Buchungsinformationen und Belegdatum DokOrg/Dokumentenablage

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Hallo,

ich bin heute auf ein Kuriosum gestoßen und frage mal ob es anderen oder der Datev auch schon aufgefallen ist.

Wir nutzen die DokOrg/Dokumentenablage (kein DMS) bei jedem Mandanten u.a. um Verträge abzulegen. Dabei wird auch das Feld Belegdatum ausgefüllt z.B. mit dem Datum des Vertrags oder dem Unterschriftsdatum.

Wir verknüpfen diese digitalen Belege in der Buchführung mit entsprechenden Buchungssätzen. Dabei erfolgen Buchungen meist nicht zum o.g. Belegdatum sondern später. Teilweise werden die dig. Belege auch mehrfach verknüpft so z.B. für die Darlehensausnahme und in meinem heutigen Fall die jährliche Buchungen der Zinsen.

Beim Übergeben der Buchungsinformationen mit dem Schliessen des Stapels wird das Belegdatum in der Dokumentenablage mit dem Buchungsdatum aus der Buchführung überschrieben. Das macht natürlich keinen Sinn.

Ist das auch in anderen Steuerbüros so?

@ datev: Wieso ist das so? und seit wann ist das so?

ich bin auf Antworten gespannt.

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Da DUO ja das Hauptziel sein sollte, macht es dort Sinn, weil dann alle Buchungsinformationen an den Beleg zurückgeschrieben werden, damit das Mandat diese auch im DUO findet. 

Ist bei DATEV auch dokumentiert: Digitales Belegbuchen: Tipps zum Buchen der Belege in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen Punkt 2.11

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Wir nutzen digitale Belege aus DUO und aus der Dokumentenablage.

Die Übergabe nach DUO ist auch kein Problem.

Warum wird bei der Auswahl der Dokumentenmanagement-Lösung nicht unterschieden hinsichtlich der Übergabe des Belegdatums? Was in DUO Sinn macht ergibt für die Dokumentenablage keinen Sinn. Zumal jedes Dokument in den Dokumenteneigenschaften extra Beleginformationen wiedergibt. Kann doch dorthin ein Buchungsdatum übergeben werden. Die nachträgliche Änderung des Belegdatums in der Dokumentenablage hinsichtlich des übergebenen Buchungsdatums aus KRWE erscheint mir nicht nachvollziehbar.

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@erickibler schrieb:

Warum wird bei der Auswahl der Dokumentenmanagement-Lösung nicht unterschieden hinsichtlich der Übergabe des Belegdatums?

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Weil DATEV meiner Meinung nach nie wirklich wollte, dass REWE Belege in der Dokumentenablage / DMS liegen. Warum DATEV das technisch ermöglicht hat, kann ich nicht sagen. Dazu bin ich zu jung. DATEVs Ziel ist es, alle REWE Bestände samt Belegen zentral in der Cloud liegen zu haben, damit man Dinge wie KI realisieren kann, die beim Buchen hilft und DATEV ganz langfristig sowieso weg will von lokalen Daten und Software und nach Plan Stand heute 2029 der Umzug in die Cloud auch mit allen Programmen begonnen wird. 

Ausblick 2021 Die 2 Videos dazu sind sehr empfehlenswert 😊.

Ich würde mir daher Gedanken machen, ob Ihre aktuelle Arbeitsweise auch noch in Zukunft bei DATEV so förderlich ist, oder ob man sich damit nicht eher mehr Probleme macht. Die Vorteile von DMS kann ich verstehen aber wenn DATEV den Weg der Zukunft vorgibt und man dran vorbei arbeitet, wird das keine angenehme Zukunft. 

Beispiel Steuern: Wir hatten auch bis zur Einführung von meineSteuern alle Belege im DMS abgelegt. Ab WJ 2020 werden alle Belege in die DATEV Cloud zu meineSteuern hochgeladen, weil auch das Mandat damit Vorteile hat und der gemeinsame Austausch / das Zusammenarbeiten erleichtert wird. Ist Stand heute nicht perfekt aber DATEV arbeitet dran; da geht's in Zukunft hin. Ist nur ein Beispiel.  

Bitte keine Diskussion anfangen um Cloud, Kosten und Co., weil da jeder seine eigene Haltung zu hat, die nicht alle mehr teilen 😉 und es mehr und mehr mindestens zwei Lager gibt. 

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Hi @erickibler!

wenn ich richtig verstehe, nutzt Ihr die Belegablage in DUO (also im DATEV RZ) und Dok.ablage (lokal,bzw. eigener Server) 

Wie @metalposaunist schreibt, werden die "Beleginformationen" vom Buchungssatz zurückgeschrieben in die Verschlagwortung bei der Belegablage. Macht bei Buchungen durchaus Sinn. Dadurch kann man auch in der Dok.ablage danach suchen. In Deinem Fall: Verträge, da macht das Belegdatum natürlich wenig Sinn. 

Die von Dir gewünschten Einstellungen (mach mal, und andermal so) gibt es nicht. ( Vlt. zum Glück - stell Dir vor, die DATEV würde hier noch Optionen/Einstellungen beschreiben ... das kapiert doch außer nem Entwickler keiner) 

Vorschlag / Lösung / Tipp: 

(habe ich neulich bei @andreashausmann  entdeckt, will ich gerne weitergeben
(darf ich @andreashausmann? 100 dazu Kudos ,den Tipp finde ich wirklich Klasse!! Gibt sogar ein youtube Video gemacht, SUPER, finde ich net, ich mach ne hardcopy für Euch! )

Lege Dir zu dem bebuchten Konto (Darlehen/Versicherung ... ) eine Notiz an, z.B. mit Vertragsnr. Name und pack dann den entspr. Link in die Dokablage dazu)  

Super auch für "Dauerbuchungen", wiederkehrenden Buchungen z.B. Abgrenzung bzw. Auflösung derselben ! 

Konto Notizen sind nicht mit den einzelnen Buchungen verknüpft. 

Macht aber nix. Im Gegenteil, du sparst dir das nachträgliche Gefummel mit nachträglichem Verknüpfen.

Am grünen Eck siehst Du sofort, ob es bereits Notizen zum Konto gibt. Klick auf 1) zum bearbeiten ... 

Konto Notizen werden bei der Jahresübernahme mit "vorgetragen" 

Du kannst sie auch über Stammdaten | Notizen bearbeiten, ändern, löschen etc. 

Die Notizen vom Vor- bzw. Folgejahr bleiben unverändert - d.h. ich passe sie einfach gelegentlich an.  

nice  - oder ??   Dann bitte Kudo an ...  ah 😁 

Verknüpfung klappt übrigens nur in lokales DMS / Dok.Ablage nicht nach DUO

keine Ahnung warum. Hauptsache das passt bei Dir : Bingo!! 

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hey @metalposaunist 

ich war noch am texten, da warst Du scheinbar auch gerade noch aktiv. 

Ja stimmt, Deine Einschätzung mit der DATEV Tendenz alles in die Cloud zu konzentrieren verspürt man allerorts. 

Wieso dann mein Tipp nur ins lokale DMS führt - stammt vermutlich aus "alten Zeiten"

gruß Alexander

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@alexanderonline schrieb:

Wieso dann mein Tipp nur ins lokale DMS führt - stammt vermutlich aus "alten Zeiten"

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Würde ich so nicht sagen, wenn man das wirklich so klar dann trennt: Belege zum Buchen: DUO und sonstige Informationen so wie Du es beschrieben hast ins lokale DMS. Das macht ja Sinn 😊. Nicht, dass wir die DATEV KI noch durcheinander bringen, wenn dort Dateien landen, die kein Belegbilder zum Buchen sind 😬.

Da bin ich dann wieder zu wenig Buchhalter und mehr der ITler, der das durch die technische Brille sieht 😎. Danke Dir @alexanderonline - habe ich auch wieder was gelernt 👍.

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@metalposaunist  schrieb:

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@alexanderonline schrieb:

Wieso dann mein Tipp nur ins lokale DMS führt - stammt vermutlich aus "alten Zeiten"

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Würde ich so nicht sagen, wenn man das wirklich so klar dann trennt: Belege zum Buchen: DUO und sonstige Informationen so wie Du es beschrieben hast ins lokale DMS. Das macht ja Sinn 😊. Nicht, dass wir die DATEV KI noch durcheinander bringen, wenn dort Dateien landen, die kein Belegbilder zum Buchen sind 😬.

Da bin ich dann wieder zu wenig Buchhalter und mehr der ITler, der das durch die technische Brille sieht 😎. Danke Dir @alexanderonline - habe ich auch wieder was gelernt 👍.

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Ich werfe mal ein: die DATEV gibt im DUO-Default selber Belegtypen vor, die weder "Rechnungseingang" noch "Rechnungsausgang" sind - also möglicherweise "nicht buchungsrelevante Dokumente" (oder in DATEV-Sprech: "Sonstige", "ohne Belegtyp", "Kasse" usw.) [siehe bspw. Belegtypen im Belegtransfer].

Aus meiner Sicht macht es keinen Sinn, den Ablageort für diese Dokumente strikt zu trennen. Trennen (Teil in DUO, Teil in DMS/DokOrg) macht ja auch nur in wenigen bestimmten Szenarien Sinn (Stammakte hat für mich nichts in DUO zu suchen, durchaus aber im Dateisystem der Kanzlei). 

Übrigens zum Topic: das Rückschreiben macht ja durchaus Sinn, weil im Prinzip eine Bearbeitung stattgefunden hat (Dokument wurde verknüpft). In DMS wäre das aufgrund der Revisionssicherheit unproblematisch. Mit der DokOrg kenne ich mich (hier darf man aussuchen ob "leider" oder "Gott sei Dank") nicht aus.

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Wenn ich digitale Belege aus DUO und DokOrg in KRWE auswählen kann, nutze ich auch diese Auswahl-Möglichkeit.

Eine Buchung mit einem dig. Beleg verknüpfen ist dann der korrekte Weg für mich. Ein Hyperlink über Kontonotizen ist ja dann auch schon wieder eine Lösung für IT-affine Buchhalter und nichts für die Praxis.

Und wenn in den Dokumenteneigenschaften extra Beleginformationen wiedergegeben werden, kann man dorthin auch ein Buchungsdatum übergeben.

Die nachträgliche Änderung des Belegdatums in der Dokumentenablage hinsichtlich des übergebenen Buchungsdatums aus KRWE erscheint mir nicht nachvollziehbar. Das eine hat mit dem anderen nichts zu tun.

Wo Datev mal hinwill interessiert mich dabei herzlich wenig. Solange die Auswahlmöglichkeit des Belegursprunges gegeben ist, muss auch korrekt die Buchungsinformation übergeben werden.

Nochmal konkret als Beipiel:

Ich habe einen Darlehensvertrag vom 15.12.2020 unter dem Mandanten in der Dokumentenorganisation abgelegt. Im Anhang des Darlehens ist ein Zins- und Tilgungsplan.

Wenn nun jedes folgende Jahr am 31.12. die Zinsen und Tilgungsbuchungen mit dem digitalen Beleg Darlehensvertrag verknüpft werden und standardmäßig auch Beleginformationen übergeben werden (es gibt ja auch Belege aus DUO) dann ändert sich das Belegdatum des Darlehensvertrages jedes Jahr in der Dokumentenablage. Das ist doch ...

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Hallo "Erickbler",

stehe vor den selben Problemen (keine Nutzung von DUO)

Habe es auch schon damit versucht, das Dok mehrfach abzulegen und mir dafür eine extra Datei angelegt, die

wiederholt ins DATEV gezogen wird - dann passen die Daten.

Funktioniert aber nur bei einer überschaubaren Anzahl von Buchungen bzw. Dokumenten.

Vergrößert auch das Datenvolumen (was bei eigenen Servern kein Problem ist)

Die vorgeschlagene Verlinkung finde ich gut. Nutze auch oft die Notizmöglichkeit, deshalb werde ich das gleich mal testen. Aber was ist, wenn das DMS aufgeräumt/archiviert oder wie auch immer verändert wird - zieht der Link mit um ?

Nach meinem IT-Verständnis nicht.

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hallo @clivia 

freut mich, wenn dir der Tipp gefällt

... das Dok mehrfach abzulegen ...

wäre schon OK - finde ich aber schlicht zu umständlich & fummelig.

Bei mir handelt es sich meist um "Dauerbelege". Abschläge Stadtwerke, Darlehen Tilgungsplan etc.   

da brauche ich wirklich nicht bei jeder Buchung einzelnen Beleg (gibt´s ja oft gar nicht) stattdessen aber den Vertrag, als Grundlage was auch immer) 

Den Darlehensvertrag habe ich als Beleg in DUO bei der ersten Buchung (Bank an Darlehen) . Für die Raten ggf. jahrelang den gleichen Tilgungsplan ggf. in der Notiz. 

(....)  Aber was ist, wenn das DMS aufgeräumt/archiviert oder wie auch immer verändert wird - zieht der Link mit um ?  Nach meinem IT-Verständnis nicht.

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DMS/Dok.ablage aufräumen: kein Problem, mach nur. Der Link zieht zwar nicht um - klappt trotzdem! 

Du kannst Den Beleg verschieben, das macht gar nix, der Link funktioniert weiterhin. 

Bis in den Papierkorb - danach (ausleeren = löschen) dann allerdings nicht mehr. 

Die sog. GUID (das ist die lange, im Sreenshot oben in blaue Buchstaben&Zahlenreihe) führt zuverlässig zu genau einem einzigen Bild bzw. Beleg. 

@erickibler  3 mal klicken = IT affine Lösung?  Denk ich mal drüber nach! 

(Später -  muss noch eben Papierrolle wechseln bei meiner Rechenmaschine 🙄 )

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Hallo alexanderonline,

leider bin ich bei meinen Versuchen nicht weit gekommen. Im Rechnungswesen V9.27 gibt es eine derartig vielfältige Notiz nicht (eventuell noch irgendeine Einstellung vornehmen ?)

Bei mir ist das Feld verdammt primitiv gegenüber der oben gezeigten Copy - leider

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hey @clivia , 

hoops lese ich jetzt erst:  Du bist ja noch nicht viel weiter. 

Version ??  irgendwer muss ja Schuld sein  .... nee daran liegts wohl nicht.   

Vielleicht an  ... Deinem IT Verständnis ?  Sorry  - konnte ich mir nicht verkneifen  🤔

Schau noch mal auf meinen Bildschirmausschnitt oben!  Der Ausschnitt stammt vom "Belege buchen"

Folge dem gekrakelten Pfeil mit der EINS  / Notiz Button (= das kleine PostIT Zettelchen ! )

Alternativ übers Hauptmenü: Stammdaten | Konto Notizen

Du bist irgendwo falsch abgebogen und gelandet bei Details und Zusatzinformationen. 

klingt fast genauso! 

OK &  neuer Versuch !  😁 

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Hallo Alexanderonline,

Du hast recht - das Problem sitzt meist vor dem Rechner. Ich nutze die Notiz sehr häufig und war da wohl zu schnell.

Habe jetzt auch ohne Abbiegung das Ziel gefunden und meine Eintragungen gemacht.

Geht schnell und problemlos - feine Sache.

Aber eigentlich schade, dass das mit der Notiz nicht genauso funktioniert. Damit wäre ein Belegproblem, was viele bemängeln, zum Teil erledigt: Belege - aus welchen Gründen auch immer - noch hinzuzufügen.

Danke für den guten Tip

und noch einen schönen Tag

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ich würde mich über eine Rückmeldung von @datev freuen.

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Gibt es hier neue Erkenntnisse der Datev? Wenigstens eine Rückmeldung kann man doch erwarten?

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Hallo @erickibler ,

entschuldigen Sie bitte die späte Rückmeldung. Wir haben uns zu diesem Thema, vorab mit den entsprechenden Produktverantwortlichen ausgetauscht.

Beim Zurückschreiben der Buchungsinformationen, werden sowohl bei Belegen aus Belege online als auch bei Belegen aus DMS/Dokumentenablage die Buchungsinformationen in die entsprechenden Felder zurückgeschrieben.

Dies betrifft nicht nur das Dokument-/Belegdatum, sondern z.B. auch die Informationen zu den Kostenstellen oder die Beleg-/Rechnungsnummer. Hier hat sich nichts geändert.

So können die Belege leichter anhand der Buchungsinformationen gefunden, sortiert oder gefiltert werden.

Aber Sie haben natürlich Recht, Ihr Szenario wird bei diesem Zusammenspiel nicht richtig unterstützt.

Wie Sie am Beispiel von Verträgen (z.B. Darlehensverträge) gezeigt haben, können hier das Dokument-/Belegdatum vom Buchungsdatum abweichen, wenn Sie den Vertrag z.B. mit den Buchungen der jährlichen Zinszahlungen verknüpfen.

@alexanderonline  und @clivia haben bereits beschrieben, welche zwei Möglichkeiten Sie haben, um Ihr Szenario abzubilden:

•  Kontonotiz erfassen und den digitalen Beleg verknüpfen
•  Beleg mehrfach in DMS/Dokumentenablage ablegen (wobei hier natürlich trotzdem beim Zurückschreiben   der Buchungsinformationen das Vertragsdatum mit dem Buchungsdatum überschrieben werden würde)