Hallo zusammen,   wir nutzen die Belegfreigabe in Unternehmen Online und stoßen dabei auf Herausforderungen, insbesondere bei der Kommunikation zwischen Zuweiser und Freigeber und innerhalb Gruppen. Vielleicht habt ihr bereits Lösungen oder Workarounds – hier unser aktueller Ablauf zur Veranschaulichung: Eine Rechnung (RG) wird von mir hochgeladen und vorbelegt (RG-Nr., Datum, Betrag, Kostenstelle 1 und Notiz). In der Notiz soll ich für die Freigeber den Projektnamen hinterlegen. Die RG wird anschließend von mir einem Freigeber zugewiesen. Der Freigeber prüft die RG online in der Belegfreigabe und gibt sie frei o. lehnt ab.   Hier unsere Herausforderungen:   Unklare Projektzuordnung Manchmal ist das Projekt nicht eindeutig einem Projekt oder Freigeber zuzuweisen. Aktuell schreibe ich meine Rückfragen in die Notiz, der Freigeber setzt den Beleg mit Antwort in "Klärung", und ich prüfe diese Rechnungen erneut, ergänze die fehlenden Angaben und weise sie erneut zu. Das ist aufwendig – und es gibt keine automatische Benachrichtigung, wenn ein Beleg in Klärung gesetzt oder eine Notiz hinterlassen wurde. Gibt es hier effizientere Lösungen? Wird vielleicht eine direkte Chat-Funktion innerhalb der Belegfreigabe entwickelt? (Ich könnte mich theoretisch als zweiten Freigeber hinterlegen, wenn da Rückfragen sind, jedoch müsste ich die RG dann final freigeben und ich bin in der Fa. für bestimmte RGs nicht zur Freigabe berechtigt.)   Freigeber-Gruppen und Verantwortlichkeit: Wenn ein Beleg an eine Freigeber-Gruppe zugewiesen wird, fühlt sich oft niemand direkt verantwortlich. In der Notiz steht dann manchmal nur, dass eine Person die Freigabe nicht übernehmen kann, aber von den anderen erfolgt keine Reaktion. Klar, eine firmeninterne Regelung könnte helfen – aber in der Praxis geht das häufig unter, und jeder handhabt es anders. Gibt es eine Möglichkeit, innerhalb der Belegfreigabe gezielter nachzuverfolgen, wer sich um den Beleg kümmern muss? Auch hier wäre eine Benachrichtigung per Mail über eine neue Notiz im Beleg hilfreich...     Ich freue mich auf eure Erfahrungen und Lösungsvorschläge! ... Mehr anzeigen