ERP Xentral // Belege in DATEV // Bankenmanager

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Hallo Zusammen,

seit 3 Wochen arbeiten wir mit dem ERP Xentral. Das ERP wurde regelrecht durchgeprügelt, damit der Verkauf (Belege erstellen) entlastet wird. Die FiBu wurde im Endeffekt "übergangen". 3x darf man raten, wer sich darum nun kümmern darf. Dazu muss ich sagen, dass ich vorher nie nie nie mit DATEV etwas am Hut hatte.

Kurzversion zu unserem Problem:

• Unsere Buchhaltung arbeitet selber mit DATEV, einen Steuerberater gibt es aber auch
• Belege werden im ERP System Xentral erstellt & zu DATEV übertragen (3 Möglichkeiten gibt es: Per csv, per XML inkl. der PDFs über Unternehmen Online, über die Schnittstelle Connect Online direkt aus Xentral)

• Bei uns gibt es nur Vorkasse. Kunden überweisen auf Auftragsnummern (bzw. Proformanummern) Erst danach wird eine Rechnung erstellt.

• Zu DATEV importiert werden können nur Rechnungen (haben anderen Nummernkreis als Proformarechnungsnummern)
• Haben bis jetzt nur den Import per csv (Stapelverarbeitung) probiert. Im Belegfeld1 erscheint die Rechnungsnummer. Belegfeld2 ist leer.

• Kontoauszugs Manager in DATEV findet somit keine Verbindung zwischen Überweisungen & Rechnungen (wegen der verschiedenen Nummernkreise im Verwendungszweck & auf den Rechnungen)

• Auf der Rechnung selbst und in der CSV Datei wird jedoch immer die Auftragsnummer mit ausgegeben. In der CSV Datei erscheint sie in der Spalte "Auftragsnummer"

Unsere Hoffnung stützt sich nun auf Connect Online, da ich gelesen habe, dass seit letztem Jahr per XML eine Auftragsnummer zu DATEV mit importiert werden kann.

Dazu eine Frage:
Wenn Connect Online die Auftragsnummer erkennt und zu DATEV importiert, in welchem Feld landet diese Auftragsnummer? Unser Ziel ist es, dass die Belege über Connect Online in die Buchhaltung übertragen wird, dann der Kontoauszugs Manager gestartet wird und dieser Eingangszahlungen & Rechnungen verknüpfen kann. Das wird aber nur funktionieren, wenn die Auftragsnummer (Kunde schreibt diese in den Verwendungszweck) in einem Belegfeld landet, welches der Kontoauszugs Manager berücksichtigt.

Wie ich schon weiß, benötigt man für Connect Online auch Unternehmen Online. Das ist schon installiert, da die Kassenbuchung darüber läuft.

2. Frage:
Jeder Kunde erhält in DATEV ein eigenes Konto (Kundennummer).
Früher wurden unsere Belege direkt in DATEV geschrieben und somit wurden die Kunden auch dort direkt angelegt.
Nun ist es aber so, dass wir Kunden in Xentral anlegen. Datev kennt neue Kunden bei einem Belegimport natürlich nicht und somit gibt es auch kein Konto. Laut Buchhaltung muss man nun in jeden Beleg einzeln gehen und manuell ein Konto erstellen. Gibt es da eine andere Lösung außer jeden Morgen eine neue Kundenkartei per csv in Datev zu laden?

Für mich ist das sehr schwer zu erklären. Hoffe aber dennoch, dass man mich versteht.

Vielleicht findet sich hier jemand, der dasselbe Problem hat oder zumindest dabei helfen kann ein bisschen Licht ins Dunkle zu bringen.

Viele Grüße,

Tim

[#2]

Ich habe auch einen Mandanten der mit Xentral arbeitet.

Hierfür exportiere ich alle Ausgangsrechnungen als PDF mit XML-Kontierungsanweisungen. Hierin sind auch die Information für die OrderID und RgNr und Erlöskonten/Debitorennummer.

Diese exportierten Belege werden als Zip-Datei bereitgestellt. Die kann ich mit DATEV-Belegtransfer nach DUO verschieben, wo dann die Verarbeitung ausgeführt wird. Das klappt prinzipiell fehlerfrei.

Anschließend muss in DUO noch die Belege bereitgestellt werden, damit ich diese in Kanzlei-REWE als Belegverknüpfung verbuchen kann.

Im Feld Auftragsnummer befindet sich die OrderID und in Belegfeld1 die Rechnungsnummer. Anhand dieser beiden Nummern kann jetzt eine automatische Zahlungsverbuchung erfolgen. Das klappt wirklich super und erleichtert ganz erheblich die Arbeit.

In der aktuellen Version muss dazu auch nicht das Anzahlungsmodul aktiviert sein und mit dem ShortCut Strg+Umschalt+M kann man die Auftragsnummer auch ganz bequem z. B. bei Doppelzahlungen/Vorkasse nacherfassen. Die quälende Erfassungsroutine bei Anzahlungen wird dadurch vermieden.

Insgesamt ist das eine Runde Sache.

DATEV-Connect kenne ich nicht, daher kann ich dazu nichts Intelligentes sagen.

Gruß Achilleus

[#3]

Hallo Achilleus,

vielen Dank für die schnelle Antwort.

Das hört sich schon mal gar nicht schlecht an.

Werden das dann gerne mal versuchen.

Nur wenn ich mir die XML Datei einer Rechnung so einzeln ansehe, erkenne ich nirgends die Auftragsnummer. 
Ich bin mal gespannt.

Vielen Dank nochmals!

[#4]

Die Auftragsnummer muss/wird ja bei der Rechnungserstellung generiert. Wie das jetzt aber in Xentral geregelt ist, bin ich überfragt.

Den Export stoße ich immer über Buchhaltung an:

Dann erhalte ich eine Zip-Datei die in dem Pfad (s. Bild) gespeichert wird und dann über DATEV-Belegtransfer hochgeladen wird.

Wichtig ist der Verzeichnistyp.

In DUO kann man sich unter Protokolle jetzt den Import-Status (Modul Belege) ansehen. Ist der fehlerfrei erfolgt, muss jetzt lediglich die Belege bereitgestellt werden.

   ==>      

Es sind zwar immer eine Menge Einzelschritte nötig, aber es klappt einwandfrei.

Aber DATEV-Typisch ist es wieder, dass bei nur einem Fehler im Import, kann immer nur der gesamte Stapel storniert werden. DATEV ist nicht in der Lage, zumindest die korrekt erkannten Belege auch zu verarbeiten. Dafür reicht die KI bei DATEV einfach nicht aus. Das Problem habe ich öfters bei den Eingangsrechnungen und ist wirklich ärgerlich.

Gruß Achilleus

[#5]

Guten Morgen,

genauso würde ich es auch machen.

Wenn Sie schreiben "bereitstellen", sind damit die Belege für Sie als Kanzlei bereitgestellt (Ich vermute Sie sind eine Kanzlei)? 

Da unsere Buchhaltung auch mit Datev arbeitet, sollten sie die Belege natürlich auch bei sich im System haben.

Ich vermute, dass unser Stb. eine andere Version von Datev hat, als wir. Nicht, dass dann nur bei ihm die Belege bereitgestellt wurden.

Ich hoffe Sie verstehen was ich meine.

Viele Grüße,

Tim

[#6]

In DUO bereitstellen bedeutet, dass die Verbuchung durchgeführt und ein Belegabruf vorbereitet wird. Dieser Abruf erfolgt dann in Kanzlei-REWE über 'Daten holen - Mandant ergänzen'.

Gruß Achilleus

[#7]

Ok. Ich verstehe.

Damit kann ich zur Buchhaltung ohne, dass mir der Kopf abgerissen wird 🙂

Viele Grüße,

Tim

[#8]

Guten Morgen,

eine kurze Frage habe ich noch.

Sobald man "Daten holen - Mandant" ergänzen durchgeführt hat.
Wo genau landen dann die Belege? Unter "Belege buchen"? (Dort wo Stapelverarbeitungen landen?)

VG

Tim

[#9]

Es handelt sich um Buchungsvorschläge, daher werden diese erst in der offenen Buchungserfassung unter 'Buchungsvorschläge bearbeiten' importiert.

Darin gibt es dann einen Rechnungsstapel der eingelesen wird.

Gruß Achilleus

[#10]

Vielen Dank für die Info!

Ich wünsche ein schönes Wochenende.

VG
Tim

[#11]

Hallo Achilleus,

Sie schreiben:

Im Feld Auftragsnummer befindet sich die OrderID und in Belegfeld1 die Rechnungsnummer. Anhand dieser beiden Nummern kann jetzt eine automatische Zahlungsverbuchung erfolgen. Das klappt wirklich super und erleichtert ganz erheblich die Arbeit.

In der offenen Buchungserfassung werden die Buchungfelder nicht gefüllt, obwohl DUO diese erkennt.

Müssen wir irgendwo eine Einstellung vornehmen, damit die Buchungsfelder gefüllt werden?

Allerdings wird in DUO keine Auftragsnummer (bei Ihnen die OrderID) unter "Auftragsnummer" angezeigt. Wird diese in Ihrer XML Datei angezeigt?

VG

Tim

[#12]

Hallo @CptRakete,

Xentral kann diese (derzeit) noch nicht im XML-Datensatz mit aufbereiten. Unser Mandant ist da am Ball und erhöht den Druck. Hinzukommt auch noch, dass keine Kostenstellen und auch die Versandhandelsdaten (EU stpfl. Inland/Ausland) nicht DATEV-konform aufbereitet werden. Hier muss ich immer händisch nachbearbeiten.

Zu Ihrer Frage:

Die OrderId kopiere ich mir aus einem CSV-Buchungsdatenexport in die FiBu-Exportdatei von DATEV händisch ein und importiere diese wieder mit der Beleginfo. Das ist mühsam und aufwendig, lässt sich aber derzeit leider nicht vermeiden.

Also Ihr Vorgehen wäre:

1. Export Belegdaten (PDF/XML)

2. Verarbeiten Belegdaten

3. Export DATEV-CSV aus Xentral

4. Export Buchungsvorlauf DATEV

5. Kopieren OrderID aus (3) nach (4)

Achtung: Unbedingt die Sortierung nach Belegfeld1 anstoßen.

Auch mache ich immer vorab eine Prüfung, ob auch alle Daten konsistent sind, indem ich das Belegfeld 1 aus (3) nach Belegfeld 2 in (4) kopiere und im Skto.-Feld subtrahiere. Sind alle Ergebnisse in (4) = 0, dann sind alle Belege vorhanden. Anschließend lösche ich wieder die Werte aus Belegfeld2 u. Skto. aus (4) und füge die OrderID aus (3) in (4) ein und schließe die Datei (4).

Als Letztes wird der DATEV-Vorlauf (4) wieder importiert.

Gruß Achilleus

[#13]

Jetzt frage ich mich nur, ob es sinnhaft ist, bei einer Massendatenverabeitung im Onlinehandel dies und jenes händig abzuändern...

Das Problem der fehlenden Länderkennung, keine USt-ID und kein Steuersatz ist bislang auch noch nicht behoben...

Ich habe bei PayPal-Zahlungen, das Problem ( kann an mir liegen 😉 ), daß das Matching nicht funktioniert, da in meiner Xentral-Datei mehrere Inhalte im Belegfeld1 abgelegt werden ( soll auch nicht anders möglich sein ) - also %%Kundennummer; OrderID etc.

Ich benötige aber die Order-ID...

Bin gespannt, ob die DATEV Schnittstellenberatung eine Lösung für diverse Probleme bietet. Von Xentral bekommt unser Mandant da wenig Unterstützung, außer: geht nicht.

[#14]

Hallo @harnold,

genau das ist ja auch mein Problem. DATEV kennt nur 3 Felder für die OP-Buchunghaltung (KdNr., Belegfeld1 u. Auftragsnr.).

Mein Problem ist aber, dass ich div. OP-Infos benötige. So wird bei Zahlung mit PayPal der Transferticketcode, StripePayments/Avocado haben eine eigene Zahlungs-ID. Bei Überweisungen gibt es neben der AutragsID auch noch eine BestellNr., die ich auch noch benötige.

Meine Lösung, ist da echte Handarbeit.

Als erstes importiere ich die Belege/XML in DUO und verarbeite diese. Anschließene exportiere ich eine CSV-Datei mit allen benötigten Meta-Daten im Belegfeld 1. Diese lese ich in eine Access-DB und speichere möglichst viele Infos in separate Felder.

Anschließend lasse ich Tools über die Zahlungdaten für

- PayPal

- StripePayments

- Avocado

laufen.

Diese Dateien bereite ich in eine Bankendatei für DATEV auf. Dabei werden die einzelnen Meta-Daten aus der Zahlungsdatei ausgelesen und mit der Access-DB verglichen. Finde ich jetzt einen Eintrag, kann ich den Buchungstext entsprechend für die Bankendatei aufbereiten.

MdNr_RgNr_OrderID

12345_1234567_12345

So kann ich dann in DATEV den OP-Ausgleich durchführen. Das klappt mittlerweile zu 90% und ist eine echte Erleichterung.

Die DATEV-Lösung ist bei vielen Zahlungsdienstleistern unbrauchbar, selbst wenn DATE diese unterstützen würde.

Beispiel PayPal:

In Belegefeld1 kommt die RgNr und in Auftragsnummer der Transferticketcode. Dann klappt das auch mit PayPal. Aber was macht man denn mit den anderen Zahlungsdienstleistern? Wie solle man diese dann jetzt verarbeiten?

Aus diesem Grunde bleibe ich (erst einmal) bei meiner eigenen Lösung. Da kann ich zumindest auf Umwegen mit div. OP-Ausgleichsnummer arbeiten.

Gruß Achilleus

Nachtrag:

Wir reden hier für 12/2020 von ca.  4.800 Ausgangsrechnungen und ca. 5.000 Zahlungen. Das ist schon ein Machwerk.

[#15]

Ich habe gerade ein ähnliches Problem. 

Gibt es schon ein Update?