Wie am besten mit den Belegen aus Belege online umgehen, nach einer Rechtsform Änderung?

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Guten Morgen,

wir stehen vor der Herausforderung, dass die Eltern ihre als GbR geführte Landwirtschaft an ihren Sohn übergeben, der sie als Einzelunternehmen fortführen wird.

Bisher wurde die GbR mit DUO gebucht. Uns beschäftigt nun die Frage, wie wir optimal mit den Belegen der GbR in Belege online verfahren sollen:

• Die Beibehaltung des bestehenden Belege online Bestands würde monatliche Speichergebühren von 3,65 EUR verursachen. Auch die Einmalgebühr von 300 EUR für die Aufbewahrung aller Belege in DUO erscheint uns nicht zumutbar.

• Eine Fortführung des Einzelunternehmens unter denselben Ordnungsbegriffen ist in Kanzlei-Rechnungswesen nicht möglich, da bisher als Personengesellschaft und nun als Einzelunternehmen gebucht werden muss.

• Eine Änderung des Belege online Bestands auf einen neuen Ordnungsbegriff für das Einzelunternehmen würde das Problem aufwerfen, dass Belege im alten Bestand fehlen und bei einer Betriebsprüfung nicht vorgelegt werden können.

• Die Bestellung einer Archiv-DVD würde zwar alle Belege sichern, jedoch den Zugriff auf diese erschweren.

Eventuell überdenken wir das alles und die Lösung ist bereits in einen der oben genannten Punkten enthalten. Wir würden eine Lösung begrüßen die keine laufenden zusätzlichen Kosten für unseren Mandanten verursachen.

Vielen Dank für eure Lösungsvorschläge!

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Also wir lassen uns den DUO Bestand auf die neue Mandantennummer übertragen. Wenn ein Betriebsprüfer Belege anfordert, suchen wir sie über die Suchfunktion im neuen Bestand. Hat bis jetzt tadellos geklappt.

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In meinem Servicekontakt wurde vorgeschlagen, die Belege der GbR lokal (bzw. DATEV DMS) abzulegen, ohne, dass die Verknüpfung zu den Buchungen in Rewe verloren geht.

Belege aus DATEV Belege online nach Dokumentenablage oder DATEV DMS holen - DATEV Hilfe-Center

DATEV Unternehmen online - Tipps bei Rechtsformänderung - DATEV Hilfe-Center

Checkliste bei Kündigung eines Mandanten mit DATEV Unternehmen online - DATEV Hilfe-Center

Rechtsformwechsel in den Programmen des betrieblichen Rechnungswesens - DATEV Hilfe-Center

Ich denke, wenn man abschätzen kann, dass man öfter auf die Belege der GbR zugreifen muss, dann ist das eine gute Lösung. Alternativ würde ich jetzt doch eine Sicherung der Daten über den MyDATEV Bestandsmanagment vornehmen und diese für eine Betriebsprüfung vorhalten sowie den DUO Bestand auf die neuen Ordnungsbegriffe ändern und dort unterjährig nach alten Belegen suchen.

[#4 · Accepted solution]

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@AlexanderJ schrieb:

Ich denke, wenn man abschätzen kann, dass man öfter auf die Belege der GbR zugreifen muss, dann ist das eine gute Lösung.

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Nein, das ist eine 💩 Lösung von DATEV. Das würde ich niemals tun. Das ist nicht skalierbar (und fürs lokale DMS zahlt man lokale Speicherkosten des Servers oder monatlich mehr Speicher bei PARTNER und DATEVasp) und wenn das Mandat doch mal den Berater wechselt, wechseln so die Belege nicht mit. Dann muss man alle Belege aus DMS eh erst wieder nach DUO schieben, damit der neue Berater auch die Altbelege hat. Also doppelte Arbeit. Oder ist vertraglich vereinbart, dass das Mandat bis zum Tod bleiben muss? 🤔 Zumal, wenn viel geheftet wurde, alle Heftungen verloren gehen ... 

Ich bin ganz auf Seiten von @taniafiwi. Belege gehören nach Belege online. Den Übertrag von Belege online kann man selbst durchführen. Ist in 1min fertig. 

Und: Wenn Ihr @AlexanderJ eine neue FiBu aufsetzt, bleiben die Belegverknüpfungen auch in der alten FiBu erhalten, weil Rechnungswesen und Belege online nicht zwangsweise den selben Ordnungsbegriff haben müssen und sich nur über die BelegID finden. Solange man als Bearbeiter also das Recht auf die Ordnungsbegriffe hat, passt alles. 

1x Belege online, 2x FiBu: geht 👍

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Alternative 1:

Komplett neuen Bestand aufsetzen und alle alten Daten verbleiben auf der alten Nummer.

Die Kosten in Höhe von 3,65 € monatlich oder 350,00 € zahlen - bei einer Umfirmierung fallen viele Kosten an, sodass diese durchaus zu verschmerzen sind bzw. es gibt ja auch gelegentlich Steuervorteile durch eine Umfirmierung, sodass sich dieses Invest schnell rentiert hat.

So hätte man eine saubere Trennung der Daten. Altlasten würde man so auch nicht übernehmen (z.B. inaktive Belegtypen) - tut ja auch mal gut ganz neu anzufangen 🙂 

Alternative 2:
Den gesamten Datenbestand umhängen und die Belege unter der neuen Nummer fortführen.

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@pascal_duennebacke schrieb:

oder 350,00 € zahlen

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Das alleine reicht nicht aus. Man muss die FiBu auch im RZ archivieren, wo DATEV nochmal die Hand aufhält. Beide Punkte bedingen sich gegenseitig. 

Und: im Formular muss man dann von Hand / mit MS Edge vermerken, dass der DUO Vertrag nicht gekündigt werden muss, weil man ihn noch braucht. Nicht, dass das LC das Formular abarbeitet und dann 1 Punkt unausgefüllt fehlt und Retour geht und man wieder irrsinnigen bürokratischen Aufwand erzeugt - weil das Formular nicht skalierbar für alle Fälle aufgesetzt wurde.