Problem mit XML-Schnittstelle und DUO

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Hallo in die Runde,

folgender Sachverhalt:

Wir haben die Möglichkeit aus unserem ERP-System (Streit V1) per DATEV-Schnittstelle eine Export-Datei zu erzeugen (.zip-Datei) über beleg2buchung. Die .zip-Datei beinhaltet eine .xml-Datei, zwei .csv-Dateien und den Beleg als pdf.

Wir geben dem Export sämtliche Daten aus unserem ERP-System mit (Kontierungen, Stammdaten, Rechnungsbeträge, etc...).

Unser Ziel ist es, die Belege in DUO zu importieren, sodass beispielsweise bei Eingangsrechnungen die Felder im Belegeingang der jeweiligen Rechnung automatisch vorerfasst sind bzw. die Belege automatisch bearbeitet werden aufgrund von den Daten, die beim Export mitgegeben wurden.

Nun habe ich versucht mit Belegtransfer, die .zip-Datei hochzuladen. Der Import funktioniert, allerdings importiert er mir die zwei .csv-Dateien, welche nicht nutzbar sind und den Beleg als pdf, welcher aber keine Daten enthält.

Anbei Screenshots von der .zip-Datei und dem Import in DUO.

Kann mir diesbezüglich jemand weiterhelfen? Wie bekomme ich die Belege ordentlich in DUO importiert?

Müssen noch Einstellungen in DUO oder Belegtransfer gemacht werden?

Vielen Dank vorab für die Hilfe! Viele Grüße

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@flowbee88 schrieb:

Kann mir diesbezüglich jemand weiterhelfen?

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Ich kenne es nur so, dass 1 ZIP Datei generiert wird. Entpacke ich diese ZIP Datei, sind darin noch 1 ZIP Datei und die 2 CSVs enthalten. Die zwei 2 CSVs spielt man via Stapelverarbeitung in DATEV ein. Die ZIP in der ZIP gibt man dem Belegtransfer zu fressen, der diese dann korrekt in DUO importiert. 

Welche Rolle Beleg2Buchung hier spielt, ist mir noch nicht klar. 

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Also bei uns sieht die zip-Datei genau so aus, wie auf dem Bild im Anhang - document.xml, Buchungsstapel CSV, Stammdaten CSV, Belegbild PDF (wird mit beleg2buchung, welches in unserem ERP-System integriert ist, generiert).

Kann es sein, dass der Upload mit Belegtransfer eigentlich so schon korrekt ist und sich der Steuerberater die CSV-Dateien aus DUO herunterladen muss, diese dann in Rechnungswesen importiert und anschließend dann die Belegdaten beim Beleg in DUO ausgefüllt werden (die Verknüpfung sollte ja anhand der Beleg-ID vorhanden sein)?

Ist Ihnen diese Vorgehensweise bekannt bzw. wäre das korrekt? Oder gibt es auch eine "einfachere" Vorgehensweise?

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@flowbee88 schrieb:

wird mit beleg2buchung, welches in unserem ERP-System integriert ist, generiert

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Das verstehe ich nicht. Beleg2Buchung gibt man PDFs und eine CSV zu fressen, sodass das Programm dann eine Verbindung zwischen PDFs und CSV herstellen kann und dann kann mittels Beleg2Buchung das Ganze auch nach DUO direkt hochgeladen werden.

Beleg2Buchung generiert daher keine PDFs, soweit ich weiß. 

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@flowbee88 schrieb:

Kann es sein, dass der Upload mit Belegtransfer eigentlich so schon korrekt ist und sich der Steuerberater die CSV-Dateien aus DUO herunterladen muss, diese dann in Rechnungswesen importiert und anschließend dann die Belegdaten beim Beleg in DUO ausgefüllt werden (die Verknüpfung sollte ja anhand der Beleg-ID vorhanden sein)?

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Ja, kann man so machen. Dann muss man die CSV in Belege online nach erfolgtem Import aber löschen, damit Datenmüll in DUO vermieden wird. Der Workflow ist daher eher so semi cool und mit relativ viel manuellen Aufwand verbunden. 

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@flowbee88 schrieb:

Ist Ihnen diese Vorgehensweise bekannt bzw. wäre das korrekt?

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Das mit Beleg2Buchung macht mir immer noch Bauchschmerzen. Bin mir unsicher, ob wir aneinander vorbei reden oder dort nicht doch noch Optimierungen lauern. 

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Vergessen Sie was ich meinte mit, "beleg2buchung wäre bei unserem ERP-System bereits integriert" - das hatte ich falsch verstanden. Unser ERP-System gibt uns sozusagen eine für beleg2buchung kompatible ZIP-Datei aus. Sowie ich jetzt recherchiert habe, wäre für uns das Tool beleg2buchung wohl das richtige? Man könnte doch mit diesem Tool die CSV-Dateien an das Kanzlei Rechnungswesen übertragen zur Stapelverarbeitung und in einem Wisch auch die XML-Datei an DUO übertragen, ist das korrekt?

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@flowbee88 schrieb:

Sowie ich jetzt recherchiert habe, wäre für uns das Tool beleg2buchung wohl das richtige?

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Nein, das wird meiner Meinung nach gar nicht benötigt. Bitte einmal in den EXTF_Buchungsstapel schauen und dort müsste in Spalte M (wenn mich nicht alles täuscht) eine Beleg UUID drin stehen.

Ist das der Fall, müsste aus dem ERP Systeme eine ZIP Datei kommen, die die PDFs und die XML Datei enthält (ohne die EXTF Datei). Diese ZIP Datei überträgt man via Belegtransfer ins DUO. DUO kann mit der XML Datei und PDFs dann eigenständig was anfangen. 

Den EXTF_Buchungsstapel spielt man dann nur noch in DATEV via Stapelverarbeitung ein, sodass man Buchungsstapel hat; anhand der UUID in der CSV weiß DATEV, dass es dazu einen Beleg gibt und dank XML und PDFs weiß DUO, dass es exakt der Beleg sein muss, sodass beim Doppelklick auf das Icon im Rechnungswesen der passende Beleg angezeigt wird. 

Beleg2Buchung ist für den Fall, dass keine XML Datei erzeugt werden kann und keine UUID in der EXTF Datei steht; man aber andere Matching-IDs in der EXTF und den PDFs selbst hat, sodass das Programm eine UUID erzeugt, in die EXTF schreibt und die Daten ins DUO hochlädt. Da Du aber schon eine XML aus Eurem ERP bekommst, entfällt diese manuelle Arbeit. 

Ob die XML und PDF Dateien in der ZIP alle DATEV-konform sind, kannst Du mittels DATEV XML-Schnittstelle online – Dateien mit dem Prüftool prüfen checken. Sagt das: alles easy, passt der Export aus Eurem ERP.  

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Vielen Dank erstmal für die ausführliche Hilfestellung bis dato 🙂 !

Ich habe die XML-Datei überprüft - hier ist alles im grünen Bereich (Meldung: die geprüfte Datei ist korrekt).

Die Beleg UUID ist in der EXTF_Buchungsstapel enthalten, wie von dir beschrieben - also das passt auch.

Unser ERP-System kann die ZIP-Datei aber leider nur so ausgeben, wie von mir beschrieben - also das System packt in die ZIP-Datei die document.xml, EXTF_Buchungsstapel CSV, Stammdaten CSV und das Belegbild als pdf. Ich habe hier leider nicht die Möglichkeit einzustellen, dass das Programm mir nur eine ZIP-Datei erstellt mit nur der XML-Datei und den PDFs. Die ZIP-Datei beinhaltet also immer die XML-Datei sowie die CSV-Dateien. Ich habe auch schon versucht die Buchungsstapel und Stammdaten CSV aus der ZIP-Datei manuell zu entfernen, also sodass dann nur die XML und das PDF darin enthalten sind. Nur dann klappt der Import per Belegtransfer nach DUO nicht. Bekomme dann eine Fehlermeldung, weil anscheinend die XML mit den CSV-Dateien verknüpft ist und ich diese ohne die CSV nicht in DUO hochladen kann.

Bleibt dann wohl nur die Möglichkeit, wie von mir oben beschrieben, dass der Steuerberater sich die EXTF_Buchungsstapel CSV aus DUO herunterlädt und in Kanzlei Rechnungswesen importiert und danach die CSV in DUO löscht oder?

Ich würde es dir am liebsten einmal Live zeigen, dann wird das denke ich klarer.

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@flowbee88 schrieb:

Bleibt dann wohl nur die Möglichkeit, wie von mir oben beschrieben, dass der Steuerberater sich die EXTF_Buchungsstapel CSV aus DUO herunterlädt und in Kanzlei Rechnungswesen importiert und danach die CSV in DUO löscht oder?

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Meiner Meinung nach ja.  

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@flowbee88 schrieb:

Ich würde es dir am liebsten einmal Live zeigen, dann wird das denke ich klarer.

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Okay ich hab mir für heute Abend 19:15 Uhr mal einen Termin gebucht - dann kann ich dir die Vorgehensweise einmal live zeigen.

Vielen Dank vorab und bis heute Abend! 🙂

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Hi, den Termin heute Abend brauchen wir nicht. Der Steuerberater konnte den Buchungsstapel herunterladen, einlesen und die Daten korrekt in DUO zurückspielen. Das passt jetzt erst einmal so. Falls es doch noch Bedarf gäbe, würde ich mich noch einmal melden. Vielen Dank trotzdem!