Guten Tag zusammen,
zunächst wünsche ich Ihnen allen ein gutes und erfolgreiches neues Jahr!
Heute hatte ich erneut ein Gespräch mit einem Mandanten, in dem wir uns – wie schon mehrfach – über die E-Rechnungen ausgetauscht haben. Dabei wurde einmal mehr deutlich, dass sowohl unsere Mandanten als auch deren Kunden sehr kritisch reagieren, wenn sie eine E-Mail von der DATEV eG mit einer angeblich neuen Rechnung erhalten. Mittlerweile herrscht eine große Sensibilität gegenüber Betrugsversuchen, gefälschten Absendern und ähnlichen Maschen, worauf auch das Datenschutzvideo der DATEV hinweist.
In diesem Zusammenhang sehen wir – sowohl in der Kanzlei als auch unsere Mandanten – diverse kritische Punkte:
Unbekannter Absender
Viele Empfänger von E-Rechnungen hatten bislang keinerlei direkte Berührung mit DATEV. Sie kennen das Unternehmen nicht und sollen nun im Zweifelsfall auf eine Rechnung bezahlen, deren Absender ihnen vollkommen fremd ist. Das sorgt verständlicherweise für Misstrauen und kann zu Zahlungsschwierigkeiten oder Verzögerungen führen.
Sicherheitsbedenken
Durch die verstärkte Sensibilisierung in Bezug auf E-Mail-Betrug (Stichwort: Phishing-Mails) sind Empfänger heutzutage besonders wachsam. E-Mails mit Rechnungen gelten ohnehin als beliebter Angriffspunkt für Cyberkriminelle. Wenn noch dazu ein unbekanntes Absenderkonto, das auf „DATEV eG“ verweist, auftaucht, wird die Gefahr einer vorschnellen Blockierung oder Löschung der E-Mail erhöht.
Fehlende Transparenz und Vertrauen
Da viele Empfänger DATEV nicht kennen, fehlt oft das notwendige Vertrauen. Es ist unklar, in welcher Form DATEV überhaupt an die Rechnungsstellung angebunden ist und weshalb ausgerechnet diese Organisation Rechnungen im Namen der Kanzlei oder des Mandanten verschickt. Eine kurze Erläuterung, wie und warum DATEV als Dienstleister im Einsatz ist, könnte hier das Vertrauen stärken, wird jedoch oft übersehen oder ist zu knapp formuliert.
Mögliche Verzögerungen bei Zahlung und Buchhaltung
Durch die Verunsicherung können Rechnungen später bezahlt oder gar nicht beglichen werden. Das führt nicht nur zu zusätzlichem Aufwand in der Buchhaltung, sondern kann insbesondere für kleinere Unternehmen oder Kanzleien finanzielle Engpässe bedeuten.
Es wäre sinnvoll, wie bislang die E-Mail-Vorlagen selbst zu gestalten, dass die Kanzlei oder der Mandant eindeutig als Rechnungsaussteller erkennbar bleibt.
Wir sehen hier einen klaren Handlungsbedarf, um Missverständnisse zu vermeiden und den reibungslosen Zahlungsverkehr sicherzustellen.
Eine E-Mail wie folgende wird durch Mandanten und deren Kunden durchaus kritisch bewertet und dadurch auch zu Mitbewerbern gewechselt, was wir in diesen Punkten auch leider empfehlen müssen.
E-Mail mit MUSTERDATEN
