Belege Online vs DMS für Mandanten ohne Unternehmen Online Was ist besser?

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Hallo zusammen,

ich stehe vor der Frage, ob für Mandanten, die nicht mit Unternehmen Online arbeiten, die Nutzung von Belege Online oder DMS (Dokumentenmanagementsystem) die bessere Wahl ist.

Könnt ihr mir helfen, die Vor- und Nachteile beider Optionen abzuwägen? Was sind eure Erfahrungen in der Praxis?

Ich würde mich sehr über eure Meinungen und Erfahrungen freuen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.

Vielen Dank im Voraus!

Viele Grüße
Christoph Ratzsch

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Wir haben festgestellt, Belege im DMS abzulegen, müllt den Server ganz schön voll. Da auch die Datev pespektivisch immer mehr in die Cloud will, macht es für uns wenig Sinn die Belege auf einem Server abzulegen. 

In Zukunft sollten unsere Mandanten sowieso weitestgehend elektronische Rechnungen haben, die GoBD-konform abgelegt sein sollen. Das übernehmen wir garantiert nicht auf unserem Server. Man stelle sich vor, der Mandant wechselt zu einem anderen Steuerberater .... Hier ist Belege online für uns die bessere Alternative.

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Ok. Verstehe. Also nimmt man 3,50 eur monatlich in Kauf. Aber was , wenn der mandant nicht mehr bei einem ist und keine neuer Steuerberater vorhanden? Transferieren in DMS ?

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Dann bekommt der Mandant seine Datensicherung für gutes Geld überreicht und den Hinweis, diese 10 Jahre lang aufzubewahren.

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und dann könnte ich kündigen. Und die Belege ziehe ich auf usb Stick? Oder Datenarchiv dvd

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Hier schlägt dann die Datenschutzgrundverordnung zu. Wenn der Mandant nicht mehr Mandant ist, muss er sich selbst um die Sicherung seiner Daten kümmern, der Steuerberater muss löschen.

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Nicht zu vergessen: Die Herausgabe einer Bestandssicherung (bislang: DVD) an den Betriebsprüfer:

In DMS befindliche Belegbilder werden im Datensatz zwar verlinkt, können aber mangels Zugriffsrecht nicht mit dem Bestand ausgegeben werden. Im Ergebnis hat der Prüfer eine Buchung, einen kaputten Beleglink, über den der sich ärgert - und wir eine lange Anforderungsliste des Prüfers auf Papier…

Es bekommt also IMMER Unternehmen online den Vorzug!

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Ok. Und dann sichern aus unternehmen online und bestand löschen