mehrere Dateien als Einzeldokumente via E-Mail versenden - ohne Dokumentennummer

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Ausgangslage:

In einer Vorgangsmappe haben wir mehrere PDFs abgelegt, welche anschließend dem Mandanten via E-Mail übermittelt werden sollen. Die Dateien sollen als Einzeldokumente in der E-Mail erscheinen. Beim Erstellen der E-Mail packt das Programm vor jede Datei die Dokumentennummer und den Namen der Vorgangsmappe. Die Nummern könnten auf Seiten des Mandanten Irritationen auslösen. 

Beim Export auf den Desktop kann man diese Funktionen abhaken, sodass die Daten im Dateinamen nicht hinzugefügt werden.

Ich wünsche mir für den Export via E-Mail die gleichen Funktionen zur Dateibenennung wie beim normalen Export in einen Ordner.

Der aktuelle Workaround, mit dem Export auf den Desktop und die Daten erst dann in die E-Mail ziehen, ist nicht smart.

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Guten Abend Herr @pascal_duennebacke,

vielen Dank für Ihren Wunsch. Dieses Inkonsistenz haben wir auch bemerkt und werden die beiden Dialoge nun voraussichtlich zum SR im November (02.11.2023) angleichen, so dass man auch beim Versand per E-Mail die Haken zur Zusammensetzung des Dateinamens nutzen kann. 

Beste Grüße - Nicola Teich

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Hey @pascal_duennebacke,

exakt das kann milia heute schon. Dann teilst Du die Dokumente aus DMS mit dem Mandanten einfach und der hat sie via App auch auf dem iPhone. Da braucht's keine E-Mail oder Export oder, oder, oder. Wenige Klicks und die Dokumente haben beide Parteien im Zugriff.   

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Nebenbei gefragt: 

Gibt es eine Lösung um größere Datenmengen auszutauschen mit dem Mandanten? 

Meist sind die E-Mail Postfächer limitiert. Und Wetransfer oder google drive sind zwar super sexy, aber nicht das Wahre bzgl. Datenschutz.

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Hallo @prudentius ,

eine Frage dabei ist, um welche großen Datenmengen es sich handelt. So gibt es zum Austausch und Zusammenarbeit mit dem Mandanten verschiedene fachspezifische Lösungen wie z.B. Unternehmen online oder Meine Steuern.

Wenn es um größere Dokumentmengen geht, bietet auch der Marktplatzpartner Dracoon eine direkte Schnittstelle zu DATEV DMS. Mit Dracoon ist dann ein Dokumentenaustausch mit Mandanten möglich. 

Viele Grüße

Franziska Hackner

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Hallo DATEV Ideas, 

mit dem SR im November wurde die Idee umgesetzt. Nun ist auch der Dialog beim Senden einer E-Mail erweitert:

Viele Grüße

Franziska Hackner

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@Franziska_Hackner  Danke für die Antwort.
DUO hat nicht jeder und wenn es nur so paar Belege sind die leider zu groß sind für Email, dann muss was anderes schnelles und einfaches her. Wir bekommen dann schon Links zu ondrive oder so, aber irgendwie gehts leider dann trotzdem nicht. 

Datev Meine Steuern geht dann auch nicht, weil ich nicht für jeden neuen Mitarbeiter so ein smartlogin aufwand betreiben werde.

Ist halt zu umständlich. 

Dracoon müsst ich mir mal angucken. Ich will gerne meinen Kunden keinen Aufwand machen, damit sie mit mir arbeiten können (...etwas was bei DATEV wohl nicht so Priorität hat - kann ich aber nur empfehlen). 

Zudem gab's mal wieder eine Zahlstellenprüfung von der Krankenkasse. Das waren echt viele Daten, die die sehen wollten. Denen hätte ich auch gerne einen sicheren Link geschickt wo die ganz simple nur mit Passwort oder so Zugriff bekommen auf die Daten. 

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Guten Tag @prudentius,

möglicherweise ist die neue fachneutrale Kollaboration, die DATEV in 2024 starten möchte, dann etwas für Sie:

Vorankündigung: Cloud-Angebot für die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Mandanten 

Da es sich in der Regel um sensible Dokumente handelt, wird es ganz ohne Sicherheit nicht gehen. D.h. auch bei der  geplanten Austauschlösung benötigen wir mind. ein SmartLogin oder vielleicht zukünftig das DATEV-Konto + einen zweiten Faktor.

Die Idee mit dem "sicheren Link" kennen wir aber sie ist aktuell nicht konkret eingeplant. DRACOON bietet sichere Links. Aber da muss geschaut werden, ob das Gesamtpaket funktional und finanziell passt.

Beste Grüße - Nicola Teich

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@Nicola_Teich ,

Es hat auch keiner gesagt dass komplett ohne Sicherheit gehen soll. Die Wahrheit ist doch, dass aktuell die Kanzleien die Dateien teilweise über Whatsapp, Wetransfer, OneDrive etc. oder nach innovativer ausgedruckt per Post geschickt bekommen. 

Ein Link über eine verschlüsselte Email und einem Passwort sind schon zwei Faktoren. Der DATEV SmartLogin ist hierfür einfach zu unflexibel. Dann lieber mit dem Google oder Microsoft Authentifikator. DATEV muss nicht alles können. Vielleicht sollte ich einfach wo anders schauen und DATEV konzentriert sich auf ihr Kerngeschäft: Steuern - ReWe - Lohn. 

Wo bleibt Lohn Online?