FP-Sign - Freigabe Steuererklärung und Versendung Steuerbescheide

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Hallo Community,

wir wollen FP-Sign zunächst hautpsächlich für die beiden oben genannten Vorgänge nutzen. Wie setzt man dies geschickt um?

Steuerbescheide:

Bisher haben wir das Anschreiben in Word in DMS abgelegt und danach in der Dokumentenstruktur die mit zu sendenen Bescheide verknüpft. Das Sekretariat hatte somit Anschreiben + Bescheide in einem Dokument und konnte es ausdrucken und verschicken.

Um die in FP-Sign abzubilden müsste in FP-Sign das Anschreiben als (von uns) zu unterschreibendes Dokument sowie die jeweiligen Bescheide als Anlagendokumente hinzugefügt werden. Anschließend erhält der Mandant die Unterlagen zur Kenntnisnahme. Kann man dies direkt aus DMS starten und wenn ja, wie?

Freigabe Steuererklärungen:

Bisher haben wir für die Freigabe uns die jeweiligen komprimierten Steuererklärungen auf der letzten Seite unterschreiben lassen und haben diese eine Seite zurück gefordert. Diese würde in FP-Sign eine Dokumentenmappe bedeuten, in dem das Anschreiben nur von uns und die Bescheide jeweils vom Mandanten unterschrieben werden. Dies halte ich aber für recht unübersichtlich und bei der Umsetzung nicht sehr gelungen.

Hier würde ich die Freigabe ggf. in das Anschreiben verlegen und hätte dann die gleiche Vorgehensweise wie oben:

Anschreiben mit Unterschrift von uns + Unterschrift für Freigabe durch den Mandanten (mit Angabe der TeleID der Steuererklärung) sowie die jeweiligen Steuererklärungen als Anlage. Dann würde die Umsetzung wie bei den Steuerbescheiden funktionieren.

Kann man also über DMS Dokumente einfach als Anlage und nicht als zu unterschreibendes Dokument hinzufügen?

(Was passiert eigentlich, wenn der Mandant bei der Rücksendung eigene Anlagen oder Kommentare hinzufügt. Wie bekommt man das mit?)

Gruß

Micha

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@MichaHidd schrieb:

Steuerbescheide

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FP Sign ist doch hauptsächlich zum digitalen Unterzeichnen gedacht? Wozu braucht man das, wenn man den Bescheid nur zur Kenntnis erhält? Und was steht alles in diesem Anschreiben? Der Mandant weiß ja, wer er ist und interessiert sich doch nur für die Zahlen und ob der Bescheid korrekt ist, oder nicht?

Ich hätte den Bescheid aus DMS mittels KanzleiDrive, milia oder ähnlich mit dem Mandanten geteilt und in der Lösung selbst ohne DMS und Word und Co. nur das Ergebnis reingeschrieben: passt, passt nicht, in Prüfung oder ähnlich. 

Spart sicher 50% des Aufwandes ein 😊.

Gleiches bei den Steuererklärungen. PDF aus DMS teilen, der Mandant schreibt rein: Freigabe und dann ab damit ans Finanzamt. Im System selbst ist dokumentiert, wer wann was geschrieben hat. Reicht doch aus. 

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Wenn man die genannten Tools nutzt, warum dann noch fp-sign nutzen?

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Weil das rechtlich auf wackligen Beinen steht. Wenn einem einer also ans Bein pinkeln will, kann das das so erfolgreicher tun und hat man Rechtsschutz, sieht‘s wohl düster aus. Ist halt Deutschland, wo man statt Kugelschreiber dann so einen Aufwand betreiben muss, um rechtssicher zu dokumentieren, dass man dass wirklich so wollte. Andernfalls ist das ja eher mit WhatsApp zu vergleichen, wenn Du dort zu einem Dokument schreibst: jawohl, so machen wir das. Der Richter wird bei Klage dann nach einer Unterschrift mittels FP Sign / DocuSign, USign fragen, weil nur das laut §§§ rechtssicher ist. 

So oder so ähnlich. Ich bin etwas mutiger und setze noch auf das Gute im Menschen. 1 Mann, 1 Wort aber das reicht leider wohl nicht mehr aus. 

Ob man das Risiko eingehen möchte, dann aber deutlich mehr Effizienz und weniger IT-Bürokratie haben wird, muss jeder selbst entscheiden. 

Bei 90% aller Community User bin ich mit der Antwort eh unten durch 😅, weil man das ja nicht so machen kann. 

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@MichaHidd schrieb:

warum dann noch fp-sign nutzen?

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Für solch Dinge wie einen JA und einen Steuerberatervertrag würde ich das wohl nutzen wollen.