PDF-Datei aus Dokument generieren und als neue Revision ablegen

oschmitt · ‎12.09.2022

Ich möchte aus einer Word-Datei eine PDF-Datei erstellen und diese als aktuelle Revision ablegen, am besten über ein Kontextmenü.

Nicola_Teich · ‎21.09.2023

Hallo in die Runde,

alleine an dieser Diskussionsrunde merkt man schon, wie viele verschiedene Bedürfnisse dann plötzlich rund um die - vermeintlich - einfache Konvertierung nach PDF aufkommen.

Wir haben zum Thema PDF in letzter Zeit einiges gelöst

PDF-Konvertierung der Dokumente aus DATEV DMS beim Hinzufügen von Anhängen an eine E-Mail (Programme 17.0)
beSt: Manuelle Konvertierung der Anlagen einer beSt-Nachricht in PDF/A-Format (Programme 17.0)
beSt: Automatische Konvertierung der Anlagen in PDF/A beim Versand von beSt-Nachrichten (SR 07.09.2023; siehe hier )

Aus den zugehörigen Community-Beiträgen (dieser und Link) bleiben folgende Anforderungen übrig:

Dokumente oder Teildokumente einer Dokumentstruktur/Vorgangsmappe nach PDF konvertieren, um sie per DigiKom zu versenden (Einspruch, Sonstige Nachricht etc.) -> Tendenz: ersetzen
Anpassung Dateiname ermöglichen -> bei ELSTER-Versand scheinbar begrenzte Länge
Dokumente nach PDF konvertieren, um sie mit einer Signaturlösung ungleich FP Sign zu signieren -> Tendenz: ersetzen
Dokumente oder Teildokumente einer Dokumentstruktur/Vorgangsmappe nach PDF konvertieren, um Prüfungshandlungen zu dokumentieren (vor allem WP) -> Tendenz: zusätzlich ablegen (am Anfang/am Ende)

Wir erarbeiten aktuell einen Lösungs-Vorschlag, um die skizzierten Szenarien abzudecken.

Mit besten Grüßen - Nicola Teich

RAHagena · ‎10.11.2023

Hallo @Nicola_Teich ,

ich habe ein konkretes Anwendungsszenario für den ursprünglichen Wunsch: Ich stelle meinen Mandanten Dokumente über die Schnittstelle meiner Software bereit. Die sollen aber meine Schreiben nicht als Office-Datei erhalten.

Deshalb muss ich aktuell ein Schreiben über "Dokumente erstellen" anlegen, um es anschließend (nach Drucken ins DMS) vollständig neu zu verschlagworten! Neuer Knigge und neuer Mandant. Dazu erzeuge ich einen neuen DMS Eintrag, der mir die Übersicht vollmüllt.

(Ich weiß, dass ich das letzte Problem über die Dokumentenzuordnung lösen kann, dies ist aber m.E. den Aufwand nicht wert und ich wüsste so gar nicht, ob das über den Druck-Workflow funktioniert... bestimmt.

Ich möchte auch PDF-Dateien in PDF Dateien umwandeln:

Denn das gleiche gilt für Annotationen. Da ich in der Schnittstelle immer die original-Datei übermittle, werden Annotationen und Co nicht mit übermittelt. Wenn ich also dem Mandanten einen Bescheid mit einen "geprüft-Stempel" schicken möchte, muss ich das PDF erst ins DMS drucken und neu verschlagworten, nur hab ich dann den ESt-Bescheid doppelt drin.

Die Herausforderung kann auch nicht allzu groß sein, da die Werkzeuge alle vorhanden sind. Gerne einfach den Drucken Dialog bentzen, nur dass das Ziel aus dem Aufruf mitgenommen wird. So kann der Anwender wählen, ob denn Notiz und Co mit auf den PDF Druck soll.

Im übrigen weiß ich aktuell gar nicht, ob ich dem Mandanten eine Mail mit Annotationen und Co oder ohne geschickt habe oder ob es gar die Word-Datei selbst war, es sei denn ich speichere die gesendete Mail mit dem tatsächlich übermittelten Dokument erneut. Auch wieder doppelt oder schlecht dokumentiert.

Nicola_Teich · ‎29.02.2024

Guten Abend in die Runde,

zu dem Thema möchte ich einen Fortschritt vermelden: zur 18.0 (August 2024) wird es eine entsprechende Funktion geben.

Word, Excel, PowerPoint Dateien müssen dann nicht mehr über Umwege in PDF exportiert und eingefügt werden, diese können in einem Schritt in PDF konvertiert und in der Struktur ersetzt oder hinzugefügt werden.

In Dokumentstruktur können auch mehrere Word, Excel, PowerPoint Dateien ausgewählt , diese in PDF konvertiert und in der Struktur ersetzt oder hinzugefügt werden.

Beste Grüße - Nicola Teich

RAHagena · ‎01.03.2024

Super, ich freu mich! Vielen Dank für die Umsetzung!

blum · ‎02.03.2024

Vielen Dank!

MellaBerlin · ‎02.03.2024

Ich freue mich über die Umsetzung!

Christina0903 · ‎10.10.2024

Welches Programm nutzt Datev zur pdf Konvertierung? In meinem Word-Dokument, ist beim Drucken vorgesehen, ausgeblendete Texte mit auszugeben. Drucke ich aus dem dms Word Dokument heraus und wähle pdf24 zum Drucken als pdf, funktioniert das auch. Drucke ich über Rechtsklick > in pdf umwandeln wird leider der Briefkopf nicht mit angedruckt. Kann ich das pdf Programm in Datev ändern, so dass ich den Briefkopf im pdf sehe? Oder gibt es eine andere Möglichkeit das zu erreichen? Es ist sehr umständlich über Word zu drucken, neu abzuspeichern, in den Dokumentenzugriff abzulegen und dann das Word durch pdf zu ersetzen,

flange · ‎11.10.2024

Hallo @Christina0903

beim Drucken auf einen (PDF)Drucker, kümmert sich Word darum. Bei der Umwandlung per Rechtsklick tut dies eine Softwarekomponente von Aspose ( von DATEV zugekauft).

MfG, F.Lange

RAHagena · ‎12.10.2024

Schade, dass nur die Hälfte des Wunsches umgesetzt wurde, der Part

Ich möchte auch PDF-Dateien in PDF Dateien umwandeln:
Denn das gleiche gilt für Annotationen. Da ich in der Schnittstelle immer die original-Datei übermittle, werden Annotationen und Co nicht mit übermittelt. Wenn ich also dem Mandanten einen Bescheid mit einen "geprüft-Stempel" schicken möchte, muss ich das PDF erst ins DMS drucken und neu verschlagworten, nur hab ich dann den ESt-Bescheid doppelt drin.

Die Herausforderung kann auch nicht allzu groß sein, da die Werkzeuge alle vorhanden sind. Gerne einfach den Drucken Dialog bentzen, nur dass das Ziel aus dem Aufruf mitgenommen wird. So kann der Anwender wählen, ob denn Notiz und Co mit auf den PDF Druck soll.

wurde leider ignoriert... ☹️

Hinweis:

PDF-Datei aus Dokument generieren und als neue Revision ablegen