1. Benachrichtigungen gehen auf ein zentrales Postfach ein z.B. FA@Kanzlei.de
2. Mitarbeiter die bislang Postein & -ausgang bearbeiten haben Zugriff auf dieses Postfach, rufen den Bescheid ab, legen die Mail in den Unterordner des Postfache "erledigt." gerne mit 1-2 Tagen Versatz, falls die Bescheide schneller als die Abgleichdaten kommen
3. Zwischenzeitlich hat der Abo-Auftrag die Daten zum digitalen Bescheidabgleich abgerufen. Der Datensatz wird geöffnet, der zuständige StB als Erlediger der Frist eingetragen und mit diesem Datensatz wird der mittlerweile in der Dokumentenablage gespeicherte Bescheid verknüpft, sowie (automatisch) der Posteingang generiert. So das alles an einer Stelle zu finden ist.
4. Der Berater bekommt die Info gar nicht. Er schaut täglich im Arbeitsplatz welche Bescheide auf ihn offen stehen. Z.B. lässt sich die "Heute" Registerkarte wunderbar mit solchen dingen personalisieren.
Alternativ:
4.1 für alle Papier-Fetischisten: Den Automatischen Druck des Fristenkontrollblattes aktivieren und dem Berater hinlegen.
(Da fällt mir ein das die Datev meinen Servicekontakt ignoriert, weil das bei uns nicht funktioniert, naja B2T)
4.2 In dem Datensatz wird mittels klick auf "Neue Aufgabe zum Posteingang anlegen" eine Aufgabe mit der Art "Bescheid" angelegt. Zuständiger: der Berater. Besagter Berater öffnet den in der Registerkarte Verknüpfungen die automatisch angelegte Verknüpfung vom Posteingang und ist direkt in dem Datensatz wo alles zusammenfließt.
5.1 Das Blatt aus 4.1 bekommt einen Prüfvermerk und geht zurück an den Sachbearbeiter
oder
5.2 Der Berater setzt die Aufgabe auf Erledigung 50% oder Status "Wartet auf jemanden" und ändert die Zuständigkeit auf den Sachbearbeiter, der die Aufgabe auf erledigt setzt sobald der Bescheid versandt wurde.
6. Sachbearbeiter öffnet die Aufgabe, über die Verknüpfung den Datensatz in PFB und über die Verknüpfungen wird entweder eine E-Mail oder ein Schreiben erstellt.
Man kann statt über Aufgaben zu arbeiten natürlich auch In der Formularkonfiguration sowohl für die Frist als auch für den Posteingang Zuständigkeiten eintragen und komplett über das manuelle prüfen der eigenen offenen Fristen arbeiten. In dem Falle würde der MA den Bescheid erfassen, auf offen stellen, der StB auf geprüft und der MA schlussendlich auf erledigt. Finde ich persönlich schöner, ist ein schlankerer Prozess, erfordert aber mehr Eigenverantwortung.
Die Information wie der Mandant den Bescheid gerne hätte kann man in der Mandantenübersicht in der Schnellinfo Stammdaten sehen. Entweder man erfasst eine Notiz, oder ordnet ein Entsprechendes "Informationen/Merkmale" zu welches man individuell angelegt hat.
Dreh und Angelpunkt des Prozesses muss auf jeden Fall Post, Fristen und Bescheide sein. Dokumentenkorb, Arbeitsplatz und alle anderen Programme sollten nur ergänzend zum Einsatz kommen. Dafür bedarf es nicht mal EO Comfort.
Wenn digitale Bescheide einen Prüfvermerk in Form eines PDF Stempels erhalten sollen, benötigt man aber DMS. Ansonsten müsste man den Bescheid exportieren, digital stempeln und neu ablegen. Prozesstechnisch ein NoGo, wie ich finde.
Prüfungen, ob alle Bescheide versandt wurden könnte man glaube ich irgendwie über DALY durchführen, sofern nur Mail und Post Versand genutzt werden. Oder man erstellt für den Upload in meine Steuern einen Postausgang. Wie man prüfen kann welche Bescheide abgerufen wurden, wüsste ich aus dem Stehgreif gerade nicht.
Grundsätzlich sind die Anforderungen aber hier in erster Linie der Geschmack der Geschäftsführung. Einer würde den beschriebenen Prozess genial finden, ein anderer vollkommen **bleep**isch. Da gilt es dann ausprobieren und an die individuellen Bedürfnisse angepasste Prozesse zu basteln.
