4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

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Hallo Community,

hat jemand eine sinnvolle Lösung eingerichtet, wie ein 4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS gewährleistet wird?

Derzeit, und das schon seit etwa zehn Jahren, haben wir einen kanzleiweit öffentlichen Ordner "Postausgang Kanzlei Entwürfe", aus dem nur Berufsträger versenden können. Die Mitarbeiter erstellen die Entwürfe und verschieben diese in den Postausgang. Früher hat sich der Mitarbeiter ins CC eingetragen, um die versendete Nachricht dann in der Dokumentenablage abzulegen, jetzt geht automatisch der Ablagedialog von DMS auf. Das Ablegen ist dann allerdings recht zeitaufwändig. Die Mitarbeiter selbst können keine Nachrichten nach außen versenden.

Mittlerweile gibt es vom Exchange Server ein Genehmigungsverfahren: Es könnten die Mails so behandelt werden, dass ein Berufsträger in Outlook zusammen mit der Mail zwei Buttons angezeigt bekommt, über welche dieser den Versand genehmigen oder ablehnen kann.

https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/manage-message-approval 

Da dies nicht mit einem öffentlichen Ordner funktioniert, müssten wir ein vollständiges Exchange Postfach dafür einrichten. Dies käme aber unserem Wunsch nach, dass generell die Absenderadresse von der Kanzlei und nicht eines einzelnen Mitarbeiters erscheint.

Die Antwort sollte dann möglichst automatisch in DMS übernommen und dem zuständigen Sachbearbeiter zur Erledigung zugewiesen werden. Selbstverständlich mit Urlaubs- und Krankheitsvertretung.

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Hallo,

Ihren Verbesserungsvorschlag können Sie auf DATEV DMS Ideas posten. Hier kann Ihr Vorschlag auch von anderen Anwendern unterstützt werden.

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erledigt

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen-zu-DATEV-DMS/article-id/232#M232

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Hallo @flange 

da wir noch ganz neue Anwender von DMS sind, war mir zunächst gar nicht bewusst, dass im DMS eine E-Mail überhaupt nicht von mehreren Mitarbeitern nachvollziehbar erstellt werden kann und dass es dazu noch gar keine sinnvollen Arbeitsabläufe gibt. Das hatte ich mir von DMS erhofft und bin nun wieder mal von DATEV enttäuscht und ratlos.

Seit über zehn Jahren hatten wir eine ganz einfache Handhabung: Nachrichten mit haftungsrechtlichem Inhalt werden in den kanzleiweit öffentlichen Ordner „Postausgang Kanzlei Entwürfe“ gestellt. Die Adresse des Empfängers steht im Feld „An“ und diejenige des verfassenden Mitarbeiters im „Cc“. Sobald ein Berufsträger die Nachricht versendet, legt der Mitarbeiter die Kopie in der Dokumentenablage ab. Falls noch etwas am Text zu ändern war, ging dies problemlos, bevor auf „Senden“ gedrückt wurde.

Nun wollten wir einen Schritt weitergehen und auch den Mitarbeitern gegenseitig ermöglichen, Nachrichten mit weniger haftungsrelevantem Inhalt im vier-Augen-Prinzip zu versenden. Dazu haben wir das  Genehmigungsverfahren vom Exchange Server eingerichtet: Es werden die Mails so behandelt, dass alle Berufsträger und qualifizierte Mitarbeiter in Outlook zusammen mit der Mail zwei Buttons angezeigt bekommen, über welche sie den Versand genehmigen oder ablehnen können.

https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/manage-message-app... 

Es soll damit ein beschleunigter Postausgang erreicht werden, da mehrere Mitarbeiter auf „Genehmigen“ drücken können.

Heute kam es zu folgendem Dialog mit unserem Netzwerkbetreuer:

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Hallo Falko,

immer, wenn ich etwas genehmige, was über die einheitliche Kanzleiadresse rausgeschickt werden soll, kommt sofort nochmal eine Anfrage derselben Angelegenheit zur Genehmigung. Bitte überprüfe das!

Danke, Grüße

Jenny

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Hallo Jenny,

das liegt an der 2-stufigen Genehmigung.

Leider kann das System durch eine einfache Regel nicht unterscheiden wer schon genehmigt hat, und schickt die Nachricht dann in der zweiten Stufe nochmal zu Dir. Dadurch wäre es grundsätzlich leider auch möglich, dass nur eine Person durch zweifache Genehmigung die Mail freigibt.

Exchange sieht zwar grundsätzlich ein zweistufiges Verfahren vor, dabei ist jedoch eine Stufe eine Gruppe von Leuten und die zweite Stufe immer eine vorher definierte Person (z. B. Abteilungsleiter).

Boris fragte auch schon, wie das größere Unternehmen machen. Dort werden Vorgänge aber normalerweise schon vorher durch Workflows und Prozesse in die richtige Richtung gelenkt und freigegeben. Der Bedarf eines noch ausgefeilteren Genehmigungsverfahrens auf der Ebene von E-Mail Kommunikation ist also tatsächlich eher begrenzt.

Einzige Idee um das zu verbessern wäre: solch ein Workflow System zwischen Euren Mail-Server und den Provider zu hängen, damit ausgehende Mails dort durch ein Genehmigungsverfahren und anschließend erst zum Provider weitergeleitet werden.

Gruß, Falko

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Hallo Falko,

deshalb hatte ich Dich gebeten, die Einrichtung des 4-Augen-Prinzips etwas technischer zu beschreiben, damit ich es hier mal weiter diskutieren kann.

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/4-Augen-Prinzip-beim-Versenden-von-E-Mails-mit-Outlook-und-oder/m-p/141528#M9840

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen-zu-DATEV-DMS/article-id/232#M232

Vielleicht bekommen wir von DATEV oder den Kollegen einen Hinweis, wie es noch besser gelöst werden kann.

So wie es jetzt läuft ist es zu verwirrend und füllt auch ständig die Posteingänge aller Genehmiger. Die Gefahr, dass jemand selbst seine Nachrichten genehmigt, stufe ich als gering ein.

Gruß, Boris

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Hallo Boris,

na ja, technisch ist das ja relativ einfach:

- E-Mail kommt beim Server an (POP3/SMTP/IMAP) und wird in einer Warteschlange geparkt
- wird an eine Gruppe von zur Genehmigung berechtigten Benutzern weitergeleitet
- anschließend durch einen beliebigen dieser Benutzer genehmigt (z. B. durch Antwort auf die Mail mit einem bestimmten Keyword) oder wie bei Exchange durch Anklicken des "Genehmigen" Buttons
- bei nicht erteilter Genehmigung mit Hinweis zurück an den ursprünglichen Absender geschickt und Workflow beendet
- ein weiteres Mal der oben genannten Gruppe von Benutzern vorgelegt, mit Ausnahme des Benutzers, welcher schon in der ersten Stufe genehmigt hat
- anschließend durch einen beliebigen dieser Benutzer genehmigt (z. B. durch Antwort auf die Mail mit einem bestimmten Keyword) oder wie bei Exchange durch Anklicken des "Genehmigen" Buttons
- bei nicht erteilter Genehmigung mit Hinweis zurück an den ursprünglichen Absender geschickt und Workflow beendet
- bei erfolgreicher Genehmigung aus der Warteschlange per SMTP an den nächsten Relay-Server gesendet.

Ich könnte auch Bilder malen, aber hoffentlich ist es auch so verständlich.

Das was Du suchst wirst Du so nicht Out-of-the-Box bekommen. Es gibt verschiedene Software mit welcher sich derartige Workflows umsetzen lassen, und welche sich auch unterschiedlich in das System integriert. Eine naheliegende Möglichkeit in der Microsoft Umgebung wäre z. B. der Sharepoint Server. Den kann man mit Plugins in Outlook integrieren. Es gibt aber auch Produkte anderer Hersteller, welche solche Genehmigungsverfahren umsetzen können. Da stellt sich also eher die Frage welchen Aufwand wir zeitlich und auch finanziell betreiben wollen. Alle flexibel programmierbaren Workflow-Systeme die ich kenne, SharePoint eingeschlossen, kosten eine Menge Geld im Verhältnis zu dem ganz kleinen Funktionsbaustein, welchen Du hier nutzen willst. Das macht in anderen Unternehmen Sinn, in welchen das Produkt dann auch noch für andere Zwecke eingesetzt wird, z. B. für Dokumentenablage, Archivierung oder zur Abwicklung anderer Unternehmensprozesse.

Der Gegenspieler hierzu bei den Steuerberatern ist da aber leider die DATEV mit Ihrer nicht sehr flexiblen und offenen Lösung. Du kennst das ja aus der Vergangenheit: die Integration in die DATEV Umgebung funktioniert meistens nur mit DATEV oder zertifizierten Partner-Produkten.

Fazit: wenn wir das Thema in einer DATEV Umgebung realisieren wollen, dann müsste entweder DATEV einen vernünftigen E-Mail Client inkl. Workflow-Management anstelle des Exchange-Servers anbieten (halte ich für äusserst unrealistisch), oder wir setzen an einer technischen Schnittstelle wie z. B. dem SMTP Protokoll beim Versand ausgehender Nachrichten an und programmieren dort mit Hilfe irgendeiner bezahlbaren Plattform eine individuelle Lösung.

Und nur um die Individualität Deiner Anfrage etwas zu verdeutlichen (nicht falsch verstehen: ich verstehe den Sinn dieser Genehmigungen und würde sie selbst an Deiner Stelle auch einsetzen wollen) stelle ich die Frage mal aus Sicht eines größeren Unternehmens in einer zugegeben ketzerischer Form: warum beschäftigst Du Mitarbeiter, welche die Berechtigung, aber nicht die Qualifikation haben, Nachrichten mit rechtlich relevanten Inhalten zu versenden? Du kannst hier ja sowieso nur einen Kommunikationskanal überwachen, nämlich die E-Mails Nachrichten. Oder wie willst Du verhindern, dass ein Mitarbeiter Auskünfte per Telefon oder mit anderen Medien erteilt?

Aus der Erfahrung heraus wäre es für mich eigentlich sinnvoller den Prozess so umzubauen, dass die Prüfung der zu übermittelnden Informationen, schon weit vorher und an einer anderen Stelle erfolgen. Ich könnte mir das z. B. so wie bei einigen Banken oder Versicherungen vorstellen, wo solche Dokumente auch heute noch in Form eines Anschreibens per PDF vorher durch einen Workflow gelaufen sind, und erst wenn dort alles geprüft und genehmigt wurde, im letzten Schritt mit einer mehr oder weniger standardisierten E-Mail (= Umschlag) im Anhang versendet werden. Das wäre aus Sicht von DATEV sicher auch eine viel schlüssigere Lösung.

Gruß, Falko

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Meine Fragen gebe ich jetzt mal wieder an die Community weiter:

Wie ist eine elektronische Kommunikation sinnvoll zu lösen?

Wie kann ein Buchhaltungs- oder Lohnsachbearbeiter schnell mal ein paar fehlende Belege anfordern und gleichzeitig verhindert werden, dass haftungsrechtlich relevante Informationen ungeprüft die Kanzlei auf deren Absenderadresse verlassen?

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Vor drei Tagen habe ich deswegen einen Servicekontakt gestartet.

So, wie es die Liste in ProCheck beschreibt:

3. E-Mail-Ausgang organisieren [all]
Detailinformation: Für E-Mails gilt dieselbe Unterschriftsregelung wie für die Briefpost. E-Mails, die vom Kanzleiinhaber
unterschrieben werden müssten, sind diesem vorab zur Freigabe zuzusenden und erst anschließend an den
Empfänger.
Auf die Verschlüsselung und die mit dem Mandanten diesbezüglich getroffenen Vereinbarungen ist zu achten.
Insbesondere sind keine Mandantenunterlagen unverschlüsselt zu versenden.
E-Mails sind in der elektronischen Mandantenakte abzulegen.
Ziel/Nutzen: Die Organisation des E-Mail-Ausgangs dient der Vermeidung von Risiken, die durch eine elektronische Kommunikation
entstehen können.
Der Einsatz moderner Kommunikationstechniken dient insbesondere der Optimierung der Auftragsabwicklung. Mit
deren Nutzung sind jedoch spezifische Risikomerkmale verbunden, die es zu beachten gilt.
Es müssen deshalb Organisationsanweisungen getroffen werden, wie mit ausgehenden E-Mails umzugehen ist.

möchte ich es mit DMS organisieren, finde aber keine passende Anleitung. Können Sie mir dazu etwas zukommen lassen oder den Kontakt zum Consulting herstellen? In Zeiten der sozialen Isolation sollte es doch auch eine schrittweise Anleitung geben.

Gestern hatte ich dazu eine 40-minütige Fernbetreuung mit dem Ergebnis, dass die Anfrage von DMS zu Post, Fristen und Bescheide weitergeleitet wird, da Postausgang eine Fristsache sei.

Ich bin schon gespannt, wie es weitergeht.

Mein Wunsch vor zehn Jahren an DATEV war schon, dass bei einem per ELSTER rückübermittelten Bescheid automatisch eine E-Mail zum Versand an den Mandanten in meinem Postausgang liegt...

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das Ping-Pong-Spiel in Nürnberg läuft... die Anfrage wurde zuerst von DMS zu PFB weitergegeben, da Postausgang eine Fristsache sei...

Es gibt eine Liste in ProCheck, die erläutert, wie ein Postausgang zu organisieren sei, auch für E-Mail. Ich möchte wissen, wie das mit DMS und Outlook funktioniert.

-----Ursprüngliche Nachricht-----
Von: DATEV Basis - DATEV eG <service@datev.de>
Gesendet: Dienstag, 21. April 2020 16:33
An: Boris Lemler <boris@lemler.net>
Betreff: DMS E-Mail-Nachrichten erstellen und versenden

DMS E-Mail-Nachrichten erstellen und versenden

Sehr geehrter Herr Lemler,

Ihre Anfrage in der Community, die Meldungen aus DMS und die Anfrage wegen Anleitungen werden Ihnen die Kollegen von DMS beantworten. Ich bin hier der falsche Ansprechpartner, sorry.

Zu Ihrer Frage der Bescheidprüfung folgendes:

1.Bescheid in Post, Fristen und Bescheide prüfen
2.Anschreiben an den Mandanten erstellen - über Dokument/E-Mail erstellen
3.Gegenstandswerte übergeben aus der Bescheidprüfung heraus
4.Anschreiben mit Papierbescheid an den Mandanten versenden
5.Postausgang erstellen und diesen festschreiben wenn Brief die Kanzlei verlässt
6.Frist erledigen
7.Rechnung schreiben
8.Punkt 2, 4 und 5 für Bank oder Krankenkasse wiederholen

Zu dem Punkt Überwachung Einsprüche:

Legen Sie sich am besten einen individuellen Filter an mit Kriterium Fristende z.B. letztes Quartal und Bearbeitungsstand gleich Einspruch, es werden alle Fristen die mit dem Bearbeitungsstand Einspruch eingetragen sind angezeigt

Mit freundlichen Grüßen

DATEV eG

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Antwort von DATEV am 22.06.2020 11:44

Sehr geehrter Herr Lemler,

Ihrer Forderung einer Halbierung der monatlichen Überlassungsvergütung für DMS können wir im Fachbereich Dokumentenmanagement nach einer ordentlichen Überprüfung nicht zustimmen.

Grund hierfür ist, dass es in technischer Hinsicht keinen Ausfall in DMS gibt und ein Arbeiten möglich ist.

Mit freundlichen Grüßen

DATEV eG