DATEV Prozessbeschreibung im Rahmen der Wirtschaftsprüfung

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Guten Abend allerseits,

im Rahmen der Wirtschaftsprüfung wird bei uns nach Prozessbeschreibungen genutzer Software, Tools, etc. gefragt. Musstet ihr auch schon derartiges vorlegen?

Nun kam mir die Idee, dass ich ja das Rad nicht neu erfinden muss, wenn nicht vielleicht schon jemand eine Zusammenfassung über DATEV geschrieben hat oder DATEV selber zu diesem Zwecke etwas bietet.

Unsere Arbeit ist die klassische, wir arbeiten mit Datev Rechnungswesen, übertragen Dokumente zu DUO und bedienen uns von dort, um inhouse zu buchen.

Hat vielleicht jemand eine allgemeine Beschreibung griffbereit, die ich als Grundlage verwenden darf? Dann könnte ich mir einen Großteil der Arbeit, was DATEV betrifft, sparen. Ihr wisst ja sicher, sollte am besten alles schon gestern fertig sein. 😉

Nette Grüße

Katherina

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Moin Katherina,

vorausgeschickt, ich bin in der WP nur der Mann für die IT-Prüfung.

Dort allerdings interessiere ich mich brennend für Prozessbeschreibungen.

Ich verstehe Sie so, dass Sie Mandant sind.

Als Mandant müssten Sie auch Datenschutzunterlagen besitzen. Beispielsweise die TOM (technische und organisatorische Maßnahmen). Mit denen können Sie bereits vieles an Fragen bedienen. 

Die Prozessbeschreibungen, da müssen Sie auch eine Beschreibung des Weges der Rewe-Daten haben. Das kann ganz einfach sein: Hier kommen die Daten an und werden automatisch verarbeitet und gebucht. Es kann aber auch z.B. mit Übertrag durch Export von csv-Dateien und Import in eine andere Anwendung sein.

Das will ihr Prüfer sicherlich wissen. Wie ist ein solcher Prozess geregelt. Die Weitergabe über CSV-Dateien ist per se nicht schlecht. Ich kenne einige Prozesse, wo es gar nicht anders geht (Digitalisierung zum Trotz). Der Prüfer möchte aber halt wissen, welche Risiken für die Rechnungslegung ergeben sich aus diesem/diesen Prozess/en.

Sofern Sie noch nicht den Teil der Datev dokumentiert haben, würde ich an Ihrer Stelle auf die Dokumentationen der Datev verweisen ... und den Auftragsverbeitervertrag mit der Datev dazu legen.

Ich habe die ganze Zeit nach dem Wort gesucht, gerade ist es mir eingefallen: Sie haben sicherlich ein Verarbeitungsverzeichnis. Das sollten Sie dem Prüfer auch geben.

Und dann abwarten, was der Prüfer noch wissen möchte, oder ob es ihm reicht.

Ja, es muss inzwischen viel dokumentiert werden. Hat auch seinen Sinn, ist aber für kleinere Unternehmen schrecklich. Macht man es, kostet das nicht schlecht - macht man es nicht, kann es irgendwann zu Strafen kommen.

Tipp: Suchen Sie mal nach der  DIN SPEC 27076. Das PDF ist aus der Sicht eines Prüfer verfasst, zeigt Ihnen aber auch worauf Sie achten sollten.

Denn wie hoffentlich schon gesagt, der Datenschutz ist ein wichtiger Teil der WP-Prüfung.

Ich hoffe, das hilft Ihnen schon weiter.

Ich bin leider unregelmäßig in der Community, Ich kann leider nicht garantieren, dass Ihre Nachfragen (die es bestimmt gibt - und das ist auch richtig so) rechtzeitig lese.

Aber fragen Sie auch Ihren Prüfer, was genau meint er, was genau will ersehen und wenn Sie ihn nicht verstehen oder insgesamt nur lauter Fragezeichen sehen, bitten Sie ihn Ihnen alles zu erklären. Denn ein Ziel dieser Prüfungen ist auch, Ihrem Unternehmen weiter zu helfen, für Sicherheit und Klarheit der Prozesse gegenüber Behörden vorbereitet zu sein.

QJ