Mahnwesen für den Mandanten per E-Mail

[#1]

Hallo,

ein Mandant hat bei uns angefragt, ob wir das Mahnwesen für Ihn übernehmen können. Grundlage soll unsere Buchhaltung sein. Für unsere Kanzlei nutzen wir bereits das Mahnwesen. Für den Einsatz des Mandanten stellen sich für mich folgende Fragen:

• Kann ich die das Layout der Mahnung an das bestehende des Mandanten anpassen?
• Sofern die Debitoren-Stammdaten gepflegt sind, kann ich die Mahnungen per Email an die Debitoren versenden?
• Wenn ja, welche Email-Adresse wird bei dem Versand angezeigt, kann eine Abweichende von der Kanzlei, also vom Mandanten, angegeben werden?

[#2]

Hallo Herr Müller,

wie erstellen und versenden Sie Ihre (Kanzlei)Mahnungen?

Ich drucke sie zähneknirschend aus und versende sie mit der Briefpost. Sehr ärgerlich, wie ich meine. Ein manueller Export als PDF mit anschließendem manuellem Versand per Email wäre möglich aber noch aufwendiger.

Auch eine Lösung, diese automatisiert als PDF in die DMS zum richtigen Mandanten zu überführen, fehlt mir.  

Beste Grüße

Thomas Klein

PS: Das Layout lässt sich anpassen, aber nur in einem sehr engen Rahmen.

[#3]

Wie die elektronische Rechnung per Email versendet wird,  versenden wir auch unsere Mahnungen per Email.

Per Post geht kaum noch was raus.

[#4]

Hallo Herr Müller,

hier die Informationen zu ihren Fragen:

1. Layout der Mahnungen anpassen:

Im Fenster Einstellungen Mahnformular (Mahnung markieren | Kontextmenü Einstellungen Mahnformular wählen) können Sie allgemeine Einstellungen zum Layout einer Mahnung treffen (z. B. Wahl der Formularvariante, der Sprache und der Schriftart).

Zudem können Sie hier auch ein Hintergrunddokument in das Mahnformular einbinden (z. B. Briefkopf des Mandanten).

Informationen hierzu finden Sie in den Dokumenten:

Dokument 9218699 - Einstellungen für das Mahnform... - LEXinform/Info-DB (datev.de)

Dokument 9218700 - Einstellungen im Mahnwesen für... - LEXinform/Info-DB (datev.de)

2. Mahnung per E-Mail versenden:

Dokument 9218704 - Mahnungen als E-Mail ausgeben - LEXinform/Info-DB (datev.de)

Voraussetzungen:

- gültige E-Mail Adresse in den Debitorstammdaten

- Ausgabeziel „E-Mail“ vergeben

Alternative 1 „Ausgabeziel für alle Debitoren festerlegen:

unter Stammdaten | Debitoren | Mahnstammdaten | Kategorie Umfang und Varianten E-Mail als Standardausgabe Weg hinterlegen.

Alternative 2 „Ausgabeziel E-Mail für bestimme Debitoren festlegen:

Stammdaten | Debitoren | Debitorenstammdaten | Registerkartekorrespondenz

- Ausgabe der Mahnungen per E-Mail anstoßen:

Im Fenster Mahnungen ausgaben auf die Schaltfläche „wie Ausgabeziel“ klicken.

Wenn die Schaltfläche wie Ausgabeziel nicht angezeigt wird, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Drucken am PC, wählen aus der Liste den Eintrag wie Ausgabeziel und klicken dann auf die Schaltfläche wie Ausgabeziel.

HINWEIS:

Vor der Ausgabe stellt sich noch die Frage ob die Mahnungen direkt versendet werden sollen (Standardeinstellung) oder vorab im Entwurfsordner von Microsoft Outlook abgelegt werden sollen.

Wenn Sie Microsoft Outlook nutzen empfehle ich Ihnen die Ablage im Entwurfsordner.

Dies hat folgende Vorteile:

• Es wird ein separater Unterorder "DATEV Mahnwesen" unter dem Entwurfsordner gebildet
• Die Mahnungen können trotzdem in einem Rutsch versendet werden (Alle Mahnungen markieren | In Outlook die Registerkarte DATEV wählen | auf Addin „markierte Mails senden“ klicken)
• Verschlüsselungsmechanismen in Microsoft Outlook können genutzt werden.
• Die Standardsignatur von Outlook wird verwendet.
• Sie erhalten keine Outlook-Sicherheitsmeldung, da die E-Mails nicht direkt versendet werden (dies ist meist bei der Standardeinstellung so)

Um die Ablage im Entwurfsordner zu aktivieren wählen Sie im Menü Extras | Einstellungen | Registerkarte E-Mail und aktiveren den Button „Ablage im Entwurfsordner“.

Die Einstellung kann nur von einem Administrator vorgenommen werden.

3. Absender E-Mail Adresse

Die Mahnungen werden von der E-Mail-Adresse gesendet, die als Standardadresse in Outlook hinterlegt ist.

Eine Abweichende E-Mail Adresse kann nicht angegeben werden.

Sollen die fertigen Mahnungen direkt vom Mandanten versendet werden, besteht noch folgende Möglichkeit:

Voraussetzung: Ablage der Mahnungen im Entwurfsorder

Statt die E-Mail Entwürfe zu versenden, legen Sie eine neue E-Mail an. In die neue E-Mail ziehen Sie alle generierten Entwürfe als Anhänge in die neue E-Mail. Diese schicken Sie an Ihren Mandanten. Ihr Mandant kann die Anhänge (und damit die einzelnen E-Mails an seine Debitoren) öffnen und versenden.

Grüße aus Nürnberg

Nina Meyer

DATEV eG

[#5]

Hallo Frau Meyer,

aktuell versuche ich vergeblich Mahnungen per Mail über den Entwurfsordner zu senden.

Ich erhalte Fehlermeldung #REB22076

Zu dieser gibt es keinen passenden Eintrag im Datev Hilfe-Center.

Haben Sie eine Idee woran das liegen kann?

Den Funktionstest wie in Dok.-Nr.: 1018208 habe ich erfolgreich durchgeführt.

Mit freundlichem Gruß

niederrheiner

[#6]

Hallo @niederrheiner ,

aus der Ferne kann ich leider nicht beurteilen warum es zu einer Fehlermeldung kommt.

Zur Fehlernummer finde ich wie Sie bei uns auch nichts im System.

Daher benötigen wir weitere Informationen, wie z. B. den genauen Fehlerbericht aus der Meldung.

Wenden Sie sich daher an unseren Programmservice Rechnungswesen (Dok.-Nr.: 1071593 - Servicekontakt anlegen). Am besten sie hängen den Fehlerbericht aus der Meldung gleich an den Servicekontakt. 

Grüße

Nina Meyer

[#7]

Die fertigen Mahnungen sollen direkt vom Mdt. versendet werden

Hallo Frau Meyer, 

ich bin Ihren Ausführungen gefolgt und hurra es hat alles geklappt. ABER:

bei dem aller letzten Schritt komme ich nicht weiter. Ich habe alle E-Mail Entwürfe genieren lassen. Ich habe die generierten Anhänge in eine neue Mail an den Mdt. reingezogen und dieses Mail mit den Anhängen dann an den Mdt. versendet.

Der Mdt. öffnet jetzt einen Anhang und kann diesen aber nicht bearbeiten und versenden. 

Er hat nur die Möglichkeit antworten / weiterleiten ....  er kann aber die Mail nicht öffnen. 

Mir ist aufgefallen das der Anhang schreibgeschützt war. Also nochmals alles von vorne mit den Optionen "privat" unverschlüsselt an den Mdt. geschickt - das Gleiche er kann den Anhang nicht einfach öffnen und versenden.

Was machen wir falsch? 

Ich bekomme es einfach nicht so hin wie Sie es beschrieben haben, Anhang lässt sich öffnen aber nicht bearbeiten.

Wenn ich es bei mir probiere kann ich den Anhang in dem gesendeten Mail an den Mdt. bearbeiten.

Vielen Dank für eine zeitnahe Hilfe 

Bettina Espejo 

[#8]

Halllo @BE1,

dass bei angehängten Entwürfen der Sende Button inaktiv / ausgegraut ist, ist ein Standard Verhalten von Microsoft Outlook. Das können wir leider nicht ändern.

Es gibt folgende zwei Möglichkeiten wie ihr Mandant die angehängten Entwürfe versenden kann:

Alle Entwürfe aus der Mail in den eigenen Entwurfsordner ablegen und daraus versenden:

Drag & Drop funktioniert hier am besten, um dies schnell und einfach zu erledigen; wählen Sie dazu den Anhang im Lesefenster an, klicken Sie ihn an und halten Sie die Maustaste gedrückt, bis sie ihn im Ordner Entwürfe „fallen lassen“.

Wenn Sie die Mail jetzt im Ordner Entwürfe öffnen, ist die Schaltfläche Senden aktiv und Sie können die Mail versenden.

Funktion Weiterleiten in den Schnellzugriff legen und darüber die angehängten Entwürfe versenden

eine andere Möglichkeit ist, dass Sie die Schaltfläche Weiterleiten in Ihre Symbolleiste für den Schnellzugriff ziehen.

Wenn sie dann den angehängten Entwurf öffnen, wird der Button Weiterleiten automatisch eine Kopie des Entwurfs erzeugen, die Sie versenden können (ohne das Präfix FW: vor dem Betreff oder eine Nachrichtenkopfzeile).

1. Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil auf der rechten Seite der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie Weitere Befehle.
   Eine andere Möglichkeit wäre es, diesen Pfad anzuwählen: Datei – Optionen – Symbolleiste für den Schnellzugriff.
2. Wählen Sie Weiterleiten aus der Liste Häufig verwendete Befehle an.
3. Klicken Sie den Button Hinzufügen >> .
4. Klicken Sie OK, um zum geöffneten Entwurf zurückzukehren.

 - oder - 

Anhang anklicken und STRG + F (Tastenkürzel für Weiterleiten Funktion) drücken

Ich hoffe ich konnte Ihnen weiterhelfen.

Grüße

Nina Meyer 

DATEV eG

[#9]

Hallo Frau Meyer,

diese Beschreibung finde ich an sich schon super. Aber kann man in DATEV REWE auch je nach Mahnstufe entscheiden, wie das schreiben erstellt wird?

ich finde es immer sinnvoll mehrere Wege zu nutzen. Also bei den Stufen 1 und 2 die Mahnungen per eMail zu versenden und ab Stufe 3 Briefe zu erstellen, somit ist der Fall, dass die Mahnungen nicht den richtigen Empfänger erreichen deutlich verringert. 

Aber geht das überhaupt in DATEV Rewe?

Vielen Dank und viele Grüße

Wolfgang Häckel

[#10]

Hallo @WHaeckel,

das Hinterlegen unterschiedlicher Ausgabeziele pro Mahnstufe ist nicht möglich - das Ausgabeziel wird pro Debitor hinterlegt und gilt dann für alle Mahnstufen.

Ein entsprechender Wunsch liegt uns bereits vor, ist aber aktuell nicht zur Umsetzung vorgesehen.

Alternativ können Sie in der Mahnvorschlagsliste z. B. für alle Mahnungen der Stufe 3 über die rechte Maustaste Mahnungen bereichsweise ändern auswählen und dort für alle markierten Mahnungen ein abweichendes Ausgabeziel hinterlegen.

[#11]

Ich möchte unser Mahnwesen digitalisieren. Ich möchte die Mahnungen erst im Entwurfsordner haben. In den Extras ist dieses Feld ausgegraut - wie lässt sich das ändern?

2. ) Bei den Mahnungen per Mail soll der Briefbogen in der PDF ausgegeben werden. Im Druck haben wir feste Briefbögen. Wie lässt sich das einstellen? Ich habe jetzt im Formular PC-schmal den Briefbogen hinterlegt. 

[#12]

Hallo @SvenJanning,

die Einstellung unter Extras | Einstellungen | E-Mail kann nur vom Administrator geändert werden. Die hinterlegte Einstellung gilt anschließend kanzleiweit. 

Sie können für das Mahnformular ein Hintergrunddokument neu gestalten oder Vorlagen (z. B. als Word-Datei, Bilddatei für das Logo) importieren und nachbearbeiten. Das hinterlegte Hintergrunddokument wird bei der Ausgabe als PDF verwendet.

Wie Sie das Hintergrunddokument im Mahnwesen einbinden und gestalten können, erfahren Sie im Dokument  Hintergrunddokument für das Mahnformular / Avisformular / Saldenbestätigungsformular erstellen oder importieren.

[#13]

Wenn ich ein Bild im Hintergrund anlege, wird das ebenfalls gedruckt - nicht nur im PDF, sondern auch auf dem Papier. Was mache ich falsch?

[#14]

EDIT: Falsch gelesen.

[#15]

Hallo @SvenJanning,

dazu verweise ich auf meine Antwort in diesem Beitrag: https://www.datev-community.de/t5/Betriebliches-Rechnungswesen/Mahnwesen-per-eMail-und-Post-Formular/m-p/399092.

(Vermeiden Sie aus Gründen der Übersichtlichkeit bitte grundsätzlich Doppel-Postings.)

Besteht dieses Problem noch, wenn Sie die Ausgabe per Druck und per E-Mail getrennt mit unterschiedlichen Mahnformularen durchführen?

[#16]

Nein, ich hätte mir aber gewünscht, dass bei der Ausgabe per Mail ein anderes Formular genommen wird als beim Ausdruck.

[#17]

Hallo,

auch wir wollen für einen Mandanten die Mahnungen via E-Mail versenden und stehen vor dem Problem, dass in der E-Mail nur der zu zahlende Betrag steht aber bspw. nicht die dazugehörige Rechnungsnummer.

Wie können wir die Mailtexte entsprechend ändern?

Gruß

Andreas

[#18]

Hallo @AndreasSt,

Detailinformationen zur Rechnung wie z. B. die Rechnungsnummer stehen als Variable für den E-Mail-Text nicht zur Verfügung.

Ein entsprechender Wunsch, die Rechnungsnummer und weitere Variablen als individuelle Felder in die E-Mail einfügen zu können, besteht bereits; ich habe für Sie eine Nennung hinzugefügt.