über unsere Kanzlei.
2. Der Mandant stimmt der elektronischen Bekanntgabe zu. Obwohl ich der Meinung bin, das ist obsolet, wenn ich Empfangsbevollmächtigter bin. Insofern liegt die Entscheidung bei mir.
3. Der ESt-Bescheid geht in den Dokumentenkorb und wird abgelegt; über Fristen/Bescheide wird der Posteingang erfasst und der Bescheidabgleich durchgeführt.
4. Die anderen Bescheide kommen per Post und wenn Daten rückübertragen werden, siehe 3. KSt- oder GuE werden eben via Steuerprogramm geprüft.
5. Die Bescheide werden eingescannt und ebenfalls der Ablage zugeführt.
6. Sind die Bescheide vollständig eingegangen, geprüft und abgelegt erhält der Mandant eine E-Mail mit den Bescheiden in der verschlüsselten Anlage und/oder werden die Bescheide in Meine Steuern, dem o.g. gewünschten Ordner zugeführt.
7. Die Originalsteuer-, Feststellungs- und Messbescheide werden anschließend vernichtet. Es existieren Pdf-Varianten in Meine Steuern sowie in der Dokumentenablage.
Bisher erhalten unsere Mandanten zunächst eine E-Mail mit den Bescheiden in der Anlage und in der E-Mail Bemerkungen zur Prüfung des Bescheides mit Prüfungsvermerken auf dem Bescheid. Von letzterem wollten wir sowieso weg, um die Bescheide "unberührt" zu lassen und diesen "Prüfungsvermerk" in der Begleit-E-Mail ausführen.
Im Prinzip möchten wir sozusagen dem Mandanten die Bescheide nur noch elektronisch zukommen lassen und die Bescheide in Papier vernichten.
In den letzten zehn Jahren kann ich mich nicht an einen Fall erinnern, in welchem ein Original-Papier-Steuerbescheid von irgendjemandem verlangt wurde.
Würde diesem ersten Umstellungsversuch, gerade in Bezug auf die Entsorgung der Papier-Bescheide, etwas entgegenstehen?
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