Faktura Programm Ausblick 2025

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Guten Tag,

aktuell haben wir ein Rechnungsprogram mit dem wir unseren Kunden die Rechnungen zusenden per PDF. Wir haben schon das Modul Verkauf von Datev probiert, aber dies kann leider keine periodisch wiederkehrende Ausgangsrechnungen.

Beispiel: Für Kunde X wird jedes Jahr vom 01.11. bis 31.03. automatisch eine monatliche Rechnung erzeugt (Winterdienstleistungen). Welche Software kann sowas umsetzen? Aktuell ist es so das in unserem Fakturaprogram alle Aufträge automatisch per Knopfdruck zum Beispiel am Monatsende alle Rechnungen erzeugt. 

Wie geht man sowas an? Wie findet man Faktura-Softwareanbieter die die neuen Standards ab 2025 erfüllen?

Danke

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@griller schrieb:

Welche Software kann sowas umsetzen?

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Weil es DATEV nicht kann; ich Dir aber eine mögliche Lösung geben möchte, wozu ich in die Werbungshölle komme: easybill. Gfg. auch mal bei OrgaMax schauen. Oder, wenn's auch Eingangsrechnungen verbuchen soll: lexOffice. 

Hier kommt's auf die zahlreichen, kleinen Detailanforderungen (außerhalb der automatisch wiederkehrenden Rechnungen) an. 

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@griller schrieb:

Wie findet man Faktura-Softwareanbieter die die neuen Standards ab 2025 erfüllen?

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Jedes potentielle Programm bzw. den Anbieter auf die E-Rechnung ansprechen und deren Antwort abwarten. Tut er sich schwer mit und will es bis 2028 anbieten, würde ich Abstand nehmen und Alternativen suchen, die ab 01.01.2025 das schon können.  

Bitte auch von Einmalkaufsoftware Abstand nehmen. Software ist nie zu Ende entwickelt, muss nach §§§ aktualisiert werden und von irgendwas müssen Menschen und Programmierer leben. Die Kohle vom Einmalkauf müsste dann nach wenigen Jahren beim Anbieter verbraucht sein. 

Und nach Möglichkeit eine Cloud Software aussuchen, die nur im Browser läuft / nur den Browser braucht, wenn es kein dickes ERP/CRM sein muss. Wobei man da auch WeClapp sich einmal anschauen kann. 

Wenn ich jetzt für Beratung gesperrt werde, sterbe ich wenigstens rühmlich und stilvoll 😅.

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@griller  schrieb:

Guten Tag,

aktuell haben wir ein Rechnungsprogram mit dem wir unseren Kunden die Rechnungen zusenden per PDF. Wir haben schon das Modul Verkauf von Datev probiert, aber dies kann leider keine periodisch wiederkehrende Ausgangsrechnungen.

DAS wünschen sich extrem viele! In Auftragswesen next soll es Ende 2024 kommen^^ 

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Danke für die schnelle Antwort!

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Das wäre fein. Das ist das Tool was sich tausende User wünschen denke ich. hast Du eine Quelle wo Datev das schreibt?

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@griller schrieb:

hast Du eine Quelle wo Datev das schreibt?

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Verlass Dich da bitte nicht drauf und fang erst gar nicht an zu warten. Seit 8 Jahren wünschen sich DATEV Anwender Abschlagsrechnungen. Und wie willst Du wiederkehrende Rechnungen schreiben, wenn das nicht zu 100% automatisiert möglich ist, weil ein SMTP Server in der Cloud fehlt? individuellen SMTP Server in der Cloud

Gut, okay. Der Kommt nicht, weil ja ab 2025 die E-Rechnung kommt. Dann schickst nicht Du Rechnungen raus, sondern die DATEV in deinem Namen mit der E-Mail Infrastruktur der DATEV mit 1 Absender. Kann man nur hoffen, dass im E-Mail Text etwas von Dir findet, damit man Exchange Online Regeln bauen kann. Wenn man 20 Lieferanten hat, die alle nur von 1 E-Mail Adresse kommen, wird's schwierig da was zu routen. 

Und: Wenn der Kunde sagt, die E-Rechnung sei nicht angekommen: Du musst Stand heute manuell die E-Mail über dein lokales E-Mail Programm verschicken, weil es online keinen Button bei DATEV gibt. Dann ist der Absender aber nicht mehr DATEV, sondern doch Du und die Regel beim Empfänger fällt auf die Nase. E-Rechnung nochmal versenden aus Auftragswesen nex... Und hast Du nur die M365 Apps in der Cloud gebucht, musst Du dann das Exchange Postfach via Thunderbird POP3 verbinden, damit Du eine EML Datei irgendwie verschickt bekommst, wenn Du nicht die PDF als solche nur herunterlädst und sie bei Outlook im Web wieder anhängst. 

So viel zu Automatisierung und KI in dem Bereich ... 

Lass die Finger davon. Damit wirst Du nicht glücklich und hast mehr Probleme als heute.  

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Und wenn der Strom weg ist braucht man vielleicht auch gerade noch Benzin für das Notstromaggregat. Also besser auch da gleich auf Solartechnologie setzen. Bitte aber auch an eine Speichermöglichkeit für den Fall der Verdunkelung wegen eines Sandsturms denken. Geht mit DATEV so alles nicht.

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Guten Tag @griller ,

in Datev Mittelstand Faktura können mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul Verkauf periodisch wiederkehrende Belege erstellt werden.

Folgendes Infodokument informiert hierüber  DATEV Auftragswesen: Wiederkehrende Belege als Vorlage anlegen und daraus regelmäßig Folgebelege erstellen 

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Dann ist das leider immer noch on-premises, braucht eine Wartung / Pflege und ist bei flexibler Nutzung im HomeOffice / mobil unterwegs IT-technisch sehr aufwendig. 

Aber wenn @griller nach einem Preis fragt: DATEV Mittelstand Zusatzmodul Verkauf Ich mach's Dir mal mit 1 Klick einfach. 

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Danke Frau Pohl,

das Modul verkaufen haben wir bereits aber es bringt nicht das was wir brauchen. 

Bsp: Es soll von 11/24 bis 03/25 jeden Monat eine Rechnung erzeugt werden. Genau das selbe auch in 11/25-03/26, dann 11/26-03/27. Also jeweils immer 5 Rechnungen (Winterdienstleistungen)

Das geht nicht oder?

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Hallo @griller ,

für jeden Zeitraum können Sie einen Wiederkehrenden Beleg erstellen. Die Rechnung wird sozusagen als Vorlage abgespeichert und mit einem Intervall versehen, z.B. monatlich --> damit lässt sich eine periodisch wiederkehrende Ausgangsrechnung erzeugen. In den wiederkehrenden Belegen kann dann per Knopfdruck für alle fälligen Belege der Folgebeleg (= "Echte" Beleg) erstellt werden.

Voraussetzung hierfür ist, dass das Zusatzmodul Verkauf tatsächlich installiert ist.

Gerne können Sie sich auch an unseren Programmservice wenden-> Service Auftragswesen (datev.de)

Viele Grüße aus Nürnberg 

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@Janika_Pohl schrieb:

In den wiederkehrenden Belegen kann dann per Knopfdruck für alle fälligen Belege der Folgebeleg (= "Echte" Beleg) erstellt werden.

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Das heißt, man muss bei wiederkehrenden Belegen doch manuell tätig werden und die Rechnung zumindest aktiv rausschicken? Andere Lösungen haben das zu 100% automatisiert. Die fertigen Rechnungen werden vollautomatisch via angebundenen SMTP-Server im Hintergrund verschickt. Es muss niemand mehr aktiv werden.   

Wie sagte ich auf LinkedIn? Auf die Details kommt es an. 

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Diese 100% Automatisierung setzt aber voraus, dass jeder Sachverhalt, der in eine Rechnung mündet, auch gleich bleibt. D.h. es gibt keine sich ändernden Leistungen, keine neuen Preise, keine neuen Steuersachverhalte, keine geänderten Kundenadressen usw.
Denn wenn doch, dann müsste der Anwender aber fix sein und vor dem nächsten automatisierten Versand noch schnell diese Rechnungsdaten aktualisieren.

Eine Rechnung herausschicken, ohne vorher nochmal gesichtet zu haben, ist - mit Verlaub - etwas gewagt.

Auftragswesen onPremise macht das mit den wiederkehrenden Belegen gar nicht mal ungeschickt. Definiert man sich seine wiederkehrenden Belege sauber mit nächster Fälligkeit und Abrechnungszeitraum, kann man mit einem Knopfdruck diese "jetzt fälligen" Belege generieren und bei Bedarf noch einmal sichten oder anpassen. Die Fälligkeit wird dann anhand des Abrechnungszeitraum automatisch hochgesetzt. Zudem findet eine Erinnerung an fällige Belege beim Start der Anwendung statt.

Sollten sich gewisse Daten einmal ändern (weiter oben angesprochen), kann man per Rechtsklick ("Stammdaten neu ermitteln") in der Liste der wiederkehrenden Belege diese neu ermitteln und in alle "Vorlagen" überführen.

Dieses Vorgehen erfordert zwar etwas mehr Zeit, hat aber den Vorteil, dass man noch manuell eingreifen kann. Interessant sind die wiederkehrenden Belege auch im Zusammenhang mit dem Thema E-Rechnung. Auch eine E-Rechnung kann als solch eine Vorlage definiert, zur Fälligkeit generiert und danach per "Massenversand" versendet werden, wobei "Masse" ein dehnbarer Begriff ist. 😉

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Wenn sich Anwender seit Jahren Abschlagsrechnungen wünschen, stellt sich die Frage, warum sie diese Funktion nicht bereits nutzen? Im Auftragswesen onPremise ist dies ohne weiteres möglich, mit flexiblen Abschlagsforderungen und am Ende einer zugehörigen Schlussrechnung, die nochmal alle bereits geleisteten Abschläge auflistet. Das so pauschal zu behaupten, es sei generell für DATEV Anwender nicht möglich, ist für mich schwierig.
Siehe Video: Abschlags- und Schlussrechnungen im Auftragswesen erstellen (datev.de)

Zum Thema E-Rechnungsversand: Ich hatte im Beitrag Lieferzeitangaben bei Auftragswesen auch schon etwas dazu geschrieben. Es geht beim Thema E-Rechnung um mehr, als um den reinen E-Mail Versand.
Aber selbst wenn wir mal beim E-Rechnungsversand über E-Mail bleiben. Die E-Mail, die über den e-invoice Mailserver der Datev gesendet wird, hat genügend Inhalte des Absenders, um diese mit Outlook Regeln in Postfächer einzusortieren. So enthält z.B. das Feld "von" den Unternehmensnamen, der in den Stammdaten hinterlegt ist.
Also in dieser Art: Musterküchen GmbH - versendet durch DATEV eG <e-invoice@datev.de>
Zudem befindet sich die Absender E-Mail Adresse, die in der E-Rechnung im Auftragswesen definiert wurde, im Textinhalt der E-Mail. Da findet man dann so etwas in der Art:

Detailinformationen sowie Zahlungsbedingungen entnehmen Sie bitte der Anlage. Rückfragen richten Sie bitte an
MusterkuechenGmbH@musterdaten.datev.de.

Somit ist es problemlos möglich, auch weiterhin über Regeln eine Einsortierung in Unterordner zu erreichen.

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@da_ron  schrieb:

Wenn sich Anwender seit Jahren Abschlagsrechnungen wünschen, stellt sich die Frage, warum sie diese Funktion nicht bereits nutzen? Im Auftragswesen onPremise ist dies ohne weiteres möglich, mit flexiblen Abschlagsforderungen und am Ende einer zugehörigen Schlussrechnung, die nochmal alle bereits geleisteten Abschläge auflistet. Das so pauschal zu behaupten, es sei generell für DATEV Anwender nicht möglich, ist für mich schwierig.

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Es wird sich die Funktion bewusst für das Onlineprogramm(!!!) gewünscht.

Sowohl aus Administrationsgründen, Hardwareanschaffungen und Pflege, mobilem Arbeiten, Datensicherung, Verknüpfung mit Unternehmen Online und nicht zuletzt des Preisunterschiedes der beiden Programme! 

Ein Mandant wartet händeringend auf diese Funktion damit er seinen Server wg. AW on Premise endlich ausschalten kann!