Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

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Wir möchten gerne mehr Mandate mit Unternehmen online buchen und überlegen uns die Belege selbst einzuscannen.

Hat jemand Erfahrung mit den Anbietern Scannerbox und Scanfabrik oder gar mit beiden?

Wo sehen Sie die Vor- und Nachteile?

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Wir haben 3 Systeme von der scanfabrik im Einsatz. Wir haben 3 KODAK Scanner im Einsatz, die alle Belege fressen inkl. Tankbelegen und all solcher nicht A4 konformen Belege. Dazu gibt es einen AiO PC mit Touchfunktion, auf dem dann ausgewählt werden kann, welche Beraternummer mit welcher Mandantennummer mit welchen Belegtyp.

Auf einem zentralen Server / PC läuft dann der Belegtransfer, auf dem unter C:\Belegtransfer alle UO Mandante inkl. aller Belegtypen angelegt sind. Es läuft dann eine Aufgabe vom Programm, die alle Belege in den einzelnen Ordner alle 5min automatisch hochlädt. Die Überwachung funktioniert ab ca. 500 Einträgen nicht mehr zuverlässig.

Läuft hier sehr zuverlässig und stabil. Ist aber einmalig verdammt viel Arbeit. Dafür kann man dann den Ordner Belegtransfer im Netz freigeben, sodass von Hand einfach noch Belege abgelegt werden können, die dann automatisch hochgeladen werden (z.B. bereits digitale Belege per E-Mail oder Belege zur Personalakte).

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Welche Kodak Scanner sind das genau?

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Kodak i3250

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Wir haben seit Freitag unsere Scannerbox eingerichtet und im Einsatz, Grund war genau wie bei Ihnen, dass wir die Hürde für unsere analogen Mandanten senken wollen. Gerade die Trennung und die Zuordnung von Dokumenten war bislang nervig, dies ist bei der Scannerbox über QR Codes gelöst, so dass drei Klicks auf das Touchpad (Scannen | Benutzer wählen | Voreinstellung wählen) reichen, um alle Dokumente des Mandanten in seinem richtigen DUO Ordner abzulegen. Nächste Handlung ist dann digitale Belege buchen in Rechnungswesen.

Dank des eingebauten Druckers erhalten alle gescannten Belege auch den Aufdruck "gescannt" (individuell anpassbar).

Auf jeden Fall ist Scannen mit dem Profigerät deutlich angenehmer als mit dem bisher verwendeten Dokumentenscanner.

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Auf den Datev-Regionaltagen sahen beide Systeme interessant aus.

Interessant wäre es, wie ändert sich der Zeitaufwand aufgrund des Scannen durch den Berater. Vielleicht hat hier schon jemand Erfahrungswerte und möchte Sie mit der Community teilen. Sprich wird trotz des Scannen bei der laufenden Buchhaltung sogar noch Zeit eingespart oder kostet das Scannen einfach mehr Zeit und man müsste den Mandanten andere Vorteile verkaufen. (Einsparung bei der Belegablage, Zeitersparnis Betriebsprüfung,...)

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Ist es richtig, dass für die Scannerbox folgende Vorarbeiten notwendig sind?

1. Briefklammern und Heftklammern entfernen

2. Zwischen die Rechnungen Deckblätter legen

Sind sonstige Vorarbeiten notwendig?

Sind die Belege in Gruppen zu sortieren, zum Beispiel Ausgaben, Einnahmen, Barzahlungen..?

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Ein Tipp (bevor Sie hier an den vielen Erfahrungen verzweifeln):

Lassen Sie sich das ganze doch mal vorführen. Es gibt zuhauf Servicepartner, die Ihnen das gerne vorführen. Und: es gibt etliche DATEV-Veranstaltungen (leider sind die Regionaltage 2018 schon vorbei, die Satzungsänderung wurde genehmigt), auf denen Sie sich das zeigen lassen können.

Sprechen Sie einfach Ihren DATEV-Kundenbeauftragten an, die können Ihnen helfen (unverbindlich).

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Ist es richtig, dass für die Scannerbox folgende Vorarbeiten notwendig sind?

1. Briefklammern und Heftklammern entfernen

2. Zwischen die Rechnungen Deckblätter legen

Sind sonstige Vorarbeiten notwendig?

Sind die Belege in Gruppen zu sortieren, zum Beispiel Ausgaben, Einnahmen, Barzahlungen..?

1. Metall vom Papier entfernen ist bei jedem Scanner notwendig

2. Scannerbox erkennt QR-Codes, die mit einem Stempel aufgebracht werden. Diese QR-Codes ersetzen Trennblätter zwischen den Rechnungen.

Zwischen die Belegtypen kommt eine Trennpappe, die ebenfalls einen QR-Code aufweist und über die dem Scanner mitgeteilt wird, dass alles Folgende bspw. Rechnungsausgang von Mandant 12345 ist. Der Tipp mit dem live anschauen ist ein guter, kann ich nur zustimmen.

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QR-Codestempel: vielen ist das schon zu lästig. Die nutzen dann die Trennseiten.

Aber auch das muss man einfach mal live sehen. Die Zeit sollte man echt einplanen.

Denn: das ganze ist ja nicht gerade "preiswert". Komfort hat eben seinen Preis....

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Was man allerdings bei den Trennseiten (gegenüber dem Stempel) beachten muss: die sortiert man nicht nur rein, sondern nach dem Scannen auch wieder raus. Das ist mE aber alles nur Gewohnheitssache.

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Der Charme des OCR- Stempels besteht auch daran, daß die gescannten Belege markiert sind und so Mandant und Kanzlei wissen, welche Belege bereits verarbeitet wurden.
(Entspricht dem "gebucht"- Stempel)

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Ne, das nicht, dazu müsste er ja nach dem oder während des Scanvorgangs aufgebracht werden. Gestempelt wird mit einem Posteingangs-Datumsstempel, der auch einen QR-Code enthält. Dies hat noch keine Aussagekraft darüber, ob der Beleg auch gescannt wurde. Dazu gibt es einen kleinen Drucker im Scanner, der einen entsprechenden Vermerk aufdruckt.

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Ich habe mir heute die scannerbox live angesehen. Sehr beeindruckend, sowohl Gerät als auch Software. Aber der Preis ist auch nicht ohne. Das Gerät (Canon DR G-1100) kostet im Einkauf inkl. Zubehör ca. € 5.000 netto, scannerbox will für drei Jahre insgesamt € 12.204 netto (36 x € 339,00) zzgl. Einrichtungskosten rd. € 1.000 und exkl. Wartung. Da wir das Gerät mehr für den eigenen Ablauf verwenden wollen und weniger für das Einscannen von "Pendelordnern" von Mandanten, überlege ich die Anschaffung des Geräts ohne scannerbox.

Nach Durchsicht der Bedienungsanleitung und der Erfahrung von bisherigen Scanner-Einrichtungen bin ich allerdings optimistisch, dass sich der Scanner zzgl. Imprinter und 2D-Code-Modul zum halben Preis (fast) genauso einrichten lässt, so dass mit Hilfe der QR-Codes die Trennseiten und das Scanziel programmierbar sind. Die genaue Funktionsweise des 2D-Code-Modul muss ich allerdings noch in Erfahrung bringen.

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Nach Durchsicht der Bedienungsanleitung und der Erfahrung von bisherigen Scanner-Einrichtungen bin ich allerdings optimistisch, dass sich der Scanner zzgl. Imprinter und 2D-Code-Modul zum halben Preis (fast) genauso einrichten lässt, dass mit Hilfe der QR-Codes die Trennseiten und das Scanziel programmierbar sind Die genaue Funktionsweise des 2D-Code-Modul muss ich allerdings noch in Erfahrung bringen...

Dann hoffe ich auf regen Austausch. Wir nutzen die von Ihnen geplante Variante seit ca. einem halben Jahr.

Allerdings noch ohne weiteres Zubehör. Ich hoffe auf einen regen Erfahrungsaustausch?

VG,

A. Hofmeister

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Wir nutzen die von Ihnen geplante Variante seit ca. einem halben Jahr.

D.h. Scanner ohne scannerbox-Software? Wie zufrieden sind Sie bisher mit dem Scanner?

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Die Scannerbox bekommen Sie ja nur mit der Capture-Perfect-Sofort als Bundle ausgeliefert.

Diese müssen Sie dann selbst einrichten. Der Funktionsumfang ist natürlich überhaupt nicht vergleichbar mit dem der Scannerbox. Das ist dann ein "Jugend-forscht-Projekt".

Die Prozesse zum Upload der Dokumente müssen Sie dann natürlich auch entsprechend anpassen. Wenn es denn mal halbwegs eingerichtet ist, läufts.

Man ist da auf sich allein gestellt.....

Der Scanner ist halt ein Stück Hardware. Mehr nicht. Die Software machts. Und das muss man herauskriegen...

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Reden Sie von der großen Variante der Scannerbox oder der Mittleren?

Wir haben in der Kanzlei die mittlere sowohl für uns selbst (DMS) also auch DUO, was wir jetzt nach und nach ausbauen wollen. Zunächst wollen wir teilweise das Scannen für Mandanten übernehmen und nach und nach dazu übergehen, das dem Mandaten aufs auge zu drücken.

Ich persönlich kenne jetzt nicht unseren Preis den wir zahlen, aber allgemein gesehen ist das schon eine wahnsinns Bereicherung gewesen, denn wir haben wirklich ausgeklügelte Prozesse in diese Vorlagenknöpfe hinterlegt und das alleine ist im gesamten Kanzlei-Workflow einiges Wert - hat natürlich einen Preis.

Ich frage deshalb nach der Version, weil ich finde, dass es die mittlere Version für eine Kanzlei bis 30 MA m.E. locker tut und es nicht das riesen Gerät sein muss.

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Was genau meinen Sie mit der "mittleren" Variante? Mir sind die folgenden Varianten bekannt: https://scannerbox.de/

• Scannerbox.Mandant basic (kleiner Scanner, der Gerätetyp ist mir unbekannt)
• Scannerbox.Kanzlei Premium (großer Scanner Canon DR-G1100, Ultrabook)
• Scannerbox.Kanzlei Premium Pro (großer Scanner Canon DR-G1100, PC)

Preise: € 49, € 289 bzw. € 339, mit Imprinter jeweils zzgl. € 30 etc.

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Herr Ammon meint sicherlich die Basic-Variante. Die ist für den Mandanteneinsatz konzipiert und unterscheidet sich auch erheblich im Preis. Für eine Kanzlei aber nicht in Betracht zu ziehen.

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nein sorry, ich meinte die Premium in der Mitte. Die haben wir in der Kanzlei. Die große (m.E. hieß die mal Enterprise) kostet natürlich enorm viel Geld und das muss sich rentieren. Wobei die Hardware unbestritten der Hammer ist in Geschwindigkeit etc.

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Auf jeden Fall.

Es muss sich aber auch rechnen. Das kann man natürlich nur individuell betrachten. Auf jeden Fall eine interessante Sache.

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Hallo Herr Kramer,

das war auch für uns der Grund sich gegen das Angebot von Scannerbox zu entscheiden. Wir haben uns die Hardware (in diesem Fall Kodak I3450) gekauft und scannen die DMS Belege wie bisher ein. Für UO wird mit dem Scanner auch herkömmlich gescannt per Scanmodul oder Upload online. Es ist zwar etwas zeitaufwendiger aber noch absolut im Rahmen. Die Anzahl von UO Kunden wo wir scannen ist aber auch noch überschaubar.

Gruss

Högemann.

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Die Frage ist auch, wie lange und in welchem Umfang noch Belegberge gescannt werden müssen. Ich war letztens auf einem Seminar und der Dozent, welcher auf für die Steuerverwaltung NRW tätig ist, hat darauf hingewiesen, dass ab November (glaube ich) nur noch Aufträge von öffentlicher Hand an Unternehmen vergeben werden dürfen, die anschließend die Rechnung im ZugPferd2-Format versenden. Weiterhin sei dies bereits bei großen Unternehmen Standard. Und er geht davon aus, dass in 2-3 Jahren ein Großteil der Rechnungen (auch von Klein- und Kleinstunternehmen) nur noch so versandt werden. Das halte ich zwar für eine ambitionierte Zeitspanne, aber Dinge die er in den vergangen Jahren vorausgesagt hatte, sind auch mehr oder weniger in den von ihm erwarteten Zeitrahmen eingetreten.

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ab November (glaube ich) nur noch Aufträge von öffentlicher Hand an Unternehmen vergeben werden dürfen, die anschließend die Rechnung im ZugPferd2-Format versenden.

Das betrifft vorerst nur die obersten Bundesbehörden, ist also noch überschaubar. Erst Ende November 2019 kommen die übrigen Behörden dazu Bundesgesetzblatt​.
Das Datenformat hat übrigens nichts mit den Vierbeinern zu tun ZUGFeRD

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Das Datenformat hat übrigens nichts mit den Vierbeinern zu tun ZUGFeRD

Ich war zu faul, nachzusehen. Erwischt.

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Eben. Scannen ist doch "out". Auch wenn es alle machen. Noch.

Auch wenn es nach "Phantasie" oder "Vision klingt.

Aber das erste Iphone wurde auch kritisch beäugt...

Da geht die DATEV ja schon "mit der Zeit". Auf wenn alle nicht gerade euphorisch auf den "Zugfer-Zug" aufspringen, so hat DATEV wenigstens auch schon andere Lösungen in der Schublade.

Was an Scannerbox/Scanfabrik schon klasse ist, sind die Automatismen, die nach dem Scannen in der Anbindung an DUO liegen. Na ja, und diese Lösung kosten halt Geld.

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Eigentlich schimpft sich das Format, dass dann zwingend an die öffentliche Hand auszustellen ist ja X-Rechnung. ZUGFeRD 2.0 hat nur die Besonderheit, dass an der X-Rechnung, die ja nichts weiter als eine XML Datei mit einem vorgeschriebenen Format ist, noch eine PDF Datei dranhängt. Richtig interessant wird es dann, wenn ich E-Mails an DUO weiterleiten kann und die anhängenden Rechnungen dann automatisch in den Posteingang von DUO geladen werden, was definitiv kommen wird (Klappt bei Smarttransfer ja schon ganz ordentlich). Da die öffentliche Hand der größte Auftraggeber in Deutschland ist, hoffe ich ja mal, dass dann auch alle Fakturierungsprogramme das X-Rechnungsformat beherrschen und man nicht nur ungläubig Blicke erntet wenn man die Lieferanten der Mandanten auf ZUGFerD anspricht. Aber das ist Zukunftsmusik, von daher wieder "back to Topic"

Das Interessante an der Scanner Box ist ja in der Tat die einfache Bedienung und die QR Codes.

Weis jemand ob dem Canon DR-G1100 entsprechende Software beiliegt um QR Codes zu erstellen? Stempel und Ordner könnte ich auch bei unsere Druckerei in Auftrag geben. Bei 7.000 € Ersparnis auf 3 Jahre, wäre bei der Anzahl unserer Niederlassungen ein Versuch wert das Teil selbst einzurichten.

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Das Interessante an der Scanner Box ist ja in der Tat die einfache Bedienung und die QR Codes.

Weis jemand ob dem Canon DR-G1100 entsprechende Software beiliegt um QR Codes zu erstellen?

Die Software, die standardmässig dabei ist, nennt sich Capture Perfect.

Leider ist man bei der "Ergründung der verschiedenen Funktionen" ein wenig zum Forschen verurteilt. Es gibt massenhaft YouTube-Videos.

Fündig bin ich -um zumindest auf Ihre Frage zu beantworten- noch nicht bekommen.

Ich hoffe auf "gleiche Schicksale", vielleicht wird das hier dann ein schönes Austauschforum für diese Anforderungen...

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Die Scannerbox ist ja sehr teuer. Kauft man sich den Scanner, sitzt man mit der Einrichtung allein. Gibt es tatsächlich noch keinen Anbieter, der bereit ist, die EInrichtung für ein gekauftes Gerät zu übernehmen?