Digitale Lösung zur Vollmachterteilung

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Als Steuerberater möchten wir Mandanten die Möglichkeit geben, eine Vertretungsvollmacht digital in einem DATEV-Portal (z.B. Meine Steuern) an uns zu vergeben. 

Die elektronische Unterschrift soll unkompliziert gesetzt werden können auf jedem Endgerät (Desktop, Smartphone, Tablet) entweder mit Finger / Stift oder Setzen der digitalen Unterschrift.

Alles soll dokumentiert und archiviert werden. Eine Verbindung zur Vollmachtsdatenbank soll bestehen.  

Der ganze Prozess rund um eine Vollmacht soll also digital abgebildet werden. 

Die Prozessvorteile liegen auf der Hand (mehr Komfort, höhere Schnelligkeit, mehr Sicherheit) 

Mangels einer Lösung von DATEV, prüfen wir gerade beispielsweise Adobe Sign. Sehr einfach und effektiv. Auf allen Endgeräten verfügbar. Auch die Archivierung ist gewährleistet.

Ob der Dienst allerdings für eine steuerliche Vertretungsvollmacht verwendet werden darf, müssen wir noch untersuchen. Lieber wäre mir auch eine Portal-Lösung wie Meine Steuern von DATEV, bei der der Mandant dann auch gleich die Vollmacht einsehen kann und sie neben seinen weiteren Dokumenten archiviert ist. Vielleicht kann DATEV ja auch auf Adobe oder DocuSign zugehen, da vermutlich selbst keine Kenntnisse und Kapazitäten bei DATEV zu diesem Thema. 

Als Not- bzw. Übergangslösung könnte ich mir ein Hochladen der Vollmacht als "Dokument aus der Kanzlei" ins Portal "Meine Steuern" vorstellen, was von der Kanzlei nach erfolgter Unterschrift hochgeladen wird.

Aber richtig rund wäre ein volldigitales Verfahren. 

Für die Freigabe der Steuererklärung gibt es ja mit Freizeichnung Online auch eine gute Lösung (auch wenn diese längst nicht perfekt ist wegen z.B. fehlender Archivierung)

Mit unserem jetzigen Prozess (Ausdruck Vollmacht, Unterschrift vor Ort bzw. Post bzw. wenn einverstanden E-Mail und abschließend Archivierung im Kanzlei-DMS) bin ich jedenfalls nicht zufrieden. 

Ich würde den Mandanten gerne nur einen Zugang zum DATEV Portal geben und der Rest der soll dann in diesem Portal abgebildet werden. 

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Moin Moin

Die Idee ist gut!

Eine einfache unkomplizierte Lösung wird es eher nicht geben können. Denn Rechtssicherheit erfordert Sicherheit und Sicherheit geht praktisch immer mit Abstrichen am Einfachen und Bequemen einher.

Deswegen muss man aber die Idee nicht einstampfen. Eher im Gegenteil!

Der Mandant sollte eine Vollmacht durch eine Qualifizierte elektronische Signatur (QES) in einem solchen Portal geben können. Schade, dass die Personalausweise der QES nicht entsprechen. Sollte parallel zur Portalentwicklung geändert werden.

Darauf ließe sich dann noch viel mehr aufbauen. Und das Zertifikat auf dem Perso wäre endlich nutzbar.

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Dazu gibt es schon eine Möglichkeit, Ich habe leider die Notizen dazu verlegt. 😕 Das ist eine Rechtsanwaltskanzlei aus Saarbrücken die das anbietet. Grummel ich muss suchen.

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Geht mittlerweile mit der Lösung FP Sign vom DATEV Marktplatz