Fakturierung und Rechnungsausgang

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GuMo zusammen, 

wir möchten unsere Rechnungsausgangsprozess anpassen bzw. optimieren.

Dafür wurden folgende Anforderungen definiert:

1. Nach der Fakturierung sollen Ausgangsrechnungen teilweise per Mail (unverschlüsselt) teilweise per Post versendet werden.

2. Druck und Postversand soll nicht in der Kanzlei stattfinden.

3. Digitale Belege und Buchungssatz soll in Kanzleibuchhaltung (KanzleiRewe) übergeben werden. 

4. Die SEPA Lastschriften sollen in KanzleiRewe oder DUO in Sammlern (die bei der Verbuchung der Bank wieder aufgelöst werden) durchgeführt werden

Ziel-Zeit je Woche 30 min. max.

Hat von euch jemand Erfahrung und könnte hilfreiche Tipps geben, wie wir das sinnvoll mit EO Comfort (und ggf. zusätzlichen DATEV Lösungen) umsetzen können. 

Danke und Gruß, MD

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@MD_taxmax  schrieb:

1. Nach der Fakturierung sollen Ausgangsrechnungen teilweise per Mail (unverschlüsselt) teilweise per Post versendet werden.

Warum sollen E-Mails erst "nach" Faktura verschickt werden? Warum nicht "mit" Faktura = ZUGFeRD und/oder E-Rechnung? Das lässt sich in EOcomfort entsprechend über die Aufträge steuern. Was nicht funktioniert: E-Mail und Post.

2. Druck und Postversand soll nicht in der Kanzlei stattfinden.

Sondern?

3. Digitale Belege und Buchungssatz soll in Kanzleibuchhaltung (KanzleiRewe) übergeben werden. 

Schnittstelle FiBu/OPOS muss entsprechend korrekt konfiguriert sein über die Unternehmensstrukturen. Kein Problem - praktizieren wir so seit Einführung EOcomfort. Danach werden über die Schnittstelle die entsprechenden Stapel direkt nach ReWe übergeben.

4. Die SEPA Lastschriften sollen in KanzleiRewe oder DUO in Sammlern (die bei der Verbuchung der Bank wieder aufgelöst werden) durchgeführt werden.

Zwei Wege: entweder direkt über die Schnittstelle Zahlungsverkehr oder alternativ direkt aus Rechnungswesen (diesen Weg gehen wir). 

Ziel-Zeit je Woche 30 min. max.

Kommt auf die "Menge" an - und vor allem, wie gut Stammdaten und Aufträge gepflegt und konfiguriert sind. Unsere monatliche Faktura mit wiederkehrenden Aufträgen (ca. 500) dauert bei mir allein deswegen mehr als 30 Minuten, weil die Datensätze nicht schneller verarbeitet werden in der Drucksteuerung.

Ich könnte da noch eine ganze Menge zu ausführen - aber dafür sind die Fragen (noch) etwas zu unpräzise. Andernfalls würde es eher ein Roman werden :-).

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@MD_taxmax  schrieb:

1. Nach der Fakturierung sollen Ausgangsrechnungen teilweise per Mail (unverschlüsselt) teilweise per Post versendet werden.

Warum sollen E-Mails erst "nach" Faktura verschickt werden? Warum nicht "mit" Faktura = ZUGFeRD und/oder E-Rechnung? Das lässt sich in EOcomfort entsprechend über die Aufträge steuern. Was nicht funktioniert: E-Mail und Post.

Ich meinte "mit". 

Ich meinte entweder oder (Post oder Mail)

2. Druck und Postversand soll nicht in der Kanzlei stattfinden.

Sondern?

DATEV? 🙂

3. Digitale Belege und Buchungssatz soll in Kanzleibuchhaltung (KanzleiRewe) übergeben werden. 

Schnittstelle FiBu/OPOS muss entsprechend korrekt konfiguriert sein über die Unternehmensstrukturen. Kein Problem - praktizieren wir so seit Einführung EOcomfort. Danach werden über die Schnittstelle die entsprechenden Stapel direkt nach ReWe übergeben.

Inkl. Belegbild?

4. Die SEPA Lastschriften sollen in KanzleiRewe oder DUO in Sammlern (die bei der Verbuchung der Bank wieder aufgelöst werden) durchgeführt werden.

Zwei Wege: entweder direkt über die Schnittstelle Zahlungsverkehr oder alternativ direkt aus Rechnungswesen (diesen Weg gehen wir). 

Was ist der Unterschied?

Ziel-Zeit je Woche 30 min. max.

Kommt auf die "Menge" an - und vor allem, wie gut Stammdaten und Aufträge gepflegt und konfiguriert sind. Unsere monatliche Faktura mit wiederkehrenden Aufträgen (ca. 500) dauert bei mir allein deswegen mehr als 30 Minuten, weil die Datensätze nicht schneller verarbeitet werden in der Drucksteuerung.

Ich könnte da noch eine ganze Menge zu ausführen - aber dafür sind die Fragen (noch) etwas zu unpräzise. Andernfalls würde es eher ein Roman werden :-).

Habt ihr da irgendwo Smart Transfer im Einsatz?

Danke für deine schnelle Antwort!

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(inzwischen teilweise obsolet) 😉

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Ist leider etwas unübersichtlich. Aber ich habe auch regelmäßig Schwierigkeiten mit der Zitatfunktion. Ist nicht so super geil bedienbar.

Sei es drum:

1.) Dann würde ich mich mit dem Thema ZUGFeRD auseinandersetzen. Umsetzung in DATEV prinzipiell easy. Organisatorisch haben wir vorweg genommen, von unseren Mandanten eine Unterschrift einzuholen für "Verzicht auf Schriftform- und Unterschriftserfordernis". 

2.) Lohnt sich der Druck über DATEV? Bei uns sind es echt nur noch sehr wenige Rechnungen, die postalisch versendet werden. Die meisten Mandanten haben sich schon vor Jahren über digitale Rechnungen gefreut.

3.) Ja, inkl. Belegbild, welches dann in DMS oder DokAb liegt - lässt sich alles einstellen unter Organisation -> Kanzleistruktur -> Unternehmensstrukturen -> Niederlassung und den entsprechenden Registern dort

4.) Wir wollten automatische Ausgleichsbuchungen erzeugen. Dafür gibt es in ReWe eine sehr bequeme Funktion. Soll zwar auch über die Schnittstelle ZV möglich sein - aber da war ich bei der Einrichtung buchhalterisch zu minder begabt. Seit dem gilt "never change a running system". Ich benutze die Schnittstelle Zahlungsverkehr nur noch, um abzugleichen, ob in ReWe alle Lastschriften erfasst sind, oder ob ggf. irgendwo Abweichungen bestehen (bspw. weil Guthaben bei den Debitoren oder Debitorendaten nicht gepflegt oder ...)

Kein SmartTransfer im Einsatz.

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3.) Ja, inkl. Belegbild, welches dann in DMS oder DokAb liegt - lässt sich alles einstellen unter Organisation -> Kanzleistruktur -> Unternehmensstrukturen -> Niederlassung und den entsprechenden Registern dort

Wir hätten das Belegbild gerne an der Buchung in Kanzleirewe, geht das nicht?

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Das Belegbild ist dann direkt an der Buchung - der "Ablageort" ist dann aber nicht Belege online, sondern das kanzleieigene DMS.

Was für Ausgangsrechnungen aus der Kanzlei ja aber vollkommen in Ordnung ist.

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@nadimb 

2.) Lohnt sich der Druck über DATEV? Bei uns sind es echt nur noch sehr wenige Rechnungen, die postalisch versendet werden. Die meisten Mandanten haben sich schon vor Jahren über digitale Rechnungen gefreut.

Ob sich das lohnt, weis ich noch nicht. Aber, die DATEV macht das alles automatisiert. In der Kanzlei läuft das aktuell so: 

Rechnungsdruck, Rechnung falten, Rechnung kuvertieren, Kuvert frankieren, Post ...

Mir erscheint das einfach sinnvoll, dass out zu sourcen ... 

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Vllt. könnte hier jemand von der @DATEV etwas zu diesem Prozess sagen, also zu der Möglichkeit den Rechnungsdruck über das Angebot der DATEV abwickeln zu lassen.

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Um wie viele Rechnungen geht es denn? Und wie sieht euer Faktura-Prozess aus?

Wir differenzieren nach

a) (mtl.) wiederkehrende Rechnungen (Vorschüsse / Akontos)

b) Einzelrechnungen "ZUGFeRD"

c) Einzelrechnungen "Papier"

Alles was unter a) und b) fällt ist bei uns zentralisiert auf eine Person. Alles was unter c) fällt (bspw. Rechnungen für ESt, JA, ...) wird durch den jeweiligen Sachbearbeiter fakturiert und den Ergebnissen beigelegt, die der Mandant erhält.

a) und b) ist u.a. mein Aufgabengebiet. Wir versenden momentan 75% (relativ aktuelles Digi-Cockpit) aller Rechnungen per ZUGFeRD - das Projekt ZUGFeRD haben wir 2019 angefangen. Die verbleibenden 25% sind auch nur noch "Auslaufmodelle".

Alles was unter c) fällt druckt der Sachbearbeiter und packt es in den Stapel mit Anschreiben, Abschluss/Erklärung usw. 

Der Aufwand "Postausgang durch Rechnungsschreibung" ist hier verschwindend gering.

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Guten Morgen @MD_taxmax 

vielen Dank für Ihre Anfrage.

Gerne darf ich Ihnen mitteilen, dass wir mit DATEV SmartTransfer all Ihre Anforderungen erfüllen. Durch die Möglichkeit von Automatisierungsmechanismen in DATEV SmartTransfer kann Ihre Ziel-Zeit jederzeit erfüllt bzw. sogar unterschritten werden.

Gerne würde ich Ihnen anbieten, dass wir Sie zu Ihren Anforderungen beraten und kurze Einblicke in DATEV SmartTransfer geben wollen würden. Melden Sie sich gerne dazu unter smarttransfer-vertrieb@datev.de

Ich würde mich freuen, Sie als Kunde bei DATEV SmartTransfer begrüßen zu dürfen.

Bei Rückfragen stehe ich sehr gerne zur Verfügung.

Viele Grüße

Fabian Wallrapp