Im Jahr 2021 wurde beschlossen auch die Buchhaltung auf DATEV umszustellen.
Ziel des Aufwandes: Nutzung einer Oberfläche für alle Bereiche in der Kanzlei.
Der Grundgedanke
1. Zugriff auf Daten der Buchhaltung aus allen Steuerprogrammen
2. Pflege der Mandantendaten nur noch in einer Anwendung
3. Digitalisierung der Buchhaltungen
usw.
zu 1: Der Bedarf wurde am Anfang Corona-Krise erkannt; es wurden Tage damit verbracht, Buchhaltungsdaten aus dem bis dahin genutzten Programm aufzubereiten und über den Schreibtisch dem Kollegen mit den Antragsformularen zuzurufen.
zu 2: darüber muss ich nicht viel sagen, Pflege der Stammdaten wurde sowohl im alten als auch im neuen Programm nicht mit besonderer Hingabe durchgeführt.
zu 3: Ziel ist es, die Mehrheit der Mandanten auf UO umszustellen. Ausnahme die Herrschaften, welche noch mit Schreibmaschine und im besten Fall einem Faxgerät arbeiten.
Nach nun einem Jahr das Resümee.
Generell gilt zumindest für mich: Mein Wissen habe ich mir in stundenlangen Internetrecherchen bei diversen Anbietern zusammengesucht. Dokumentensuche bei Datev oder Lernvideos habe ich mir nur im äußersten Notfall angetan, da die Suche nach dem richtigen Thema sehr aufwändig ist, auf der Couch mit Tablet in den meisten Fällen gar nicht möglich. Aber: Community war auch große Hilfe - vielen Dank dafür!
Lernvideos:
Hier eine Erfahrung vom Jahresanfang: Lt. GL haben wir die Flatrate für Lernvideos. Da ich überwiegend Löhne bearbeite war die Einführung des verpflichtenden AG-Anteils bei der bAV für mich von oberster Priorität, um die entsprechenden Einstellungen und Berechnungen richtig vornehmen zu können.
Also - Lernvideo gesucht - gefunden und bestellt. Die Arbeiten konnten danach auch ohne Probleme ausgeführt werden.
Problem: kurz danach erhielt ich einen Anruf von GL warum ich ein Lernvideo (99 €) bestellt habe, da es offensichtlich (auf den ersten Seiten) der Monatsrechnung aufgeführt war.
Leider habe ich keine Ahnung, ob gerade dieses Lernvideo aus dem Pool der Flatrate ausgeschlossen war. Und da ich noch nie eine komplette Rechnung der DATEV gesehen habe, weiß ich auch nicht, ob irgendwo am Ende der Rechnung diese Kosten auf Grund der Flatrate wieder in Abzug gebracht wurden.
Ergebnis: seit diesem Zeitpunkt habe ich keine Lernvideos mehr bestellt.
REWE:
Der Datenübertrag aus dem alten System nach DATEV REWE hat in den meisten Fällen super geklappt. Hier muss allerdings gesagt werden, dass der zuständige DATEV-Mitarbeiter sich auch wirklich sehr viel Mühe gemacht hat.
Nachdem die ersten Buchhaltungen eingespielt waren, kam die erste Schulung in REWE. Auch hier muss ich sagen, die Referentin war sehr kompetent. Wurde leider in einigen Punkten von GL ausgebremst.
Nach fast einem Jahr kann ich sagen - es läuft. Zwar hängt immer noch der eine oder andere Ablauf, aber die Probleme nehmen mit zunehmender Übung ständig ab.
Stammdaten:
Hier hat sich auch einiges getan, noch immer nicht zu 100 % zufriedenstellend, aber immerhin so, dass 90 % der Kontaktdaten stimmen.
Digitalisierung:
Ein Grauen - teilweise hausgemacht aber auch Probleme mit DATEV.
1. Problem:
Ansprechpartner bei DATEV:
Es ist fast unmöglich, jemanden zu finden, der genau für ein aktutes Problem zuständig ist. Ja, es kann nicht jeder alles wissen, aber die "Fachsimpelei" bei DATEV ist schon nervend.
Hat man nach langer Sucherei endlich jemanden zum Thema am Telefon (und das in den meisten Fällen nur gegen Gebühr!) und fragt noch nach einem Thema, welches das gerade bearbeitete Programmfenster verlässt - ist das Gegenüber mit seiner Weisheit in den überwiegenden Fällen am Ende. Verzweifelt bekommt man noch ein paar Dokumentennummern an den Kopf geklatscht, bei denen man nachlesen soll. Diese Dokumente könnten mittlerweile schon ein ganzes Aktenzimmer füllen, wenn sie alle noch gedruckt werden müssten.
Warum kann Datev nicht simple Work-Flow's für wichtige Themen erstellen?
Warum muss zu jedem Thema ein Roman geschrieben werden?
Und: Warum muss gerade in einer Umstellungsphase - bei der wahrlich genug Geld an DATEV fließt - für jede Frage eine kostenpflichtige Terminvereinbarung - mit einem hoffentlich kompetenten Gegenüber - getroffen werden?
Leider hatten wir, was z. B. die EO betrifft nicht die hellste Kerze am Leuchter erwischt. MA mag wohl in seinem Resort sehr viel Wissen angehäuft haben, hatte aber rethorisch und technisch (Online-Schulungen) nicht unbedingt den vordersten Platz erreicht.
3. Digitalisierung der Buchhaltungen
Hier sind wir nach einem Jahr so ungefähr bei 5 %!
- Belege online: nutze nur ich (der Rest der Kolleginnen und GL weiß noch nicht mal was das ist!)
Buchungsbelge werden fleißig in DMS gespeichert!
- Unternehmen online: ist bei 90 % meiner Mandanten zumindest für meine Arbeit eingerichtet und wird auch von mir genutzt - Zeitaufwand am Anfang sehr hoch. Nach mehreren Monaten läuft die Sache.
Problem: Rechteverwaltung online!!!!!! - Das Buch mit 7 (nein mindestens 100!) Sigeln!
Trotz mehrmaliger Gespräche mit GL und DATEV ist es immer noch nicht gelungen die Rechte für mich als Admin für die Rechtevergabe der Mandanten freizuschalten.
Der Versuch bei einem Mandanten im Zuge der SmartLogin-Bestellung über MyDATEV die Rechte freizuschalten endete in einer Mail mit Rechtevorschlägen mit Link die ich an den Admin (GL) geschickt habe. Dort schlummert diese Mail irgendwo in den restlichen Mails von mir. Ich denke, auch wenn der Link geöffnet wird ist das immer noch nicht das Ende der Fahnenstange und es muss noch in hunderten Fenstern ein Hökchen gesetzt werden und funktioniert dann immer noch nicht.
Genau dieser Mandant (jung, dynamisch, Generation Smartphone) scharrt schon mit den Hufen und will endlich seine Buchhaltung hochladen und die Kasse führen!
Ich habe jetzt beschlossen, nichts mehr dahingehend zu unternehmen.
Sollte die GL in einigen Jahren soweit sein, die Dringlichkeit von UO zu erkennen nehme ich gerne die Einweisung meiner Mandanten in die Hand, wenn ich dann nicht schon in Rente bin.
Schon heute habe ich meine "digitalen" Mandanten soweit, dass sie Ihre Belege nach dem geplanten System in UO aufbereiten, mir die Unterlagen aber entweder als ZIP-Datei oder über eine Online-Platform zur Verfügung stellen.
Ich lade dann die Dateien in UO hoch und mache meine Arbeit.
Ach ja, die Kosten werden derzeit von GL als gegeben hingenommen, da sie sich wohl der Tatsache bewusst sind, dass es "am Kopf ...."
Sorry, dass es so viel ist, aber es musste einfach mal von der Seele geschrieben werden.
Und das in der heutigen Zeit ....
aber es beruhigt mich, gestern in einem Bericht zum Stand der Digitalisierung der deutschen Behörden die Einstufung "auf Höhe Kasachstan" gehört zu haben.
Ich fühle mich auf Höhe "Mars" - wobei dieser auf Grund von diversen menschlichen Besuchen wohl schon weiter digitalisiert ist.
Liebe Grüße
eine "depressive Buchhalterin"
