Freigabe Digitale Rechnungen in DATEV Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle

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Hallo zusammen,

ein Kunde möchte gerne wissen, ob es möglich ist die digitalen Rechnungen vor Versand freigeben zu lassen.

Er verwendet DATEV Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle und möchte von dort direkt digitale Rechnungen verschicken.

Ist das iwie möglich?

Mfg

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Kategorie ergänzt von @Leonard_Patzel 

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Hallo, 

Sie können entweder das Dokumentenmanagement nutzen, indem z. B. das Rechnungsdispoblatt mit den Rechnungswerten übergeben wird und dort mit verschiedenen Stati/Erledigern/usw. gearbeitet wird.

Druckeinstellungen für das Rechnungsdispoblatt festlegen - 1005940

Oder in DATEV Rechnungsschreibung oder DATEV Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle:

1. Der Mitarbeiter, der die Rechnungen kalkuliert, setzt den Status der Rechnungen auf Druckreif und einen Freigabestatus (z.B. "K" für "Kontrolle") in den Grundwerten der Rechnungen bzw. in den Rechnungsübersichten innerhalb des Registers "Vorschau".

2. Der Berufsträger kontrolliert die Rechnungen elektronisch, indem er über den Filter alle Druckreifen Rechnungen mit dem Freigabestatus "K" selektiert. Die Kontrolle kann über die Register "Rechnungsinfo" (Prüfung des Deckungsbeitrags) und "Vorschau" (Prüfung der Gebühren) erfolgen oder direkt in der geöffneten Rechnung (siehe z. B. im Dokument 1018466 Nr. 5.5.

3. Wenn die Rechnung den Erwartungen entspricht setzt der Berufsträger einen entsprechenden Freigabestatus (z.B. "F" für "Freigegeben").

4. Der Mitarbeiter, der die Rechnung verarbeitet, selektiert alle druckreifen Rechnungen mit dem Freigabestatus "F" und erhält eine Liste der Rechnungen, die kontrolliert wurden und verarbeitet und gesendet werden können.

5. Der Mitarbeiter verarbeitet und sendet die Rechnungen.

6. Der Freigabestatus bleibt bei der Abgerechneten Rechnung erhalten und kann jederzeit eingesehen werden (in der Rechnung und in den Auswertungen im Auskunftssystem).

Weitere Informationen:

Rechnung(sentwurf) prüfen/zur Prüfung vorlegen: 9271903

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

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Guten Tag Frau Schulz,

wir nutzen EO comfort, könnte man damit auch einen Rechnungsfreigabeprozess gestalten?

Das Rechnungsdispoblatt würde nicht ganz ausreichen, weil die Partner das letztendliche Rechnungslayout sehen wollen.

Derzeit läuft unser Prozess so ab:

- Rechnungserstellung durch Finance Mitarbeiter

- Abstimmung mit PDF oder ausgedruckten Rechnungsentwürfen, je nach Partner individuell

- Abschließen der Rechnung durch Finance Mitarbeiter

- Automatisch Ablage der Rechnung in Dokablage

- Automatische Übertragung der Rechnung in unser externes DMS

- Ausdruck der Rechnung

- Partner unterzeichnet handschriftlich

- Rechnung wird nochmal ins DMS gescannt als neue Version mit Unterschrift

- Versand per Post oder als PDF

Für die Partner wäre es wichtig, so einfach wie möglich einen Rechnungsentwurf zu prüfen und freigeben zu können. Da darf nicht zu viel Arbeit anfallen.

Der neue Prozess sollte einen digitalen Versand aus DATEV ermöglichen und wie gehabt eine automatische Ablage.

Vielen Dank!

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Guten Tag,

mit Eigenorganisation comfort können Sie den genannten Prozess abdecken. Was ist mit Eigenorganisation comfort möglich:

- Rechnungsstatus „rechnungsvorgeschlagen“ setzen -> ein Zwischenschritt vor dem Status „rechnungsfreigegeben“
- Partner lässt sich die rechnungsvorgeschlagenen Aufträge anzeigen (z. B. anhand eines Filters)
- Partner prüft die Rechnung über die Funktion „Rechnungsvorschau“ in der Fakturierung und setzt den Status auf „rechnungsfreigegeben“
- Alternativ kann an der Stelle der Sachbearbeiter den Rechnungsvorschlag drucken und Vorschlag parallel in das DATEV DMS (oder alternatives Dokumentenablagesystem) ablegen. Rechnungsvorschlag ist für den Partner ok, Sachbearbeiter setzt auch hier den Auftrag auf „rechnungsfreigegeben“.
- Sachbearbeiter fakturiert den Auftrag. In einem vorher definierten Rechnungsmuster kann hier zudem eine Unterschrift eingebettet werden. Eine händische Unterschrift entfällt
- Rechnung wird entweder gedruckt oder digital versandt

Das ist jetzt sehr einfach dargestellt, was als Beispiel möglich ist. Ich möchte Ihnen deshalb empfehlen, dass sich direkt an uns wenden. Senden Sie uns hierzu einen Servicekontakt über die Service-Anwendungen. Wir besprechen dann gerne den Prozess mit Ihnen im Detail.