Unternehmen Online eine PDF - wie trennen und einspielen -

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Hallo zusammen,

Ich weiß, diese Frage gab schon öfters, aber ich habe noch keine zufriedenstellende Antwort für mich gefunden.

Ausgangssituation:

Die Belege kommen als PDF hierbei handelt es sich um eine PDF Datei mit diversen Ausgangsrechnungen.

Diese sollen jetzt über Unternehmen online verarbeitet werden. Der Mandant möchte und hat auch kein Unternehmen Online. Wir würden diese jetzt nur über Belege online vor erfassen und verbuchen.

Für uns ist dies vorteilhaft, da die automatische Vorverlegung erhebliche Arbeit erspart.

Problem:

Ich habe die Rechnungen nur als eine PDF Datei. Ich könnte diese jetzt in diverse einzelne Dateien aufteilen, dies ist aber erheblicher Aufwand da ich jede PDf Seite einzeln extrahieren muss und abspeichern muss. Dies macht keinen Sinn.

Ich habe nun überlegt, die Datei über den Belegtransfer einzuspielen. So könnte man die Datei dort trennen. Dies ist einfacher als jede einzelne Datei zu extrahieren, abzuspeichern und dann wieder hoch zu laden.

Wir haben dies über einen virtuellen Drucker/Scanner versucht. Allerdings scheint der Belegtransfer dies nicht zu akzeptieren. (Er akzeptiert nur tatsächlich vorhandene Drucker)

Kennt hier jemand eine Möglichkeit wie dies doch funktioniert?

Hat jemand noch andere Ideen? (Außer dass der Mandant die Rechnungen einzelnen liefert oder ins Unternehmen Online hochlädt. Zuerst sind wir zufrieden, dass wir die Rechnungen als PDF bekommen. Auch für den Mandanten wären einzelne PDF anscheinend erhebliche Arbeit.

Oder

Kennt jemand ein Tool, in dem es möglich ist eine PDF Datei in jede einzelne Seite zu extrahieren? Da die Rechnungen fast ausschließlich nur eine Seite sind, wäre somit schon viel Zeit gespart. Bei den mir bekannten Programmen, muss ich jede Seite auswählen dich extrahieren möchte und dann einzeln abspeichern.

Für Tipps und Anregungen bin ich dankbar.

Sonnige Grüße

Hendrik Kuhn

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Problem ist, dass es eine PDF-Datei ist, in der alle Ausgangsrechnungen enthalten sind. Das Problem muss an der Quelle gelöst werden.

Bis dahin würde ich folgendes empfehlen:

Extrahieren Sie jede Seite aus dem Dokument automatisch in eine einzelne Datei mit der kostenlosen Software pdf24.

Für alle Rechnungen, die über eine Seite gehen, sind die fertig. Den Rest schauen Sie sich in der Großvorschau an und fügen Sie in pdf24 wieder zusammen (drag&drop) und speichern die Dateien ab. Je nach Anzahl der Rechnungen geht das ziemlich schnell.

Für Ihre schlechte Ausgangslage ist das die beste Lösung.

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Hallo Hr. Kuhn,

wie mein Vorredner schon ausführte, wäre es einfacher alles an der Quelle zu lösen. Also jede Rechnung einzeln zu drucken.

Aber wenn es sich nur um einseitige Rechnungen handelt, dann könnte man das ganze auch mit einem kleinen Tool PDFtk und einer Batchdatei oder mit dem PDFTK Builder Portable 3.9.4. Dazu müsste man dann aber die Datei auch erst lokal speichern und dann in einzelne Seiten aufsplitten.

Mit PDFtk arbeite ich schon seit über 10 Jahren und ist ein Wahnsinnstool. Der PDFtk Builder nimmt einem die Arbeit mit der Batchdatei ab.

Gruß A. Martens

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Vielen Dank für die Tipps.

Ich werde es testen.

Ja, langfristig muss das Problem an der Quelle gelöst werden.

Vielen Dank.

Freundliche Grüße

Hendrik Kuhn

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Hier können Sie einzelne Seiten aus dem Gesamt-PDF extrahieren in pdf24.

Bei Rechnungen über eine Seite haben Sie Ihr Ziel erreicht.

Einen Punkt noch um das Problem an der Quelle zu lösen:
Besteht in der Mandantensoftware, mit der die Rechnungen geschrieben werden, irgendeine Möglichkeit die Daten strukturiert ausgeben zu lassen? z.B. als Excel-Dokument oder was auch immer. (keine Bild-Dateien oder pdf)
Wenn Sie z.B. eine ganz normale csv-Datei ausgeben können, lässt sich die mit Basis-Kenntnissen in Excel einfach als ASCII-Datei in DATEV ReWe einspielen. Dann muss ggf. überhaupt nichts gebucht werden. Die Buchungen sind fertig. Oder noch besser: Verfügt die Mandantensoftware über einen DATEV-Export? Dann können Sie die Daten ebenfalls einlesen.

Belegbilder sind bei Ausgangsrechnungen immer nur zweite Wahl für uns, da BUchen über digitale Belege = Aufwand und Ungenauigkeiten bei OCR.
Besser sind strukturierte Datensätze (fachliche Richtigkeit muss natürlich gegeben sein)

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Hallo,

Vielen Dank.

Das Problem beim Extrahieren ist, dass ich für jede einzelne Rechnung den Vorgang neu starten muss.

Ein Tool welches Auf Knopfdruck auf einem 80-seitigen PDF Dokument 80 Einzelseiten macht und diese abspeichert wäre schon sehr hilfreich.

Ja, CSV Dateien sind hier möglich. Allerdings erfolgt dann auch keine Prüfung der Belege mehr, dies ist bei den Mandanten risikoreich.

Bei einem Onlineshop mit hunderten Ausgangsumsätze, sieht dies natürlich anders aus.

Abseits des Themas  ist dies ein Punkt, der mich in letzter Zeit immer mehr beschäftigt. Wann spielen wir nur ein und wann buchen wir die Einzelbelege? Ich bin ein Befürworter von einspielen, wann es nur geht.

Der Beleg sagt aber auch vieles über ein Mandanten aus.  Ungeachtet der umsatzsteuerlichen Anforderung, können hier auch Sachverhalte erscheinen die relevant für das Mandat sind.  Aus diesem Grund sind wir bei einigen Mandanten dazu übergegangen, doch wieder die Belege zu verbuchen. Dann aber so komfortabel wie möglich.

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Das Problem beim Extrahieren ist, dass ich für jede einzelne Rechnung den Vorgang neu starten muss.

Ein Tool welches Auf Knopfdruck auf einem 80-seitigen PDF Dokument 80 Einzelseiten macht und diese abspeichert wäre schon sehr hilfreich.

Genau das macht pdf24. Bitte versuchen Sie es wie siehe Screenshot oben in meinem Post

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Abseits des Themas ist dies ein Punkt, der mich in letzter Zeit immer mehr beschäftigt. Wann spielen wir nur ein und wann buchen wir die Einzelbelege? Ich bin ein Befürworter von einspielen, wann es nur geht.

Der Beleg sagt aber auch vieles über ein Mandanten aus. Ungeachtet der umsatzsteuerlichen Anforderung, können hier auch Sachverhalte erscheinen die relevant für das Mandat sind. Aus diesem Grund sind wir bei einigen Mandanten dazu übergegangen, doch wieder die Belege zu verbuchen. Dann aber so komfortabel wie möglich.

Gebe ich Ihnen vollkommen recht. Dennoch sind Schnittstellen der Königsweg wobei die fachliche Richtigkeit natürlich das Wichtigste ist. In komplizierten Fällen setzen wir auch auf digitale Belege, in mehr oder weniger einfachen Fällen auf Schnittstellen (investieren dann aber viel Zeit in die Belegung der Sachkonten). In jedem Fall wollen wir immer erstmal über die einen gewissen Zeitraum die Rechnungen als Belegbilder sehen.

Der Aufwand beim Buchen digitaler Belege ist aber auch bei perfekter Einrichtung deutlich höher als beim Import von fertigen Datensätzen.

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Das ist genau das, was mich am Scannen maßgeblich stört: Trennung der Belege.

Wir haben uns nicht zuletzt deshalb für die große Lösung entschieden und bekommen in zwei Wochen unsere Scannerbox. Wir haben viele Mandanten, die keine Lust haben, konsequent zu scannen, die müssen nur noch einen Stempel mit einem QR-Code auf jedes Dokument setzen, wir scannen dann ohne manuelles Eingreifen alle Belege direkt in den richtigen Beleg-Ordner des jeweiligen Mandanten in Unternehmen online.

Vielleicht auch etwas für Sie, gibt auch (mindestens) zwei relevante Alternativen, mir gefiel Scannerbox am Besten. Eine andere Kanzlei hat dazu ein Video online gestellt, jeder der schon mal versucht hat, mehr als 50 Belege am Stück zu scannen, bekommt feuchte Augen: KMWP presents Scanner Box - Part 2 - YouTube

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Hallo Herr Hagena,

die Scannerbox hört sich sehr gut an. Wie sind denn zwischenzeitlich Ihre Erfahrungen damit und mit welche Kosten muss man denn rechnen?

Mit freundlichem Gruß

Martin Kramer

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Hallo Herr Kramer,

bislang ist nur das Gerät eingetroffen, die endgültige Einrichtung steht noch aus, dementsprechend auch die Erfahrung mit größeren Mengen Scangut. Die Bedienung ist aber mustergültig und äußerst einfach gehalten.

Kosten liegen bei 289€ für Scanner mit Tablet und der Software monatlich. Dazu kommen optional 30 € für den Inprinter (während des Scannens wird Tagesdatum + lfd Nr. aufgedruckt) sowie 15 € für den Wartungsvertrag für den Scanner. Alle Werte aus dem Kopf, daher ca.-Angaben. Laufzeit 36 Monate.

Sobald wir Erfahrungen gesammelt haben, kann ich die bei Interesse gerne teilen.

Viele Grüße von der Küste,

Eike Hagena

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PDFsam in der Basic-Ausführung unterstützt die automatische Trennung ebenfalls