Aufbewahrung E-Rechnung und Vorsteuerabzug

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Hallo zusammen,

in unserer Kanzlei sind noch nicht alle Mandanten auf DATEV Unternehmen online (DUO) umgestellt. Bis zum 01.01.2025 werden wir es auch nicht schaffen, die verbleibenden Mandanten umzustellen.

Ab dem 01.01.2025 sind jedoch alle Mandanten verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und im Sinne der GoBD nach dem Grundsatz der Unveränderbarkeit aufbewahren zu können. Bisher mussten elektronisch empfangene Rechnungen ebenfalls so aufbewahrt werden, allerdings gab es in Bezug auf den Vorsteuerabzug bei anderweitig (nicht im Sinne der GoBD) aufbewahrten Rechnungen kein Problem. Künftig erfüllt jedoch nur eine E-Rechnung die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug.

Soweit ich es richtig verstehe, kann in den Jahren 2025 und 2026 jedoch kein Vorsteuerabzug versagt werden, wenn eine sonstige Rechnung vorgelegt wird. Aufgrund der Übergangsregelungen in § 27 Abs. 38 UStG wird die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung für alle Unternehmen zunächst ausgesetzt. Diese Problematik tritt erstmalig im Jahr 2027 auf, ab dem Zeitpunkt, zu dem diverse Unternehmen erstmals zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet sind.

Meine Frage ist daher: Müssen wir krampfhaft versuchen, bis zum Ablauf des Jahres 2024 so viele Mandanten wie möglich auf DUO umzustellen bzw. eine schnell umsetzbare Zwischenlösung für alle Mandanten finden, die wir bis dahin nicht umgestellt haben? Oder können wir das Ziel, alle Mandanten bis Ende 2026 auf DUO umzustellen, ohne das Risiko des Verlusts des Vorsteuerabzugs für die Mandanten, weiterverfolgen?

Falls nein, wie geht ihr in eurer Kanzlei mit dieser Situation um?

Vielen Dank für eure Antworten!

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Wer soll das technisch alles prüfen @AlexanderJ? Irgendwer muss ja auf die Idee kommen, den Abzug zu versagen und das Ganze einmal beim Mandanten zu kontrollieren. Ja, das ist keine Ausrede und keine Lösung aber "hecktisch übern Ecktisch" muss nun auch nicht sein.  

Und DUO ist für alle Mandanten vielleicht gar nicht das passende Programm. Ein Kunde wollte mich schon vom aktuellen Berater abwerben 😅. 

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Der Betriebsprüfer prüft u.a. auch sowas. Man kann einen gechillten Prüfer bekommen, aber man kann auch einen bekommen, der unbedingt was finden will oder muss. Und wenn der fachlich nichts findet, geht es in die Formalien.

Ich habe mich jetzt noch bei E-Rechnungen mit dem Thema beschäftigt, was das Original ist, was aufgehoben werden muss. Kann wie bei PDF unterschiedlich sein, wie die Belege den Mandanten erreichen, per Mail oder auf anderem Weg. Vorsichtshalber würde ich hier wie bei den PDF-Rechnungen per Mail die Mail archivieren. Später mit den Portalen wird das dann ja eh wegfallen.

Noch kann ja auch keiner einschätzen, mit wie vielen E-Rechnungen in 2025 die Mandanten konfrontiert werden. Bei meinen Mandanten ist da bisher eher die Aussage, ich mach das weiter wie bisher so lange es geht.

Wenn der Mandant 2025 X-Rechnungen bekommt und nur die machen ja eigentlich den Ärger, muss sich ein Mandant ohne DUO oder Rechnungsplattform erst einmal damit auseinandersetzen, wie er die lesbar machen will. Ich freu mich ja schon auf die erste ausgedruckte X-Rechnung in einer Buchhaltung. 

Ich würde da jetzt bei der Umstellung auf DUO nicht hektisch werden. Richtig Sinn macht das doch erst, wenn der Mandant seine Arbeitsabläufe mit den Rechnungen auch digitalisiert und das braucht Zeit. 

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Ist das Problem nicht rein theoretisch?
Im großen B2B machen die E- Rechnungen kein Problem.

Einzelhändler werden Rechnungen traditionell erst dann bezahlen, wenn sie diese postenweise geprüft haben. Folglich wird jeder Lieferant darauf achten, daß seine Kunden nicht verärgert abspringen und ihre Ware woanders kaufen.

Neben der technischen Lösung wird es auch langfristig ein Verfahren geben, wo der Kunde seine lesbaren Rechnungen erhält, und wenn der gut zahlende "König Kunde" diese Belege in Papierform haben möchte, dann ist das so.

Interessantes Thema mit dem Vorsteuerabzug: (Am Beispiel der allgegenwärtigen Telekom- Rechnung)

- E-Rechnungen werden per Email geschickt und für StB auf Papier gedruckt. (Emails sind archiviert)

- E-Rechnungen sammeln sich im Email- Postfach oder in einem Download- Portal beim Lieferanten.

- Müssen die E- Rechnungen mit dem Buchungssatz verknüpft sein, oder reicht das Vorhandensein?

Wie buchen Ist- Versteuerer die E- Eingangsrechnungen? Bislang bei Zahlung ohne Belegverknüpfung.

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@martinkolberg  schrieb:

- Müssen die E- Rechnungen mit dem Buchungssatz verknüpft sein, oder reicht das Vorhandensein?

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Das ist ein Thema der GoBD.

Die GoBD sieht vor, dass elektronisch im Unternehmen eingegangene Unterlagen in dieser Form aufzubewahren sind (Rz. 119 / Rz. 131). Bei ZUGFeRD-Rechnungen sowohl die PDF als auch der XML-Anhang (Rz. 125). Elektronische Dokumente sind zudem mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen (Rz. 122).

Bei elektronischen Belegen kann zur Erfüllung der Belegfunktion die Angabe zur Kontierung durch die Verbindung mit einem Datensatz oder durch eine elektronische Verknüpfung (zur Buchung) erfolgen (Rz. 64). Andernfalls hat der Steuerpflichtige durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen (bzw. in einem Datensatz oder durch Verknüpfung bei elektronischen Belegen) in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind (Rz. 64).

Für mich bedeutet das, dass, wenn die E-Rechnung in DUO hochgeladen wird und nicht mit der Buchung verknüpft ist, ich aufgrund der Suchfunktion eine entsprechende Prüfung in angemessener Zeit zulassen kann.

Für mich weiterhin interessant ist:

Ob ich in den Jahren 2025 und 2026, in denen niemand zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet ist, im Rahmen einer USt-Sonderprüfung ein Problem beim Vorsteuerabzug habe, wenn ich nur den Ausdruck einer ZUGFeRD-Rechnung (nur PDF-Teil) vorlegen kann, weil z. B. der Mandant nicht rechtzeitig auf DUO umgestellt werden konnte, keine alternative Lösung selbst organisiert hat und die ursprüngliche E-Mail mit E-Rechnung verloren gegangen ist.

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Nehmen Sie die Telekom- Rechnung.

Die liegt im online- Portal der Telekom und kann dem Prüfer auf Nachfrage sehr zeitnah geliefert werden.
Beim Bank- Buchungssatz ist alleine durch das Datum und die Kundennummer die eindeutige Zuordnung zum konkreten Beleg gegeben.

Gab es in der Praxis schon Fälle, wo der Prüfer die Vorsteuer der an sich korrekten Telekom aus diesem Grunde verweigerte? Welcher Prüfer wollte mehr als ein Exemplar sehen, um sich zu überzeugen, daß die bei der Zahlung erfaßten Kundennummer auch dem Unternehmen zuzuordnen ist?

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Laut Seminar heute und BMF Entwurf aus 06/2024 keine Probleme mit Vorsteuerabzügen bis Ende 2027, wenn nur das Format falsch ist

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@tu_heggi  schrieb:

Laut Seminar heute und BMF Entwurf aus 06/2024 keine Probleme mit Vorsteuerabzügen bis Ende 2027, wenn nur das Format falsch ist

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Mir geht es nicht um "das Format", sondern mir geht es darum, daß die formell völlig korrekte E- Rechnung in irgend einem Portal des Mandanten schlummert und nicht mit der Buchung verknüpft wird.

Analog der aktuellen Buchhaltung, wo es völlig ausreicht, wenn sich der Buchhalter davon überzeugt, daß es den Beleg gibt. Wie viele Buchhaltungen haben wir, wo mit Papier- Belegen gebucht wird, die weder digitalisiert, noch gestempelt werden? 

Wo ist gesetzlich festgelegt, wie die empfangenen E- Rechnungen zu buchen sind? Bei Ist- Versteuerer doch weiterhin bei Zahlung, oder gibt es da Neuerungen? Natürlich müssen die E- Rechnungen einsehbar und der Zahlung in zumutbarer Weise zuordenbar sein, aber gibt es irgend einen Prozeß, der einzuhalten ist?

Eine Pflicht zur belegverknüpfenden OPOS- Buchung kann ich nicht erkennen.

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Momentan gibt es nur eine Empfangspflicht und keine Verarbeitungspflicht.

Beim Vorsteuerabzug gibt es ja bald die nette Neuerung, dass der Zeitpunkt sich nach dem Status des Rechnungserstellers als Soll- oder Istversteuerer richtet. Dazu müssen zukünftig Istversteuerer dies auf ihren Rechnungen angeben.

Wenn Sie die Eingangsrechnungen bisher beim Ist-Versteuerer erst bei Zahlung buchen, halten Sie sich nicht an die Regeln für den Zeitpunkt des Vorsteuerabzuges, zukünftig liegen Sie nur richtig, wenn der Rechnungsersteller ebenfalls Istversteuerer ist. Dieses oft durchgeführte Buchen bei Zahlung kann einem, gerade um den Jahreswechsel, bei einem schlecht gelauntem Prüfer auf die Füße fallen, da Sie zumindest teilweise die Vorsteuer im falschen Zeitraum geltend machen. 

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Wenn ich die Rechnungen empfange und (richtig) archiviere - kann ich die Belege doch auch zur Bearbeitung / Buchung nutzen. Ich habe gleich den richtigen Prozess und nicht das Chaos von demselben Beleg in mehreren Formaten. Oder sehe ich etwas völlig falsch?

GoBD Probleme BMF Schreiben 28.11.2019

RZ 66

Aus der Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1) muss ersichtlich sein, wie die
elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt
(zur Aufbewahrung siehe unter 9.) werden

RZ 76

Werden neben bildhaften Urschriften auch elektronische Meldungen bzw. Datensätze
ausgestellt (identische Mehrstücke derselben Belegart), ist die Aufbewahrung der
tatsächlich weiterverarbeiteten Formate (buchungsbegründende Belege) ausreichend,
sofern diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. In diesem Fall
erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit dessen
vollständigem Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit dessen vollständigem
Inhalt gespeichert werden. Andernfalls sind beide Formate aufzubewahren. Dies gilt
entsprechend, wenn mehrere elektronische Meldungen bzw. mehrere Datensätze ohne
bildhafte Urschrift ausgestellt werden. Dies gilt auch für elektronische Meldungen
(strukturierte Daten, wie z. B. ein monatlicher Kontoauszug im CSV-Format oder als
XML-File), für die inhaltsgleiche bildhafte Dokumente zusätzlich bereitgestellt
werden. Eine zusätzliche Archivierung der inhaltsgleichen Kontoauszüge in PDF oder
Papier kann bei Erfüllung der Belegfunktion durch die strukturierten
Kontoumsatzdaten entfallen.

RZ 139

m Anschluss an den Erfassungsvorgang (siehe Rz. 130) darf die weitere Bearbeitung
nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren
Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen
usw. vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten
sind. Sofern aus organisatorischen Gründen nach dem Erfassungsvorgang eine weitere
Vorgangsbearbeitung des Papierbeleges erfolgt, muss nach Abschluss der Bearbeitung
der bearbeitete Papierbeleg erneut erfasst und ein Bezug zur ersten elektronischen
Fassung des Dokuments hergestellt werden (gemeinsamer Index).

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Welcher Einzelunternehmer hat eine Verfahrensdokumentation erstellt und hält diese aktuell?
Damit scheiden elektronische Belege und deren Archivierung im Prinzip aus.

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@martinkolberg  schrieb:

Welcher Einzelunternehmer hat eine Verfahrensdokumentation erstellt und hält diese aktuell?

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Ich unterstelle das es deutschlandweit gesellschaftsformunabhängig < 5 % sind.

1 % Großbetriebe 

1 % freiwillig

3 % nach BP