Upload Mail Exchange Online / Office 365 550 5.7.1 sender is not authorized

[#1]

Hallo,

wir haben seit mehreren Jahren Datev Unternehmen Online im Einsatz.

Wir nutzen Office 365 und haben ein freigegebenes Postfach für die Rechnungen erstellt. (rechnungen@xy.de)
Im Exchange Admin Center ist eine Weiterleitung auf die kryptische Datev Upload Mail eingerichtet.

Bis vor zwei Wochen funktionierte alles einwandfrei. Jetzt werden die Mail jedoch von Datev nicht mehr akzeptiert, weil der Absender anscheinend der ursprüngliche Absender ist und nicht unsere Adresse rechnungen@xy.de.

Ich habe jetzt alles gelesen zu Umleitungen und Weiterleitungen auch alle Tipps hier aus der Community.

Hat jemand das gleiche Problem und kann mir vielleicht einen praktischen Tipp geben mit welchen Einstellungen die Weiterleitung funktioniert? 

Danke und Grüße
Robin

[#2]

ja unser Mandant hatte das auch, alle ab dem 2.11. kamen nicht an und alle Lieferanten hatten den Hinweis Email ist nicht zustellbar...
der IT-ler hat das zurecht gebogen und irgendwas umgestellt.
es liegt an Office und nicht an Datev

vg

[#3]

Man kann ja einstellen, ob intern oder nach extern weitergeleitet werden soll. Ich hab's bei uns als intern weiterleiten an einen internen Kontakt und der Kontakt hat die externe E-Mail Adresse. So klappt das bei flowwer zumindest gut. 

Bei UploadMail habe ich beim Postfach weiterleiten an externe Adresse und dort die kryptische DATEV Adresse eingetragen. Bisher gab's keinen Bouncer. 

Also ja, ist wie @fruchtzwerg sagt im Exchange online so einstellbar, dass DATEV wieder zufrieden ist. 

[#4 · Accepted solution]

Per PowerShell / Exchange online Management Modul:

# Sollte hier genügen, da der Rest schon da sein müsste :)
New-InboxRule -Mailbox "rechnungen@xy.de" `
    -Name "Weiterleitung an DATEV Uploadmail" `
    -HasAttachment:$true `
    -ExceptIfFrom "noreply@uploadmail.datev.de" `
    -ForwardTo "<GuId>@uploadmail.datev.de"

In komplett wäre das ein Ansatz:

Install-Module ExchangeonlineManagement

Connect-ExchangeOnline

New-Mailbox -Name "Rechnungen" `
    -DisplayName "Rechnungen" `
    -Shared

New-RetentionPolicy -Name "Aelter 6 Monat loeschen" `
    -RetentionPolicyTagLinks "6 Month Delete"

Set-Mailbox "Rechnungen" `
    -RetentionPolicy "Aelter 6 Monat loeschen"

New-HostedOutboundSpamFilterPolicy -Name "Auto Forward Policy" `
    -AutoForwardingMode On
New-HostedOutboundSpamFilterRule -Name "Auto Forward Rule" `
    -From "Rechnungen" `
    -HostedOutboundSpamFilterPolicy "Auto Forward Policy"
    
New-InboxRule -Mailbox "Rechnungen" `
    -Name "Weiterleitung an DATEV Uploadmail" `
    -HasAttachment:$true `
    -ExceptIfFrom "noreply@uploadmail.datev.de" `
    -ForwardTo "<GuId>@uploadmail.datev.de"

HTH

[#5]

Die Retention Policy würde ich nicht setzen und mit Exchange online gleich GoBD-konform archivieren: E-Mail Archivierung für Exchange-Postfächer

Also statt 6M würde ich da 14J eintragen und muss nicht außerhalb meiner Organisation nach Rechnungen suchen, auch wenn DUO das sein will. 

[#6]

Bei uns ist da i.d.R. Mailstore involviert und "wir" brauchen den Kram dann nicht im Postfach.

[#7]

OK 👍. Das wusste ich nicht. Wer aber Exchange online Plan 2 sowieso schon durch M365 zahlt, braucht nicht unbedingt MailStore mit zusätzlichen Kosten on top. Wer Geld zu verschenken hat: IBAN kommt per PN 🤓.  

[#8]

@janm  Perfekt! Das war die Lösung. Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Danke vielmals!
Ich hatte es im Exchange Admin Center versucht, im Benutzer Admin... nichts ging.

Vielleicht noch als Tipp für Anwender welche keine Powershell nutzen können. Es ist auch möglich die Regel per Outlookweb Access einzurichten:

• outlook.office.com
• Klick auf das Profilbild - weiteres Postfach öffnen (rechnungen@xy.com)
• Zahnrad anklicken
• Regeln
• Neue Regel hinzufügen
  

[#9]

---

@Robin_4GM schrieb:

Es ist auch möglich die Regel per Outlookweb Access einzurichten:

---

Und ebenso kann man sie da auch wieder löschen und der Prozess fällt auf die Nase 😉. Sabotage am eigenen System ist nicht cool - aber damit möglich. Daher: Admin Center. Da kommt niemand dran, wer das nicht soll und daher gilt die Exchange online Regel solange, bis autorisierte Anwender das ändern.  

---

@Robin_4GM schrieb:

Ich hatte es im Exchange Admin Center versucht, im Benutzer Admin... nichts ging.

---

Das hätte mich ja gefuchst, warum das so ist 🤓. Repariere die Ursache; nicht das Symptom 😜.

[#10]

Das Problem ist an der Stelle, dass im Admin Center nur ein (SMTP) Forward stattfindet, was dann zum hier skizzierten Problem führt. Im Postfach wird (per Regel) eine Weiterleitung konfiguriert, womit dann letztlich die Absenderadresse auf die Adresse vom Postfach umgeschrieben wird.

Wer nicht an die Regeln der Shared Mailbox soll, bekommt einfach keine Rechte für die Mailbox. 😉

[#11]

So, das gleiche hier. Danke @janm! 

Gut, dass wir solche Spielereien mit der E-Rechnung nicht mehr haben 😂!

[#12]

Hallo,

funktioniert für mich auch nicht mit der Regel "umleiten an" musste es jetzt im OWA eines Users einrichten da ansonsten im Envelop die 'From' Email nicht umgeschrieben wird.

Mit einem zusätzlichen Schritt mit ändern des Kopfes war, das ändern nicht möglich weil der dienst selber nicht die Berechtigungen dazu hat. 

Hier die Doku dazu: https://apps.datev.de/help-center/documents/1037960 für Datev ist auch nur das From im Envelop Relevant.