Digitale Belege buchen - Reihenfolge

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Hallo,

ich benutze für das Digitale Beleg buchen das Datev-Scan Modul da wir kein DMS nutzen. Die Originale werden nach dem digitalem Buchen noch händisch mit einem Buchungsstempel versehen damit auch keine Rechnung übersehen wird. Die Rechnungen werden aber nicht genau in der Reihenfolge in der Belegübersicht angezeigt, wie ich sie übertragen habe. Daher ist es bei einem großem Stapel von Rechnungen mühsam die passende Rechnung zu finden. Gibt es eine Möglichkeit die Rechnungen so anzuzeigen, wie sie auch übertragen worden sind?

Vielen Dank vorab

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Hallo Frau Schmidt,

wenn Sie die Buchungsinformationen zurückschreiben erhalten die Belege automatisch einen Gebucht-Stempel.

Freundliche Grüße

Alexander Schreiber

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Ich habe genau dasselbe Problem und verstehe die Antwort mit dem automatischen Stempel nicht.

Ich möchte jeden gebuchten Beleg von Hand stempeln bevor ich ihn ablege.

Außerdem ist es schwierig, wenn man mehrseitige Rechnungen hat und diese aus 50 gescannten Seiten zusammensuchen muss. Bei jedem Scan werden die Dateien mit Datum und Uhrzeit gespeichert. Warum können diese nicht einfach in der Erfassung so sortiert werden? Ich verstehe nicht wo hier das Problem liegt.

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Hallo, 

In der Anwendung Unternehmen online erhalten Belege automatisch den Stempel "Gebucht", sobald sie von der Kanzlei im Rechnungswesen-Programm bearbeitet wurden. 

Das Erstellen von individuellen Stempeln ist nicht möglich. Gerne können Sie in DATEV Ideas Ihre Idee erfassen: https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideaexchangepage/blog-id/ideen

Der Upload der Dokumente mit Dokument-Upload online unterliegt einer asynchronen Verarbeitung. Die Reihenfolge ist nicht beeinflussbar. Ist die Reihenfolge der Belege für Sie unentbehrlich für das Bearbeiten in Belege online, so können Sie alternativ das Programm Belegtransfer/Scanmodul verwenden. 

Dann werden auch die mehrseitigen Belege nacheinander in der Belegübersicht dargestellt und können problemlos geheftet werden 🙂

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Der Upload der Dokumente mit Dokument-Upload online unterliegt einer asynchronen Verarbeitung. Die Reihenfolge ist nicht beeinflussbar. 🙂

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Warum werden die Dokumente asynchron verarbeitet?

Das Problem gibt bei bei Kanzlei-RW auch.

Danke für ein Feedback

Gruß

Martin Heim

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Vielen Dank,

mit dem externen Scan - Modul scheint die Sortierung zu funktionieren. Das ist beim Klammern eine große Hilfe, da z.B. Tankkartenbelege oft aus mehreren Seiten bestehen, die von Weitem sehr ähnlich sind.

Nur verstehe ich nicht, warum das mit dem internen Scanmodul nicht geht. Asynchrone Verarbeitung klingt nach einer schönen Umschreibung für: 'wir haben's nicht besser hin gekriegt'

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Beim externen Scanmodul ist die Reihenfolge der importierten Seiten genau anders herum, als die Reihenfolge beim Scannen.

Das ist zwar besser als unsortiert, aber auch nicht schön.

Kann man das umstellen oder liegt das gar an den Einstellungen des Scanners? Ich hätte hier aber nichts gefunden, was man umstellen könnte.

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Hallo,

das externe Scan-Modul basiert auf einer anderen Schnittstelle als der interne Dokument Upload online. Deshalb arbeiten die beiden Anwendungen unterschiedlich. 

Für die Sortierung im Scan-Modul empfehlen wir folgendes Dokument:  DATEV Belegtransfer - Reihenfolge der Dokumente festlegen

Sollte dieses Dokument nicht helfen, wenden Sie sich bitte an unseren Service zu DATEV Unternehmen online. 

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@audioconcept: All diese Arbeiten kann ein geeigneter Scanner vor dem Upload erledigen und mit den Belegtransfer werden diese auch in der Reihenfolge hochgeladen. Scanner von Brother können das oder Canon oder Fujitsu mit geeigneter Software. Wenn man alles beim Scannen richtig einstellt, ist es nur noch: Belege reinlegen, Belegtyp wählen, übertragen, fertig. 

Kein heften oder trennen oder umständliches scannen, weil ein guter Scanner auch Porto, Tank, Quittungen und Co. per Stapel (alle auf einmal) scannen und beim scannen auch trennen oder heften kann. 

Der Upload Online ist die allerletzte Möglichkeit zu scannen, weil er eben genau die Probleme macht, die Sie nun haben. 

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Ihr redet ein bisschen aneinander vorbei: sterntaler und audioconcept wollen die Papierbelege von Hand stempeln, nachdem diese gebucht wurden. Davon kann ich nur abraten. Scannen und direkt in die Kiste ist besser. Es geht schon nichts verloren.

Wichtiger ist ein sauber aufgeräumtes Unternehmen online, was sich bei den offenen Belegen mit den offenen Posten aus Rechnungswesen deckt. Dazu muss der Mandant von den Vorteilen überzeugt werden, alles aus Unternehmen online zu überweisen. Dann muss auch die Kanzlei nichts mehr scannen.

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Nun, warum raten Sie davon ab und dazu, eine unsortierte Kistenablage zu machen. Zum einen mögen Betriebsprüfer sowas gar nicht, zum anderen habe ich lieber eine ordentliche Papierablage. Ich versehe meine Belege auch mit einem manuellen Stempel DATEV für die Kennzeichnung der Prüfung des Beleges und der Erfassung und hefte ihn dann ordentlich ab. Aber das war ja garnicht das Thema, sondern eher ob es nicht die Möglichkeit gibt das DUO die Belege so anzeigt wie sie hochgeladen wurden. Das würde einiges erleichtern.

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Der Vorschlag ist keine unsortierte Kistenablage, sondern eine nach Digitalisierungsdatum sortierte Kistenablage. Das anbringen von Bearbeitungshinweisen auf dem Originalbeleg (mit Ausnahme eines "digitalisiert"-Vermerks) verhindert (nach Verwaltungsmeinung - GoBD) das ersetzende Scannen, also das spätere Vernichten der Belege.

Daher: 1. Scannen - 2. als gescannt kennzeichnen - 3. ablegen - 4. no more touchy

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ok, nun ist der Stempel  DATEV  ja der Digitalisierungsvermerk , und ob ich nun eine Kiste nehme oder aber die Belege fein säuberlich weiterhin abhefte dürfte ja sicher kein Verstoß sein. Trotzdem wäre eine geordnete Reihenfolge in der Erfassung schon schön um zu sehen, das ich z.B. alle Belege auch erfaßt habe.

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Sehr geehrter Herr Bauer,

wie oft schauen Sie Ihre Belege durch und kontrollieren, ob der Stempel drauf ist. Manchmal ist auch ein Stempel drauf, obwohl nicht gebucht. Oder? Sei es durch Stornierung oder einfach durch Unaufmerksamkeit des MA.

Allerdings verweise ich hierbei auf das Instrument "Buchhaltung". Zumindest bei einem Bilanzierer habe ich die Kontrolle, ob ein Beleg gebucht ist. Spätestens bei der Abstimmung von Bank, Kasse, Debitor und Kreditor kommen fehlende Belege ans Licht.

Ergo: man kann sich auch totstempeln und totsortieren. Im Falle einer BP kann ich Daten wieder ausdrucken! (jawohl das geht) oder aus der Kiste suchen. Ich gehe davon aus, dass die Kiste halbwegs nach Datum sortiert ist. 

Mit ist kein Fall bekannt, bei dem ein Beleg nicht wieder aufgetaucht ist. Die Arbeitszeit für das Finden von Belegen wird nur einen sehr geringen Teil der, von Ihnen genannten,  Methode ausmachen.

Gruß

Martin Heim

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Sehr geehrter Herr Heim,

hier geht es nicht darum wie einer seine Buchhaltung organisiert. Der eine so der andere so. Ich selbst sortiere die Belege lieber nach Kreditoren ab, ich muß öfters in den Rechnungen nach etwas suchen und da geht es definitv schneller wenn ich sie als Papierbelege habe als mich bei der langsamen Datev durch die einzelnen Belege zu klicken.

Es geht hier ja darum warum diese denn bei der Erfassung nicht in der Reihenfolge erscheinen können sonder kunterbunt gemischt.

Viele Grüße

Peter Bauer