Mahnungen per E-Mail / Signatur

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Guten Morgen zusammen,

wir haben folgendes Problem und finden leider keinen Lösungsansatz.

Wir erzeugen in Kanzlei-Rechnungswesen die Mahnvorschläge und übergeben diese an Outlook als Entwürfe zum versenden.

In unseren Mahnungen haben wir pro Firma in Kanzlei-REWE für die E-Mail ein paar kleine Text-Zeilen entworfen, die in der Mail direkt ausgegeben werden. Funktioniert super und auch eine Text-Signatur ist mit vorhanden.

Allerdings wird in den Entwürfen im Outlook nochmals unsere Firmensignatur als HTML mit hinzugefügt.

Wäre erstmal nicht schlimm, wenn wir nur eine Firma wären. Wir sind aber 10 Firmen. Und da stimmt halt nie die Signatur die dazu gewählt wird. Vor allem da wir eigentlich gar keine bräuchten, da im Mailtext der Mahnung bereits die Signatur enthalten ist.

Und da ist jetzt unser Dilemma. In DATEV finde ich keine Einstellung, wo festgelegt ist, dass er im Outlook eine Signatur auswählen soll. Im Outlook sind zwar Signaturen angelegt, aber beim Erstellen der Nachricht ist eingestellt dass er keine Signatur standardmäßig hinzufügen soll. Was ja auch richtig ist. Wir wählen dann selbst aus, für welche Firma wir gerade aktiv sind.

Es ist auch so, dass beim Erzeugen der Mails vollkommen willkürlich eine Signatur hinzugefügt wird.

Heute kann es Signatur A sein und bei den morgigen Entwürfen kann es auf einmal Signatur B sein.

Das passiert auch nur bei den Mahnentwürfen die aus der DATEV übergeben werden. Normale Mails die man selbst über neue Mail erzeugt, sind von diesem Signaturproblem nicht betroffen.

Übersehe ich irgendwo eine Einstellung?

Welches Programm könnte hier der "Übeltäter" sein. K-REWE oder Outlook. Hatte diesen Fehler schon jemand oder kann diesen nachstellen? 

Wir sind über jeden Tipp dankbar.

VG

[#2]

Soweit mit bekannt (bei uns) ist die Signatur unter Outlook (DATEV SmartI) nicht kanzleiweit, sondern benutzerspezifisch.

Das bedeutet, dass die Signatureinstellungen pro Nutzer angepasst werden müssen. Wenn unter Outlook alle Signaturen gelöscht und gepflegt werden (bei allen Nutzern) und als Standardsignatur bei Neue Nachricht (ohne) eingestellt wird, sollte jede Mail ohne Signatur erstellt werden.

Dann muss allerdings bei eine Nachricht mit Signatur diese gesondert eingefügt werden. Abhilfe wäre z.B. ein spezieller Benutzer, der keine Signatur hat und über den nur die Mahnungen erstellt und versendet werden. 

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Hallo @ChrisW 

Idee: vor dem Mahnlauf die Signatur in den Outlook-Optionen temporär ausschalten oder auf die jeweilige Firma umschalten.

MfG, F.Lange

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Hallo,

dass die Einstellung benutzerspezifisch ist, ist bekannt.

Bei Neuanlage steht in den Einstellungen dass keine Signatur anhängt werden soll.

Dennoch wird beim Erzeugen der Mahnentwürfe aus DATEV heraus, eine Signatur von Outlook angehängt.

Aber irgendeine von den Signaturen die es in Outlook gibt.

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Also wenn mit temporär ausschalten gemeint ist, dass bei neuen Mails keine Signatur angehängt werden soll, dann machen wir das schon.
Das klappt aber nur, wenn man selbst eine neue Mail öffnet, dann ist auch keine Signatur in der Mail drin.

Allerdings die Mahnungen die über K-Rewe kommen und als Entwürfe abgelegt werden, da wird eine Signatur angehängt. Leider irgendeine von unseren Firmen.

[#6]

Hallo @ChrisW,

prüfen Sie bitte einmal die im Dokument  E-Mail-Signatur für Mahnungen, Avis und Saldenbestätigungen einstellen beschriebene Vorgehensweise: mit dem DATEV-Programm OfficeDiag kann eine Einstellung für die Verwendung der Outlook-Signatur getroffen werden.