Upload Mail: Kostenstellen (oder andere Informationen) mit übermitteln?

[#1]

Liebe Forenmitglieder,

bin neu hier - und arbeite auch erst seit Kurzem mit DATEV. Daher entschuldigt bitte, falls es eine Anfängerfrage ist, die schon beantwortet wurde (ich habe mir das Dok 1007550 durchgelesen und auch die ersten acht Trefferseiten zur Suche "Upload Mail Kostenstelle" - leider wurde ich nicht fündig).

Mein Problem:
Kolleginnen und Kollegen schicken mir ihre Rechnungen in der Regel per Mail. Oft geben sie im Mailtext nützliche Hinweise, wie z. B. die Kostenstelle. Dann leite ich die Mail per "Upload Mail" an DUO weiter. Leider sehe ich dort nur den Beleg, nicht aber die Informationen aus dem Mailtext (wie z. B. die Kostenstelle).

Wenn ich dann Tage später in DATEV arbeite, erinnere ich mich natürlich nicht mehr an die Kostenstelle. Schön wäre, wenn diese Info in DUO zusammen mit dem Beleg angezeigt würde.

Meine Frage:
Gibt's eine Möglichkeit, bei Upload Mail ergänzende Informationen (wie z. B. die Kostenstelle) mit zu übermitteln, sodass ich diese später beim (vor-)buchen sehe?

Vielen Dank im Voraus für die Hilfe!
Dirk

[#2]

---

@Vegan schrieb:

Meine Frage:
Gibt's eine Möglichkeit, bei Upload Mail ergänzende Informationen (wie z. B. die Kostenstelle) mit zu übermitteln, sodass ich diese später beim (vor-)buchen sehe?

---

Nein. Das soll alles in DUO beim Bearbeiten der Belege erledigt werden. Upload Mail ist ein reiner Belegzugang, ohne weitere Informationen. 

Könnte man aber mit flowwer, einem Belegfreigabetool so umsetzen, dass man dort alle Belege hochlädt, die OCR die Belege wie bei DATEV erkennt aber man die Kostenstellen bei bestimmten Lieferanten hinterlegen kann. Bin mir gerade nicht sicher, ob DATEV das auch kann. Ich würde aus dem Bauch heraus sagen: nein. 

Alle Informationen aus flowwer werden dann nach DATEV übergeben inkl. Kostenstellen und auch Notizen.

Im Übrigen geht das auch mit Upload mobil nicht: Upload Mobil - Notizen direkt mit erfassen

[#3]

Wow, danke für die schnelle Info zu so später Stunde, Herr Bohle - damit hätte ich nicht gerechnet. 🙂

Schade, dass Upload Mail keine ergänzenden Informationen nach DUO übermitteln kann. Dann bleibt leider nur die Lösung, dass ich im Zweifel in meinen Mails nachsuchen muss, ob der Einreichende was weitere Infos geschickt hatte.

Eine Anschlussfrage:
Glauben Sie, es macht Sinn, einen Feature Request einzureichen? Oder ist es nahezu ausgeschlossen, dass DATEV in DUO einen Button (oder ein Feld) einfügt, der den Text der Originalmail anzeigt, mit dem der Beleg hochgeladen wurde?

Zu Ihrer Idee mit flowwer:

Die Idee, für Lieferanten eine feste Kostenstelle zu hinterlegen, würde leider in unserem Fall nicht funktionieren. Wir sind eine gemeinnützige Organisation, d. h. wir haben vier Sphären (Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und Geschäftsbetrieb) und gliedern die Sachkonten noch in Bereiche für Projekt- und Verwaltungskosten auf.

--> Daher sind die Zuordnungen Lieferant -> Kostenstelle und Lieferant -> Sachkonto leider nicht eindeutig. Je nach Zweck (den mir die Kollegen oft per Mail mitteilen), müssen verschiedene Kostenstellen und Konten angesprochen werden.

Nochmals herzlichen Dank für Ihre schnelle Auskunft und viele Grüße
Dirk

[#4]

---

@Vegan schrieb:

Glauben Sie, es macht Sinn, einen Feature Request einzureichen?

---

Leider nein. Da die Idea zu Upload mobil auch abgelehnt wurde, sehe ich da kaum bis gar keine Chance, dass es sich bei Upload Mail ändert, auch wenn man eine Idea einreicht. Auch www.datev.de/upload wird dazu keine Funktion erhalten. 

---

@Vegan schrieb:

Oder ist es nahezu ausgeschlossen, dass DATEV in DUO einen Button (oder ein Feld) einfügt, der den Text der Originalmail anzeigt, mit dem der Beleg hochgeladen wurde?

---

Wenn DATEV das macht, gibt's wieder einen Kasten Bier 🍻😇 von mir. Die Chance liegt bei 0,1% in absehbarer Zeit. Wenn wir nur lange genug warten, steigen die Chancen. Aber bis dahin arbeiten wir alle schon wieder ganz anders. 

---

@Vegan schrieb:

Wir sind eine gemeinnützige Organisation

---

Da arbeitet DATEV gerade an einem neuen SKR42. Der löst zwar keine DUO Probleme aber ist sehr viel schöner zum Buchen und Auswerten der Daten. Falls es da aktuell im SKR49 nicht so schön ist, könnte das ab 01.01.2023 besser werden, wenn man bei der Jahresübernahme von SKR49 auf 42 wechselt. Mal mit dem StB drüber sprechen, ob das Sinn macht. 

Was wäre, wenn die Kollegen alle selbst Zugriff auf flowwer und nur die eigenen, hochgeladenen Belege hätten, sodass die Kollegen den Step gleich übernehmen und in flowwer die Kostenstelle und Co. gleich selbst angeben statt im E-Mail Text? Dann bist Du derjenige, der alle Belege dann an DUO final überträgt. Eine Upload Mail Funktion hat flowwer auch, die sogar flexibler als jene von DATEV ist. 

Könnte auch mit der DATEV Belegfreigabe gehen, die aber nur sehr beschränkt zu administrieren ist und kaum bis keine Automatisation bietet. Eigentlich braucht es gar keine Freigabe bei Euch aber aktuell kommt mir keine andere technische Lösung in den Sinn. 

[#5 · Accepted solution]

Die 0,1%ige Chance auf einen Kasten voller kühler Getränke hat mich motiviert, einen Feature Request zu stellen: 😅
https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Unternehmen-online/DUO-Betreff-der-Uploadmail-anzeigen-um-Informationen-zu/idi-p/308990#M5627

An alle, die dies in Zukunft lesen, weil sie ein ähnliches Problem haben:
Bitte beim obigen Feature Request dafür abstimmen, dass man mittels bei "Upload Mail" Informationen an DUO übertragen kann. Das erhöht die Chancen, dass der Vorschlag umgesetzt wird.

Nochmals vielen herzlichen Dank an metalposaunist für die hilfreichen (und superschnellen) Auskünfte!