Personalakte - Excel- oder Word-Dateien

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Hallo!

Ich hätte eine Frage zur neuen Personalakte:

Wir sind gerade dabei die Personalakte über Unternehmen Online zu nutzen.

Werden dort alle Dateien in PDF´s umgewandelt, wenn sie zugeordnet wurden?

Können dort keine Excel- oder Word-Dateien bearbeitet werden?

Vielen Dank schon mal für die Hilfe!

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@S_Wild schrieb:

Werden dort alle Dateien in PDF´s umgewandelt, wenn sie zugeordnet wurden?

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Meiner Meinung nach gibt es keine automatische Umwandlung.  

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@S_Wild schrieb:

Können dort keine Excel- oder Word-Dateien bearbeitet werden?

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Nein.

Hier müssen die Prozesse und Arbeitsweise angepasst werden. Ich selbst käme auch nie au die Idee in die Personalakte eine Word oder Excel Datei hochzuladen. 

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Das habe ich mir schon fast gedacht.

Wo kann ich dann Notizen zu den Mitarbeitern erfassen?

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@S_Wild schrieb:

Wo kann ich dann Notizen zu den Mitarbeitern erfassen?

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Zu den Mitarbeitern? Dann stellt sich die Frage nach LODAS oder Lohn&Gehalt. Oder meinst Du Notizen zu den Personalunterlagen? Wenn letzteres, bitte dran denken, dass die Notizen beim Übertrag auf einen neuen Berater alle 1:1 sichtbar sind.  

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Wir haben Lohn und Gehalt im Einsatz.

Ich würde gerne Notizen zum Mitarbeiter allgemein erfassen.

z. B. ob er ein kurzfristiger Beschäftigter ist oder was bei dem Mitarbeiter zu beachten ist.

Ist dann wahrscheinlich in der Personalakte schwierig.

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Hinweise im größeren Umfang zum Mitarbeiter werden Sie nur über ein hochgeladenes Dokument hinbekommen. Notizfelder gibt es für jeden hochgeladenen Beleg und beziehen sich daher eher darauf.

Wenn ich Sie richtig verstehe, wollen Sie Bearbeitungshinweise zur jeweiligen Entgeltabrechnung erfassen: Dafür ist eine Personalakte ja nicht gedacht, sondern zur Verwaltung der vorhandenen Dokumente.

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Hallo,

wenn Sie die Personalakte aus Lohn und Gehalt heraus geöffnet haben, können Sie auch für bereits zugeordnete Dokumente wie folgt Notizen erfassen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, für das Sie eine Notiz erfassen möchten.
Hier gehen Sie auf "Im Posteingang bearbeiten" und bestätigen mit OK. Damit befindet sich das Dokument wieder im Posteingang und Sie können eine Notiz hinterlegen. Nach dem Erfassen der Notiz kann das Dokument wieder zugordnet werden.
Diese und weitere Informationen finden Sie auch in unserem Dokument 1027600 - Arbeiten mit DATEV Personalakte.

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Mal eine ernsthafte Nachfrage: Meint die DATEV das ernst? Ich muss das Dokument erst wieder in den Posteingang verschieben um nachträglich dort eine Notiz erfassen zu können?

Weil? Es sonst zu einfach wäre?

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@mhaas schrieb:

Mal eine ernsthafte Nachfrage: Meint die DATEV das ernst?

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Ja. Nennt sich NewWork 🤓. Kennst Du nicht? 😜 

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Hier auch nachzulesen:

https://www.datev-community.de/t5/Personalwirtschaft/Notizfeld-neue-Personalakte/m-p/447611#M109784

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Ich bin sehr froh, dass wir hier mit rexx arbeiten. Das läuft zwar im Augenblick auch noch nicht optimal, aber ich bin da guter Dinge, dass wir das hier im laufe der Zeit noch hinbekommen werden.

Alles was ich bisher so über die "Lösungen" von DATEV lese, lässt mich nur den Kopf schütteln ...

Und ja, ich verstehe schon, dass rexx (oder die anderen Mitbewerber) die Lösung schlechthin darstellt, aber hier passieren schon wieder Entwicklungen die (scheinbar) an den Menschen die damit arbeiten sollen, vorbei entwickelt wurden. Gab es dazu keine Menschen, die das mal vor Einführung getestet haben?

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@Matthias_Platz  schrieb:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, für das Sie eine Notiz erfassen möchten.
Hier gehen Sie auf "Im Posteingang bearbeiten" und bestätigen mit OK. Damit befindet sich das Dokument wieder im Posteingang und Sie können eine Notiz hinterlegen. Nach dem Erfassen der Notiz kann das Dokument wieder zugordnet werden.

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@Matthias_Platz, warum eigentlich dieser Rückschritt im Vergleich zur (alten) Personalakte? Wenn es den Wunsch noch nicht gibt, dass die bisherige Funktionalität wieder hergestellt wird, bitte aufnehmen. Sonst bitte eine Kerbe für mich daneben ritzen.

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@S_Wild  schrieb:

Werden dort alle Dateien in PDF´s umgewandelt, wenn sie zugeordnet wurden?

Nein, die Dateien werden so gespeichert, wie du sie hochlädst.

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@S_Wild  schrieb:

Können dort keine Excel- oder Word-Dateien bearbeitet werden?

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Die alte Personalakte kann Word und Excel anzeigen (wie es bei der neuen ist, weiß ich noch nicht), bearbeiten kannst du sie aber nicht mehr. Dafür müsstest du sie dann erst herunter- und nachher wieder hochladen.