In Datev Mittelstand gibt es seit Monaten einen Bug beim Importieren von Belegen in die Dokumentenablage.
Der Bug tritt nur dann auf, wenn eine Zugferd-Rechnung mit dabei ist (die von Datev stammt).
Import wird ja, indem in der Ablagestruktur der Dokablage einfach auf den Ordner gezeigt wird. Hier ist es der Dok-Pfad Unternehmen -> Banken -> Sparkasse -> 2024-Sparkasse
Importiert man ein paar Rechnungen, von denen eine mit Zugferd-Format ist, sieht es erst so aus:
Und dann kommt aber nachfolgender Fehler (die Dateinamen werden vor dem Import angepasst, am Inhalt der PDF-Dateien wird natürlich nichts geändert):
Der Import schlägt also fehl, doch die PDF-Dateien werden aus dem Import-Verzeichnis sonderbarer Weise trotzdem rausgelöscht. Probiert man es nochmals, kommt der gleiche Fehler.
Es geht nur so: Zuerst Rechnungen ohne Zugferd-Format, dann mit Zugferd (oder umgekehrt).
Bei allen anderen Importvorgängen (ohne Zugferd) gibt es diese Probleme mit E-Rechnungen übrigens nicht (und Import und Verbuchen nutze ich hier seit 2016).
Es hängt meines Erachtens damit zusammen, dass wegen der Zugferd-Rechnung seit einiger Zeit falsche "Vorbelegungen" von der Dokablage gemacht werden. Im Importfenster steht überall "Mehrfache Werte" (bei der Unternehmensauswahl kann man das gar nicht ändern, es ist ausgegraut).
Beim Import von Rechnungen ohne Zugferd sieht das anders aus (nachdem man, wie oben angemerkt, mit der Maus vorher den Ordner in der Ablagestruktur gewählt hat):
Die Registerwerte stimmen also sofort und müssen nicht angepasst werden.
Bei der Datev-Zugferd-Rechnung ist dies mittlerweile anders: Obwohl vorher in den Dok-Pfad Unternehmen -> Banken -> Sparkasse -> 2024-Sparkasse gewechselt wurde, muss man beim Import nach dem Anklicken der Zugferd-PDF-Datei die Ordner neuerdings erst mal allesamt ändern (von "Keine Angabe" in "Banken" und rechts nebendran das Register in "2024-Sparkasse"), was doch ziemlich umständlich ist.
Macht man dies nicht, kommt beim Import der einzelnen Zugferd-Datei zwar keine Fehlermeldung, aber die PDF-Datei ist nirgends zu finden.
Denn nach Anklicken der Zugferd-PDF-Datei sieht es wie folgt aus:
Pull-Down-Menüs müssen also erst mal angepasst werden. Dann passt es:
Früher war es anders: Maus einmalig auf Ordner zeigen, importieren - fertig, also ohne danach nochmals manuell die Pull-Down-Menüs umständlich zu ändern. Egal ob mit oder Zugferd oder gemischt.
Und das ist seit einiger Zeit bei der Datev-Mittelstandsversion nicht mehr der Fall.
Rechnungen mit elektronischen (XML-)Zusatzinformationen sollten doch eigentlich das Leben erleichtern und nicht erschweren, oder?
Version der Dokablage hier ist v14.71, BV7 (29.05.2024).
Thema von @Katharina_Schoenweiss aus Programm-Bereich Betriebliches Rechnungswesen verschoben und Kategorie angepasst.
@Anton_Friesen schrieb:
Wir informieren sobald es eine Abhilfe dazu gibt.
Nun, eine Abhilfe wäre mittlerweise wirklich mehr als angemessen.
Denn bisher war es zumindest möglich, PDF-Dateien getrennt (also ohne Zugferd-Format, dann mit Zugferd-Kennung) zu importieren, diese später in der Buchhaltung mit einem Buchungssatz zu verknüpfen und anschließend beim Abschluss der Buchungsperiode alles schön automatisch ins Datev-RZ zu übermitteln.
Seit Donnerstag, als ich die Version 15.4 der Dokablage des Datev-Mittelstands installiert habe, gibt es leider noch zusätzlich ganz andere Probleme.
Es ist mir auch nur deswegen aufgefallen, weil bei der Übertragung der paar Dutzend Belege ins RZ irgendwann folgende Meldung erschien, in der darauf hingewiesen wurde, dass ein Beleg plötzlich nicht mehr aufgetaucht ist (und das hatte ich noch nie):
Das angezeigten Datum "15.10.2024" bezieht sich weder auf das Datum der Datev-Zugferd-Rechnung (die vom 30.09.2024 stammt und am 02.10.2024 hier per E-Mail eintraf), sondern wohl auf das Datum der Lastschrift, mit der der Beleg ursprünglich verbucht wurde.
Aber von vorne.
Oben im Thema schrieb ich ja, dass die Dok-Ablage seit Juni 2024 Probleme machen würde, wenn eine Zugferd-Rechnung dabei wäre.
Hier muss man tatsächlich ein wenig differenzieren, und ich hoffe, das hilft den Programmierern weiter, die sich hier möglicherweise seit Juni 2024 die Köpfe zerbrechen.
Das oben geschilderte Problem mit dem Import von Datev-E-Rechnungen tritt (zumindest in der neuen Version 15.4) dann auf, wenn nach Start der Dokumentenablage oben bei "Bereiche" der Eintrag "Alle Bereiche" gewählt wurde, was nach dem Start der Dokablage ja nicht der Fall ist. Nach dem Start ist statt dessen "Unternehmen" standardmäßig voreingestellt.
Und da gibt es einen gewaltigen Unterschied, selbst wenn die Datev-Rechnungen immer im Unterzweig "Unternehmen" liegen. Es gibt manchmal doch Dinge, mit denen man nicht gerechnet hätte.
Das heißt:
Man startet die Dokablage neu, oben bei "Bereich" steht nur "Unternehmen". Man wählt aus der Baumstruktur den Ordner aus, z. B. 2024-Sparkasse (hier geht es um monatliche Kostenkonten wie Telefon oder EDV, die per Lastschrift abgebucht werden, also auch die Datev-Rechnung).
Ist in "Bereich" tatsächlich nur "Unternehmen" ausgewählt, dann klappt scheinbar der Import einer einzelnen E-Rechnung im Zugferd-Format (mit der neuen Dokablage-Version), ohne dass es erst mal Probleme gibt (die Probleme kommen später).
Man muss also nicht umständlich nochmals die Ordner aus den Pull-Down-Menüs zusätzlich auszuwählen, wenn vorher aus der Baumstruktur ein Ordner ausgewählt wurde. Denn die Dokablage setzt unter "Bereich", "Ordner" und "Register" gleich die richtigen Werte ein, wie das auch bei nicht-E-Rechnungsdateien im PDF-Datei ist und bis Juni 2024 immer auch bei Zugferd-Rechnungen der Fall war.
Hier ein Screenshot, wie beim Import einer Zugferd-Rechnung gleich die richtigen Ordner, Bereiche und Register eingesetzt werden (und wie es bis Juni 2024 jahrelang geklappt hat). Hier ist also ganz oben bei "Bereich" nur "Unternehmen" ausgewählt. Dort befindet sich im Pfad Unternehmen -> Banken -> 2024-Sparkasse auch der aufgeklappte und markierte Ordner:
Gehe ich aber - wie ich das sonst immer mache und auch oben anfangs hier im Thema dokumentierte, nach dem Start der Dokumentenablage gleich zu "Bereiche" und lösche die Angabe "Unternehmen" (oder wähle über das Pull-Downmenü "<Keine Angabe>"), so dass auch die Verzeichniszweige "Kunden" und "Lieferanten" auftauchen (weil hier später ein paar Dutzend PDF-Dateien importiert werden), geht das Theater wieder von vorne los:
Die Pulldown-Menüs "Bereich", "Ordner" und "Register" sind trotz der Markierung des Ordners mit der Maus nicht vorbelegt und müssen erst umständlich ausgewählt werden. Und genau das war bis Juni 2024 nicht der Fall (denn der Unterordner Banken -> 2024-Sparkasse befindet sich ja unter "Unternehmen" und nicht in den anderen Unterzweigen):
Aber das leider bei weitem noch nicht alles, was sich in der neuen Dokablage der Version 15.4 geändert hat.
Bis Juni 2024 konnte man ja sowohl Zugferd-Rechnungen und normale PDF-Dateien in einem Rutsch importieren. Vermutlich wegen des Problems mit Zugferdrechnungen ist dieser gemischte Import von PDF-Dateien ohne und mit XML-Zusatzdaten von den Datev-Programmierern nun gesperrt worden.
Denn bei einem solchen gemischtem Importversuch (E-Rechnungen und Nicht-E-Rechnungen) macht die Dokablage gleich halt und zeigt nun eine Meldung an, dass es sich um verschiedene PDF-Dateien handelt (mal mit E-Rechnungskennung, mal ohne). Außer auf "Abbrechen" zu klicken, kann man hier gar nichts machen, weil alle anderen Auswahlfelder "ausgegraut" sind.
Mit dem Hinweis "Es sind Dokumente unterschiedlicher Dokumentklassen auswählt" will man das Importproblem sozusagen sanft umgehen.
Eine dauerhafte Lösung ist dies hoffentlich nicht. Denn dann müsste man ja immer vorher wissen, bei welchen PDF-Dateien es sich um Rechnungen mit und ohne XML-Informationen handelt, was ab 2025 eine Herausforderung werden dürfte.
Aber angesichts des noch vorhandenen und nachfolgend ausführlich beschriebenen Problems mit Zugferd-Rechnungen in der Dokablage scheint diese Notbremse, die Datev hier einstweilen gezogen hat, wohl auch sinnvoll zu sein.
Und das ist leider noch nicht alles. Denn wie oben bereits kurz erwähnt, verschwinden Zugferd-Rechnungen (aber auch nur diese) neuerdings irgendwann nach dem Import wieder aus der Datev-Dokumentenablage.
Der Import von PDF-Dateien in der Dokumentenablage von Datev-Mittelstand funktioniert also nur noch sauber, wenn es *keine* Zugferg-Rechnung ist (wie es sich mit X-Rechnungen verhält, kann ich nicht sagen, da ich mit diesen bisher keine Berührung hatte).
Beim Import einer einzelnen E-Rechnungsdatei wie der monatlichen Datev-Rechnung wird wie im zweiten Bild aus diesem Beitrag dargestellt wird auch ein Import angeboten und dann auch einsortiert (je nachdem, ob oben nur "Unternehmen" steht oder "Keine Angabe" mal mit, mal ohne richtigen Ordner). Belässt man die Einstellung in Bild 3 (bei Bereich auf <KEINE ANGABE>, so wird die Datei im Ordner Unternehmen -> Keine Angabe einsortiert, und kann die Datei dann anschließend mit der Maus in den richtigen Ordner ziehen.
Man denkt: Ok, umständlich zwar, aber wenigstens wird die Zugferd-Rechnung importiert und man kann weitermachen. Der Beleg wird dann in der Buchhaltung digital verknüpft und das war's. Denkt man...
Denn mit der am Donnerstag installierten Version 15.4 hat sich in die Dokumentenablage des Datev Mittelstandsprogramms ein irrer Bug eingeschlichen. Eine neu importierte E-Rechnung (zumindest Zugferd wie von Datev) als PDF-Datei wird zuerst importiert und taucht auch auf, wenn man in der Buchhaltung sich die digitalen Belege anzeigen lässt, die "zu buchen" sind. Doch dann verschwindet die Datei plötzlich irgendwann wieder.
Aufgefallen ist es mir das, wie oben erwähnt, nur deswegen, weil beim Abschluss der Buchungsperiode und der Übertragung der Dokumente online plötzlich eine Fehlermeldung erschien, die ich noch nie hatte (siehe Bild 1).
Tatsächlich ist die PDF-Datei mit der E-Rechnung aus der Dokablage scheinbar verschwunden. Klickt man in der Primanota der Buchhaltung die Belegspalte in der Buchungszeile an, versucht die Buchhaltung, den Beleg aus der lokalen Dokablage zu holen, und weil das nicht geht, wird eine Onlineverbindung aufgebaut. Dann kommt die Meldung: "Der gesuchte Beleg 'DDMS...' wurde nicht gefunden..." und es wird auf das Dokument 1046147 verwiesen, das aber auch nicht weiterhilft.
Habe dann versucht, den Fehler zu reproduzieren, und man bemerkt dann, dass es noch mehr Unterschiede gibt, ob man oben bei "Bereiche" nur auf "Unternehmen" stellt oder auf "KEINE ANGABE".
Die Unterschiede sind gewaltig. Denn je nachdem, was hier eingestellt ist, taucht eine vorher importierte Zugferd-Rechnung dann plötzlich wieder auf. Es ist wie verhext.
Eigentlich dachte ich bisher, bei "KEINE ANGABE" werden einfach sämtliche Zweige eingeblendet, also "Unternehmen", "Kunden", "Lieferanten". Doch hier hat sich ein massiver Programmierfehler eingeschlichen.
Aber der Reihe nach zum Nachvollziehen (nachdem die Zugferdrechnung bereits importiert wurde und "verschwunden" ist).
Man beendet Datev sicherheitshalber komplett, startet den Arbeitsplatz neu und dann die Dokablage.
Hier ist bei "Bereich" nur "Unternehmen" angewählt.
Jetzt gibt man in die Schnellsuche einfach mal den Begriff "datev" ein. Es werden 85 PDF-Dokumente gemeldet, 82 davon im Ordner Unternehmen -> Banken (Lastschriften mit monatlichen Datevrechnungen) und 3 PDF-Dateien im Ordner Unternehmen -> Kasse (hier liegen drei Belege für ein VHS-Seminar über elektronische Finanzbuchführung mit Datev, an denen ich 2016 teilgenommen hatte. Die Belege tragen im Buchhaltungstext den Namen Datev... und werden deswegen hier angezeigt).
Wählt man jetzt oben bei "Bereich" statt Unternehmen die Angabe "<KEINE ANGABE>" (oder klickt links auf "Alle Dokumente"), so werden auch nur 85 Dokumente gefunden.
Das Überraschende kommt aber jetzt erst: In Abhängigkeit der bei "Bereiche" eingestellten Baumzweige ändert sich die Anzahl der gefundenen Dateien, wenn versucht wird, eine Zugferd-Rechnung zu importieren, der Import aber gar nicht durchgeführt wird! Klingt völlig irre, ist aber so. Und dann taucht auch plötzlich wieder die am Donnerstag importierte und dann verschwundene Zugferd-Rechnung wieder auf.
Also der Reihe nach:
In Bereiche ist wieder nur "Unternehmen" eingestellt. Es wird der Unterordner Banken -> 2024-Sparkasse markiert. Dadurch, dass in der Schnellsuche das Wort "datev" steht, werden hier nur die PDF-Dateien angezeigt, die Datev im Dateinamen haben. An der Zahl der 85 gefundenen Dateien mit "datev" im Dateinamen hat sich nichts geändert.
Jetzt wird versucht (genau wie in Bild 2, die Pfade stimmen exakt), eine Zugferd-Rechnung zu importieren, also 2024_09_30_Datev.pdf. ABER: Es wird anschließend *nicht* auf OK gedrückt, sondern auf "Abbrechen".
Auch jetzt hat sich nichts an der Zahl der gefundenen Dateien geändert. Die letzte Datei im übergeordneten Verzeichnis "Unternehmen" scheint die 2024_08_31_Datev.pdf zu sein, wie hier im Screenshot zu sehen ist:
Und jetzt kommt's: Wählt man jetzt oben bei "Bereich" statt "Unternehmen" den Eintrag "<Keine Angabe>" (oder löscht "Unternehmen" aus "Bereiche" einfach raus), so dass auch die Baumzweige "Kunden" und "Lieferanten" eingeblendet werden, dann wird wie von Zauberhand plötzlich die am Donnerstag importierte Zugferd-PDF-Datei dargestellt (ganz zum Schluss).
Doch nicht nur das: Es tauchen (wieder in Abhängigkeit, ob man oben nur "Unternehmen" oder "keine Angabe" ausgewählt hat), plötzlich bestimmte PDF-Dateien auf, die aus den letzten Jahren stammen und angeblich noch zu buchen wären, also gar nicht verknüpft sind (Ablagedatum vom 08.05.2022 und 03.08.2023):
Oben ist also "Alle Bereiche" ausgewählt und beim Suchbegriff "datev" werden plötzlich 88 Ergebnisse angezeigt. Die am Donnerstag importierte Datei ist noch dabei (ganz unten), aber auch angeblich nicht gebuchte Dateien.
Stellt man "Bereiche" oben um auf "Unternehmen", werden wieder nur 85 Suchergebnisse angezeigt. Das ist erstaunlich, denn alle PDF-Dateien, die "Datev" im Namen tragen, sind ausschließlich im Unterzweig von "Unternehmen" zu finden.
Der Spuk geht so lange, bis man die Dokablage wieder beendet und neu startet. Dann werden immer nur 85 Suchergebnisse gefunden, egal ob man Bereiche nur auf "Unternehmen" oder auf "<Keine Angabe>" stellt. Nach einem abgebrochenen Importversuch (aber nur einer Zugferd-Rechnung) ist es das gleiche Theater wie beschrieben: Es tauchen plötzlich Dateien auf, die vorher gar nicht hier waren.
Ich würde mal behaupten, das ist ein großes Durcheinander, das es mit der Dokablage, die bis Sommer 2024 anstandslos funktionierte, noch nicht gab.
Was ich sonst noch versucht habe:
in der Dokablage:
- Ordner "Gelöschte Dateien" geprüft (Ordner ist leer)
- Außerdem habe ich das gemacht, was an anderer Stelle hier irgendwo im Forum mal jemand empfohlen hat, wenn es Probleme bei der Dokablage gibt: Den Menüpunkt "Dokumente gelöschter Ordnungsbegriffe" anklicken sowie Ansicht -> "Geänderte Stammdaten aktualisieren" bzw. "Stammdaten aktualisieren", weil dann wohl eine kleine Reorganisation der Dokablage stattfindet (an den Stammdaten wurde nichts geändert)
- Prüfdurchlauf gemacht mit "C:\Program Files (x86)\DATEV\PROGRAMM\B0000453\Maintenance\RunMaintenanceWE.cmd" (wie nach jedem Beenden von Datev)
- DATEV SQL-Manager (Administrator) V.7.7 probiert: Also Datenbank verkleinern und anschließend zu optimieren, also die RW-Datei ...RWDAT\DATA\STANDARD\IRW (obwohl jemand hier im Forum mal meinte, darauf könne man verzichten, sondern man sollte nur regelmäßig RunMaintenanceWE.cmd nutzen)
Allerdings hat diese IRW-Datei nur ca. 800 MB. Wenn ich dagegen das Mittelstandsbackup durchführe, hat die gepackte Archivdatei eine Größe von 1,2 GB. Hier sind wohl die Dokumente drin, bei der IRW-Datei vermutlich nicht.
Kann ich mit dem Datev-SQL-Manager auch versuchen, die Dokablage zu optimieren? Es gibt hier noch die Dateien K0005100\STANDARD\DOKORG bzw. DOKORG-D/V, aber ganz sicher, ob es sich hier um die richtigen Dateien für die Dokumentenablage handelt, bin ich mir nicht.
Denn ich würde nichts unversucht lassen, falls es sich jetzt zusätzlich um ein Datenbank- und nicht nur um ein Programmierproblem handelt.
Habe das Problem jetzt so umgangen, indem ich (mit dem PDF-Creator) aus der Zugferd-Rechnung von Datev eine ganz "normale" PDF-Datei erstellt habe, diese statt dem Buchungssatz verknüpft und so die Buchhaltung endlich abgeschlossen habe.
*schwitz*
Dass das aber keine dauerhafte Lösung ist, sollte jedem klar sein.