DMS erstmalig in Kanzlei implemetieren

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Hallo zusammen,

wir wollen demnächst aufgrund freigewordener zeitlicher Kapazitäten kurzfristig DMS in der Kanzlei implementieren.

Dass das ein ziemlicher Akt ist, dessen bin ich mir bewusst, und es wird auch Zeit fressen ("Ganz oder gar nicht"), aber leider stehe ich vor dem Punkt jetzt oder erst in zwei oder drei Jahren...soll aber auch nicht Thema sein.

Meine Frage geht eher dahin, wie sind die Erfahrungen hier bezüglich der Einrichtung und Erstkonfiguration.

Kann/Soll man das alleine schaffen (bin nicht gerade IT-/DATEV-unerfahren) oder braucht man hierfür (zwingend) einen DATEV-Consultant im Hause? (Ähnlich wie bei der Implementierung von asp)

Wenn es jemand hier aus der Gruppe ebenfalls eigenständig geschafft hat, wäre ich für ein paar kurze DOs and DON'Ts dankbar..

Beste Grüße

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Die Einführung ist kein technisches Problem. Die Umstellung und die möglicherweise daraus resulierenden Probleme sind organisatorischer Natur. Ich würde hierfür auf jeden Fall einen externen Berater hinzuziehen. Das "kurzfristig" ist natürlich hierbei ein Problem.

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Moin,

wie mein Vorposter bereits angedeutet hat ist die Einführung von DMS weniger ein technisches sondern ein organisatorisches Unterfangen.

Sofern Sie ein funktionierendes Ablagesystem haben beginnen Sie damit, dies zu überdenken, jede Struktur kann und muss auf ihren Sinn, die Häufigkeit der Nutzung etc. überprüft werden. Evtl. ergeben sich daraus auch sinnvolle Erweiterungen. Wenn Sie das haben (die Mitarbeiter nicht vergessen), dann ist der Einstieg in DMS relativ zügig erledigt. Wie gesagt, der Einstieg. DMS muss in der Kanzlei leben, regelmäßiges hinterfragen führt zu einer effizienteren Nutzung. In der Anfangszeit lassen sich Ablagepläne noch relativ einfach ändern, später ist der Aufwand (zeitlich) größer. Vor 7 Jahren habe ich das so umgesetzt und dabei auf DATEV umgestellt und bin damit zufrieden.

Gruß

KP

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Guten Morgen,

wir haben 2011 umgestellt - mit Hilfe des DATEV-Consultings.

Ich würde hier ebenfalls "externe Hilfe" empfehlen. Und da es ein Programm ist, dass alle Mitarbeiter betrifft -> unbedingt alle Beteiligte (bzw. 1 Person je "Gruppe" z.B. aus den Bereichen, Posteneingang - Verwaltung / Fibu / JA / Lohn...) mit ins Boot holen.

Wir hatten 2 Tage Sollkonzeption, 1 Tag Installation und Einrichtung und in Summe 3 Tage Anwenderschulung und Betreuung am Arbeitsplatz.

Wenn möglich würde ich den Besuch einer Referenzkanzlei empfehlen, um ein Gefühl für die möglichen Arbeitsweisen und die Auswirkungen mancher Einstellungen und Optionen zu bekommen.

Beim "Verschlagwortungsknigge" und der "Ablagestruktur" wird es sicher auch Diskussionsbedarf geben.

Im Rahmen der Einrichtung kommen dann u.a. auch solche Themen zur Sprache

• gesamter Prozess zum Posteingang / Postausgang
• Prozess zur Bescheidprüfung / virtuelle Stempel etc.
• Dokumentenstatus wie offen / zu Postausgang / zur Unterschrift
• Berechtigungskonzept
• Konfiguration der Ablagemaske
• usw.

Unsere persönliche Erfahrung:

• wir hatten am Anfang einiges Zuviel an Verschlagwortungen und dies stückweise in den nächsten Jahren reduziert
• Dabei haben wir z.b. mal alle Lohn-Mitarbeiter alleine ihre Wünsche und Vorstellungen ausarbeiten lassen
• Da wir nur über den Betreff suchen (Thema Verschlagwortung) spielt bei uns die Ablagestruktur im Grunde gar keine Rolle

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

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Hallo,

dazu gibt es zwei nützliche Dokumente, "Konfiguration von DMS classic pro" und "Arbeiten mit DATEV DMS classic pro". Diese lassen sich m.W. nur über den DMS-Client aufrufen, nicht über LEXinform. Vielleicht haben Sie die Möglichkeit, die Dokumente als Vorbereitung von Datev vorab zu bekommen.

Bekräftigen möchte ich auf jeden Fall die Aussagen meiner Vorredner, dass Sie intensiv über den sog. Verschlagwortungsknigge etc. nachdenken sollten, und seien es anscheinend noch so kleine Details. Dies ist für schnelles Finden von Dokumenten und strukturiertes Arbeiten absolut unumgänglich. (In unserer Kanzlei wurde das damals und bis heute nicht gemacht, unser Knigge ist bis heute besch*****, das geht mir bis heute auf den ...)

Viele Grüße.

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Uns steht es auch irgendwann noch bevor.

Mich würde der Speicherbedarf einer eher kleineren Kanzlei interessieren. Gibt es irgendeine grobe Hausnummer, Faustregel, Schätzungsgrundlage o.ä. dazu?

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Eine Faustregel gibt es nicht, es kommt natürlich zunächst darauf an, wie groß die Einzeldatei ist. Das Smartphonefoto eines Belegs in voller Auflösung und in Farbe kostet natürlich reichlich Speicherplatz, sollte aber nicht alltäglich sein. Alle anderen Dokumente bewegen sich, je nach Seitenumfang zwischen 30 - 100 kB. Die Dateien werden vom eingesetzten DMS noch einmal komprimiert (kleine Empfehlung, niemals zip Dateien ablegen). Bei Standardeinstellung sind die Containerdateien 4 GB groß, da geht schon einiges hinein. Über den endgültig verbrauchten Speicherplatz braucht man sich keine Gedanken machen, über eine gute Datensicherung schon.

Die Caches benötigen viel Speicherplatz, ist der Platz da wird er genommen, ist er nicht ausreichend da wird das System evtl. etwas langsamer, das macht aber wenig.

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Hallo Herr Behn,

diesen Beitrag kennen Sie: https://www.datev-community.de/message/39228#39228

Muss nicht zwingend Ihre Entscheidung beeinflussen, aber sollte man wissen meine ich...

Gruß R.W.

Edit: link nochmals erneuert

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Hallo R.W.,

leider kann ich den Beitrag nicht öffnen...können Sie mir den Titel des Beitrages nennen, dann kann ich danach suchen...vielen Dank!

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Seltsam, bei mir geht der Link, aber egal, der Thread heißt "Workshop Thema: Nachfolger DMS classic"

gruss rw

[#11]

Hallo R. W.,

bei mir funktioniert der Link auch nicht. Ist der Beitrag in einer privaten Gruppe?

Könnten Sie hier eine kurze Zusammenfassung posten? Der Inhalt würde mich jetzt schon interessieren.

Viele Grüße,

BF

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Der Beitrag ist in der Gruppe "IT-Administratoren". Sie haben recht, die Gruppe ist nicht "öffentlich". Man müsste den Beitrag evtl. nochmal posten. R.W. könnten Sie das?

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Hallo Frau Fitschen,

ja, sorry, der Beitrag steht wohl in einer zutrittsbeschränkten Gruppe. Kurz zusammengefasst:

- der eigentliche Hersteller des Datev-DMS namens Saperion wird aktuell nach mehreren Verkäufen abgewickelt, das Produkt nicht mehr weiterentwickelt

- Datev wird/muss sich mittelfristig um eine Alternativlösung bemühen

- eine Roadmap/weitere Infos seitens Datev waren mal für letzten November im Gespräch, sind aber zumindest nicht zu mir gelangt

- nach meiner persönlichen unmaßgeblichen Einschätzung wird demnach das jetzige DMS classic in einem überschaubaren Zeitraum abgelöst werden. Aber manchmal leben Totgesagte auch länger wie wir alle wissen...

gruss rw

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Ja, die Info wurde mir auch schon zugetragen.

Nach meinem Kenntnisstand laufen derzeit die Piloten, Roll-out ist wohl für Herbst geplant...aber das heißt ja leider auch bei der DATEV nichts mehr...

Würde gerne direkt den Piloten implementieren, ähnlich wie bei DATEVasp momentan, aber ob das möglich ist, muss ich noch klären..

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Ooops, Saperion wurde schon wieder verkauft. Dauernde Verkäufe haben noch keinem Produkt gutgetan, das sich DATEV nach einer neuen Lösung umschaut ist zunächst einmal verständlich.

In dem Zusammenhang müssen natürlich meine Posts unter dem Vorbehalt, das diese sich auf Saperion beziehen, gesehen werden.

Gerade weil DMS ein sehr individuell auf die Bedürfnisse der Kanzlei abgestimmtes Produkt ist wäre es wünschenswert wenn DATEV die Anwender rechtzeitig über die Roadmap der Entwicklung informiert. Die eigene Kanzleiorganisation muss ja schließlich auch nachgezogen werden, das lässt sich nicht zwischen den Ankündigungen zur DVD und Installation bewerkstelligen.

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Hallo RW,

vielen herzlichen Dank für die Infos! Davon hatte ich noch überhaupt nichts gehört.

Es ist doch gut, dass zumindest hier in der Community der Informationsfluss funktioniert.

Viele Grüße,

BF

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Zu der Geschichte mit DMS wurde auf den letzten IT Club  Veranstaltungen informiert. Da wir ebenfalls vor der Einführung stehen, war meine Frage, ob wir das verschieben sollten. Die Antwort des anwesenden Lösungs-Partners, der bei uns DMS auch einführt war, es nicht zu verschieben.

Datev wird ein eigenes DMS heraus bringen.

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Die Antwort des anwesenden Lösungs-Partners, der bei uns DMS auch einführt war, es nicht zu verschieben.

Die Aussage des Lösungs-Partners ist jetzt aber auch nicht wirklich unerwartet, oder?

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Bei Standardeinstellung sind die Containerdateien 4 GB groß, da geht schon einiges hinein.

Das ist doch schon mal eine Ansage, vielen Dank dafür. Dann werde ich dies mit dem derzeitigen Fileserver ohnehin nicht mehr in Angriff nehmen (können).

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Für das DMS bietet sich sowieso ein getrennter Server an.

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Aber nicht bei einer kleineren Kanzlei für die der Kollege angefragt hat, so ab 10 Vollzeitarbeitsplätzen würde ich über eine dedizierte VM für DMS nachdenken. Das Denken stelle ich aber erst einmal ein um es beim Vorliegen neuer Informationen wieder aufzunehmen.

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Die Rede ist bei uns von 6 Arbeitsplätzen, davon 4 Vollzeit. Aber das kann sich ggf. auch nochmal etwas erhöhen. Bislang reiner Fileserver-Betrieb, denke ich sogar über TS-Betrieb nach. Habe eher kein Interesse an Smart-IT. Soll aber nicht an dieser Stelle Thema sein, da melde ich mich ggf. mal separat dazu.

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Hallo zusammen,

vor Einführung von DATEV DMS findet immer eine Einstiegsberatung statt, in der alle Voraussetzungen sowie eine detaillierte Überprüfung der innerbetrieblichen Arbeitsabläufe durchgeführt wird. Diese können Sie über den DATEV Shop buchen. Hier finden Sie die entsprechende Seite:

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/wissensvermittlung/beratung-und-schulung/dokumentenmanagement-mit-dms-classic-einrichtung/

Viele Grüße aus Nürnberg

Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement