E-Mail-Vorlage mit Anhang?

[#1]

Liebe Community, liebe DATEV,

derzeit richte ich einige E-Mail-Vorlagen in der Dokumentenablage ein. Leider finde ich keine Möglichkeit, bei E-Mails (z.B. Zusendung eines Merkblatts zum Fahrtenbuchs) eine vorgefertigte PDF-Datei als Anhang in der Vorlage zu berücksichtigen. Kann es sein, dass es diese Möglichkeit nicht gibt?

Grüße aus Stuttgart

Martin Kramer

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Hallo Hr. Kramer,

das funktioniert meines Wissens nicht, da DATEV nicht mit Outlook-EMail-Vorlagen (*.oft) abeitet, sondern alle Mailparameter in einer Word-Vorlage speichert. Ich war auch etwas verwundert über dieses Vorgehen.

Ich kann mir das nur damit erklären, dass DATEV eventuell auch andere Mail-Programme unterstützen möchte, ansonsten wäre eine echte Outlook-Mailvorlage die erste Wahl.

Gruß A. Martens

[#3 · Accepted solution]

Hallo Herr Kramer,

die DATEV verwendet Word-Vorlagen auch für E-Mails, damit die Vorlagen flexibel genutzt werden können.

Bei Wordvorlagen können keine Anhänge hinterlegt werden. Man kann einfach per Drag & Drop die gewünschte Anlage direkt in die erzeugte Mail ziehen. Ab den DATEV-Programmen 13.0 kann man auch über die kontextbezogenen Links eine Datei aus der Mandantenakte in Dokumentenablage/DMS als Anlage versenden und hierzu eine Mail auf Basis einer Vorlage erzeugen.

Viele Grüße aus Nürnberg
Service Dokumentenmanagement
Gabriele Scheuering

[#4]

Sehr geehrte Frau Scheuering,

können Sie uns hierzu eine Dok-ID nennen oder den Ablauf schildern. Wir benutzen Arbeitsplatz V 9.24 (EO classic). Leider finde ich keinen entsprechenden kontextbezogenen Link.

Mit freundlichen Grüßen

Beatrix Debertshäuser

[#5]

Frau Scheuering schrieb, dass der kontextbezogene Link ab Datev 13.0 zur Verfügung steht. Datev 13.0 steht voraussichtlich im Herbst 2019 zur Installation bereit. D.h. den Link können Sie jetzt noch nicht finden.

[#6]

OK, Danke! Dann freuen wir uns doch auf das Update

[#7]

Ihr freut Euch über diesen Murcks?

Die Frage ist, warum DATEV keine Outlook-Mailverlagen verwenden kann, sondern alles über Word steuert.

In einer OL-Mailvorlage (*.oft) kann ich nämlich auch Attachments schon standardmäßig implementieren. Außerdem bietet eine EMail viel mehr Möglichkeiten, die über Word nur debil abgebildet werden können.

Leute, wacht doch endlich einmal auf und nimmt dieses peinlichen Kinderkram nicht klaglos hin. Ich erwarte von einem Softwarehouse dieser größere professionelere Lösung.

Und ja, man kann auch eine OFT-Datei per VBNet/VBA/VB6 beeinflussen, dazu braucht es nicht Word. Habe ich alles schon vor über 10 Jahren gemacht.

Gruß A. Martens

[#8]

Guten Tag Frau Scheuering,

Sie schrieben, 

"Ab den DATEV-Programmen 13.0 kann man auch über die kontextbezogenen Links eine Datei aus der Mandantenakte in Dokumentenablage/DMS als Anlage versenden und hierzu eine Mail auf Basis einer Vorlage erzeugen."

Funktioniert das normalerweise? - Bei uns funktioniert es nicht.

Freundliche Grüße

Tina Backmann

[#9]

Hallo Frau Backmann, 

Sie können auf ein Dokument klicken mit rechter Maustaste | E-Mail senden...

Im Fenster "Als E-Mail senden" können Sie den Haken "E-Mail-Vorlage verwenden" setzen. 

Einen Screenshot dazu finden Sie im Info-Datenbank-Dokument  1021881 unter dem Punkt 7.1 (Einheitliche Ausgabefunktionen an allen Stellen in der Anwendung).

Sonnige Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#10]

Hallo Herr Seidel,

das funktioniert bei mir leider nicht. Ich kann aus unsrem DMS (classic) nur den Link, die Originaldatei oder
die PDF Datei versenden - ohne Vorlagen zu versenden.

Müsste ich da in der Dokumentenablage noch Einstellungen vornehmen? 

Viele Grüße

Tina Backmann 

[#11]

Hallo Frau Backmann, 

die Funktion E-Mails auf Basis einer Vorlage zu versenden, steht im DATEV DMS classic nicht zur Verfügung, sondern in DATEV DMS bzw. Dokumentenablage.

Freundliche Grüße

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#12]

Hallo, 

das Thema ist zwar schon etwas her, aber ich wundere mich trotzdem, warum in dem DATEV-Hilfe Dokument Dok.-Nr.: 1001426 (Betrifft: DATEV Basis, Schriftguterstellung, Vorlagenverwaltung; Zuletzt aktualisiert: 01.09.2020) folgendes unter 3.2.3 steht:

3.2.3 Anlagen hinzufügen

Unabhängig der Erstellung einer Einzel- oder Serien-E-Mail können Sie unter Anlagen Ihrer E-Mail Anhänge hinzufügen.

Sie können wählen aus:

1. Aus Dokumentenmanagement: es öffnet sich die Dokumentauswahl des jeweiligen Dokumentenmanagementsystems

2. aus Dateisystem: es öffnet sich die Windows-Explorer Struktur

Da steht nichts von besonderen E-Mail Formaten. Zudem wird mir die Registerkarte "Anlagen" (wie im Bild des Dokuments) nicht einmal angezeigt.

Bitte um Klärung

Danke und LG

Angelina Homuth

[#13]

Hallo Frau Homuth,

für eine Klärung bitte ich Sie, Ihr genaues Vorgehen beim Erstellen einer E-Mail zu beschreiben. 

Falls möglich, wäre ein Screenshot vom gesamten Bildschirm hilfreich (bitte darauf achten, dass keine Echtdaten zu sehen sind).

Viele Grüße aus Nürnberg 

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#14]

Hallo @Nina_Schlee ,

Über das Programm "Vorlagenverwaltung" erstelle ich mit einer Mustervorlage (z.B. Vorlagen zur Schriftguterstellung -> Mustervorlagen -> E-Mail) eine E-Mail mit rechtem Mausklick "Neu auf Basis markierter Vorlage...".

Mein Problem ist jetzt, dass ich nicht mal oben rechts das Register "Anlagen" angezeigt bekomme (s. Anlage), wie es in der Anleitung (DATEV-Dok. Nr. 1001426) unter "3.2.3 Anlagen hinzufügen" zu sehen ist.

Können Sie mir das erklären?

Danke und viele Grüße

Angelina Homuth

[#15]

Hallo @Angelina_Hmth ,

Innerhalb der Vorlagenverwaltung können Sie keine Anhänge hinzufügen. Diese dient nur zur reinen Verwaltung der Vorlagen.

Wenn Sie eine E-Mail erstellen wollen, gehen Sie z.B. über DATEV Arbeitsplatz > Schnellinfo Dokumente > Neu > E-Mail erstellen.

Daraufhin öffnet sich die Übersicht mit allen Vorlagen. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und fügen Sie Ihre Anhänge über die Lasche „Anlagen“ hinzu.

Viele Grüße aus Nürnberg und einen schönen Start in die Woche

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#16]

Ach so, also kann man nicht in der Vorlagenverwaltung direkt einer E-Mail ein bestimmtes Dokument anhängen, welches bei Erstellung dieser E-Mail automatisch beigefügt ist?

[#17]

Hallo @Angelina_Hmth 

das ist derzeit nicht möglich. 

Wie wäre es mit einem Beitrag in DATEV-Ideas 💡 ? 

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#18]

Hat sich hierzu schon etwas getan? In den Vorlagen habe ich leider keine Möglichkeit gesehen - vielleicht versteckt? 

[#19]

Guten Morgen,

wir empfehlen nach wie vor die zwei folgenden Möglichkeiten zum Versenden Von E-Mails aus Vorlagen mit Anhang:

1. Das Dokument (Anhang) in DATEV DMS/Dokumentenablage ablegen.
Rechtsklick auf das Dokument | Senden | Als E-Mail senden | E-Mail Vorlage verwenden
DATEV DMS: Dokument per E-Mail senden

Dokumentenablage: Dokument per E-Mail senden

2. E-Mail aus Vorlage erstellen und Anhang hinzufügen
DATEV Arbeitsplatz: Einzel-E-Mail erstellen

Den Beitrag in DATEV Ideas, zum Abstimmen, finden Sie hier Vorlagenverwaltung - Anhang einer E-Mail automatis... - DATEV-Community - 202932

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement