Unterschrift in pdf eindrucken

[#1]

Hallo,

im Lohnbereich werden viele Bescheinigungen erzeugt, die von uns unterschrieben werden und anschließend per Email versendet.

Ich frage mich, wie man den Medienbruch (drucken, unterschreiben und wieder scannen) umgehen kann. Kann mit einem Stempel eine Unterschrift in das Dokument eindrucken?

Beste Grüße

[#2]

Vielleicht hilft das:

Elektronische Signatur für mehr Sicherheit - DATEV

Ich denke einfach nur Schriftzug als jpg . png einfügen wird berufsrechtlich schwierig.  Daher der Link zur elektr. Signatur via Datev.

[#3]

Bei mir funktioniert dies mit Adobe Acrobat XI.

Wenn man eine Unterschrift erstellt hat, muss man zum Unterschreiben der Dokumente nur noch auf den Punkt "Unterschrift platzieren" gehen und an die entsprechende Stelle im Dokument klicken. Dann eventuell noch die Größe ein wenig anpassen und fertig.

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Danke für das Feedback.

Kann man die Stempel im Datev DMS viewer anpassen bzw. Ergänzen. Wäre ja nett wenn man den Workflow nicht unterbrechen müsste.

[#5]

Hallo Herr Müller,

wir benutzen:

https://www.datev.de/web/de/m/marktplatz/sign-live-cc-signature-batch/

Gruß

Ralf Blum

[#6]

Bei einseitigen Dokumenten, wo immer an der gleichen Stelle eine Unterschrift platziert werden soll, kann man das auch mit einem Batchbefehl und PDFtk ganz leicht bewerkstelligen. Einfach ein PDF-Dokument mit der Unterschrift erstellen und dieses als Stamp zusammen mit dem Quelldokument verbinden.

Mit PDFtk kann so auch ganze Verzeichnisse auf einmal in Sekunden unterschreiben.

Gruß A. Martens

[#7]

Was micht interessieren würde haben Sie mit den Mandanten dies speziell vereinbart, weil ansonsten haben Sie doch einen Verstoss gegen § 9 Abs. 1 StbGeV ist anlaog in § 9 StBVV geregelt.

Oder wird die Regelung aus pragmatischen Gründen ignoriert ?

Hier ein kurzes Auszug aus Haufe:

§ 9 Abs. 1 StBGebV regelt die Anforderung der eigenhändigen Unterschrift des Steuerberaters. Wird die Gebührenrechnung elektronisch übermittelt, gelten weitere Anforderungen.

Der Steuerberater oder Steuerbevollmächtigte muss gem. § 9 Abs. 1 StBGebV die Gebührenrechnung selbst unterzeichnen. Fehlt es an der eigenhändigen Unterzeichnung, entfaltet die Berechnung keine Rechtswirkung, eine Zahlungsklage wäre abzuweisen.

Die Unterzeichnung einer Rechnung lediglich mit einem Faksimilestempel oder mittels Druck reicht nicht aus. Eine Zahlungsklage, die mit einer Paraphe unterzeichnet war, wurde ebenfalls schon als unzulässig abgewiesen. Die Unterzeichnung durch einen Praxismitarbeiter, der nicht Berufsangehöriger ist, genügt keinesfalls. Eine Rechnung, die ein Mitarbeiter unterschrieben hat, entfaltet keine Rechtswirkung, d. h. der Mandant wird im Rechtsstreit so gestellt, als hätte er nie eine Rechnung erhalten. Umstritten ist, ob angestellte Steuerberater anstelle des Praxisinhabers unterschreiben dürfen, sodass im Zweifel der Inhaber unterzeichnen sollte.

Eine Mustervorlage für eine Vergütungsvereinbarung zwischen Steuerberater und Mandant finden Sie im Haufe Steuer Office Premium.

Bei einer Steuerberatungsgesellschaft muss ein Mitglied des Vorstands, ein Geschäftsführer oder ein persönlich haftender Gesellschafter, der selbst Steuerberater oder Steuerbevollmächtigter ist, unterzeichnen. Es reicht nicht aus, wenn es sich um einen angestellten Rechtsanwalt einer Steuerberatungsgesellschaft handelt.

Die Berechnung muss gem. § 9 Abs.1 StBGebV dem Mandanten schriftlich mitgeteilt werden. Dies setzt Zugang i.S.d. § 130 BGB voraus.

Ein Sonderproblem stellt die elektronische Übermittlung von Gebührenrechnungen dar.

Hier ist man nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur auf der sicheren Seite, denn nur diese steht in ihrer Rechtswirkung der eigenhändigen Unterschrift gleich. Laut Rechtsprechung ist das Schriftformerfordernis nicht eingehalten, wenn der Steuerberater eine Gebührenrechnung im Original unterzeichnet und diese sodann als Anhang einer E-Mail im JPG-Format, also als Bilddatei, beifügt. Auch eine eingescannte Unterschrift reicht nicht aus.

[#8]

Ich habe damit erst in diesem Jahr begonnen und zwar mit Mandanten bei denen keinerlei Probleme zu erwarten sind und die mich darum gebeten haben, die Rechnungen auf elektronischem Weg zu erhalten. In den Vorjahren habe ich immer noch die ausgedruckten Rechnungen per Hand unterschrieben und dann eingescannt.

[#9]

Hallo Herr Martens,

eine eingescannte Unterschrift ist zwar optisch schön aber nicht rechtswirksam.

Wenn Unmengen von (Info-)Briefen zu unterschreiben sind, erspart man sich dadurch vielleicht eine Sehnenscheidenentzündung.

Mit PDFTK arbeite ich aber auch recht oft, um z.B. Texte  mit unterschiedlichen,  graphisch gestalteten Formularen 'zusammenzubasteln'.

Technisch ist das ein Überlagern von zwei PDF-Dateien.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger.

[#10]

Hallo Hr. Vogtsburger,

vielen Dank für die Info, aber das war mir auch schon alles bekannt.

Ich nutze die eingescannte Unterschrift immer bei digitalen Faxen.

Gruß A. Martens

[#11]

Es ist aber möglich und rechtswirksam, den Mandanten schriftlich auf das Formerfordernis der Unterschrift verzichten zu lassen.

[#12]

klingt interessant !

Gibt es dazu auch Urteile, z.B. falls es zur Zahlungsklage kommt ?

Einige Mandanten würden die elektronische Übermittlung der Gebührenrechnungen bevorzugen.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

[#13]

Urteil auf die Schnelle nicht, aber die schriftliche Aussage der Steuerberaterkammer:

https://www.stbvsh.de/static/content/e3/e23645/e124826/e128499/issues6/downloads7/file/ger/Unterschriftserfordernis%20de…

[#14]

Da auch diese Verzichtserklärung sperrig ist, würde ich diese gerne in die allgmeinen Auftragsbedingungen aufnehmen.

Ich lasse mir in meinen Vollständigkeitserklärungen immer auch die Übergabe,  Kenntnisnahme und Vereinbarung der AAB von den Mandanten unterschreiben.

Dann hätte ich es doch schriftlich, oder?

[#15]

Wird sich wieder in die Frage stellen:

Allgemeine AGB ( Massenverfahren) oder einzelvertraglich geregelt.

Wenn ich es richtig im Kopf habe- hier ging es um die Haftungsssumme- ist eine einzvertragliche Regelung notwendig und die kann nur durch einen einzelen individuellen nicht Standardvertrag gelöst werden.

Daher wird sich die Frage stellen sind ihre AAB eine jeweilige indivudelle einzelvertragliche lösung oder nicht.

Machen Sie auch bei Einkommensteuererklärungen die Vollständigkeitserklärung ?

[#16]

eine 'qualifizierte elektronische Signatur' würde anscheinend ausreichen,

aber wie kommt man an eine 'qualifizierte elektronische Signatur',

über Datev und über die Berufsträgerkarte wahrscheinlich nicht, oder ?

[#17]

siehe meinen Post Nr. 1 wenn das via Datev gelöst werden soll.

[#18]

Machen Sie auch bei Einkommensteuererklärungen die Vollständigkeitserklärung ?

ja.

Ich mache auch bei jedem neuen Mandanten einen Vertrag.

Über die AAB könnte ich aber auch alle Bestandsmandate erreichen.

[#19]

Danke,

aber dort steht ja (leider) :

DATEV erstellt keine qualifizierten, sondern fortgeschrittene elektronische Signaturen.

[#20]

siehe meinen Post Nr. 1 wenn das via Datev gelöst werden soll.

Nein, die Signatur über die DATEV ist keine QUALIFIZIERTE elektronische Unterschrift, sondern nur eine "fortgeschrittene".

Auszug aus der von Ihnen verlinkten Seite:

Mit den Zertifikaten von DATEV mIDentity und DATEV SmartCard classic ist es möglich, Mails zu verschlüsseln und fortgeschrittene elektronische Signaturen zu erstellen. Sie sind nicht in dem Maße rechtssicher wie die qualifizierten elektronischen Signaturen. Dennoch gewährleisten die fortgeschrittene Signatur und die Verschlüsselung über DATEV SmartCard oder mIDentity eine sichere Übermittlung und eine eindeutige Zuordnung zum Urheber der E-Mail.

Als rechtsgültige Unterschrift ist nur eine qualifizierte elektronische Signatur möglich. Und die wird von der DATEV leider nicht angeboten.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#21]

bei www.Bundesnetzagentur.de gibt es eine Liste mit wenigen Anbietern.

Ist das der einzige Weg ?

[#22]

Hi,

die qualifizierte Signaturkarte hatte DATEV vor vielen Jahren im Bestand. Da aber die Anforderungen an ein entsprechendes TrustCenter enorm sind und die Marktdurchdringung eher gering (weil keine Anwendungsfelder), wurden die qualifizierten Signaturkarten zunächst an die Deutsche Post AG ausgelagert.

Die DPAG hat das Produkt aber auch zwischenzeitlich eingestellt. Und somit bleibt als vertrauenswürdiger Anbieter nur noch die Bundesdruckerei (Personalausweise) bzw. deren Tochter "D-Trust".

https://www.bundesdruckerei.de/de/2761-d-trust-signaturkarte

Grüße

Chr.Ockenfels

[#23]

Hallo Herr Blum,

versenden Sie auch Ihre Gebührenrechnungen mit dieser Technik bzw. über diesen Service ?

.... klingt interessant

.... will ich mir näher anschauen

Bei dieser 'Anwendung' findet man wenig bis nichts

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

[#24]

Nachtrag:

die Signatursoftware dieses Anbieters (intarsys) erledigt anscheinend diesen Job (PDF/A-Erstellung mit  qualifizierter elektronischer Signatur)

Man muss allerdings den größten Euroschein in die Hand nehmen und erhält nur wenig Kleingeld zurück (Preisangaben sind hier ja nicht erlaubt)

Die Signaturkarte ist preiswert zu haben (z.B. DGN businessCard)

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

P.S.

Mit Ihrem Zertifikat auf dem neuen Personalausweis (nPA) können Sie mit Sign Live! CC Ihre Dokumente auch qualifiziert elektronisch unterschreiben!

[#25]

Hallo Herr Vogtsburger,

wir verwenden das zurzeit um einen digitalen Prüfungsbericht als PDF-Datei an den Mandanten zu übermitteln. Nach Änderung der Berufssatzung (§ 20 BS WP/vBP) ist es nun möglich, das Berufssiegel und auch die "Unterschrift" unter den Bericht mit einer qualifizierter elektronischer Signatur vorzunehmen (wird bei uns D-Bericht genannt). Davor musste immer zwingend berufsrechtlich zumindest ein Papier-Testatsexemplar gefertigt werden.

Der Mandant hat die Wahl zwischen:

- 10 Berichte in Papier (kostenlos) - Mehrexemplare kosten 25 EUR ODER

- D-Bericht (kostenlos) ODER

- 10 Berichte in Papier und D-Bericht = 50 EUR

Ab dem VZ 2017 werden wir dies auch den Erstellungsmandanten so anbieten.

Wir rechnen zukünftig damit, dass immer mehr große Mandanten die ein DMS haben, die Berichte nur noch digital haben möchten.

Gruß

Ralf Blum

[#26]

Hallo Frau Fitschen,

gegen dieses Vorgehen habe ich rechtliche Bedenken, da der Unterzeichner nicht zweifelsfrei der Unterzeichner ist.

Bei einer persönlichen Unterschrift oder einer zertifizierten elektronischen Unterschrift sieht das schon anders aus; aber einfach eine hinterlegte "Konserve" einfügen, mag im rechtlich bedeutungslosen Raum funktionieren, aber im Steuerberaterumfeld eher nicht.

[#27]

Danke , dann hatte ich das falsch in Erinnerung. Weil ich Erinnerung hatte, dass die Datev die qualifiz. elektr. Signatur auch im Angebot hatte.

Dann werden wir wohl allein wegen der digitalen Finanzberichte auf die Lösung von Herrn Blum zurückgreifen müssen bzw. die derzeitige einzige Zukunftslösung.

deusex​ geanu deswegen hatte ich auf Frau Fitschen geantwortet weil ich das Berufsrechtlich für zweifelhaft halte und mich gewundert hatte, das einfach durch einfügen eines Musters die rechtliche wirksame Unterschrift generiert werden soll

[#28]

Hallo Herr Eberhardt, hallo DeusEx,

was ist daran berufsrechtlich zweifelhaft, wenn ich meine Rechnungen selbst schreibe und selbst unterschreibe (zwar nicht per Stift, aber per Computer). Der Steuerberaterverband Schleswig-Holstein sieht dies im übrigen genauso (s. Link von Herrn Hagena weiter oben).

Da ich dieses Vorgehen nur dann nutze, wenn langjährige Mandanten mit dem Wunsch nach elektronisch übermittelten Rechnungen auf mich zu kommen, kann ich hierin kein Problem erkennen. Das bestehende Restrisiko, dass irgendwann doch einmal einer dieser Mandanten kommt und gegen eine Rechnung gerichtlich vorgeht, weil die Unterschrift nicht rechtswirksam geleistet wurde, kann ich für meine Kanzlei vernachlässigen. Die überwiegende Anzahl meiner Mandanten erhält zudem die Rechnung auf Papier mit Unterschrift per Post zugeschickt. Die elektronische Übermittlung ist bei mir kein Massenverfahren.

[#29]

Nun die elektronische Rechnung geht per ZugFerd raus und die übrigen werden persönlich unterschrieben; andere qualifizierte elektronische Signaturen selbstverständlich mit einbezogen.

Ich denke, man kann das rechtlich darauf positiv subsumieren.

Sie schreiben eben "nicht selber" und das ist das Problem. Warum stellen Sie nicht auf ZugFerd um; sind zwei Einstellungen und einen Referenz-E-Mail-Adresse und die schriftliche Bestätigungen müssten Sie so oder so vom Mandanten einholen (oder auch nicht). Was spricht gegen ZugFerd; gut sieht besch… aus, aber hier zählt m.E. nur die A-Note und bei UO-Mandanten muss ja nicht weiter diskutiert werden.

Im Übrigen möchte ich mich nicht drauf verlassen, was irgendein Verband so meint. Selbstverständlich passiert nichts, so lange nichts passiert.

Sollten Sie zu einer Zeit in Ungnade bei einem "guten", "problemlosen" Mandanten fallen und er sich einen windigen und findigen Rechtsanwalt nimmt, würde ich mir in jedem Fall mal ein Tagesgeldkonto für die Rückzahlung der Honorare, innert der Verjährungsfrist, anlegen.

Ich lasse bei dem ein oder anderen Sachverhalt auch mal fünf grade sein, aber rechtsgültige Honorarabrechnungen ist ein must-have. Ob nun ein Begleitbrief zu Steuerbescheiden o.ä. Mumpitz unterschrieben oder per pdf-Unterschrift versehen ist, spielt ja keine tragende Rolle, aber die Rechnungsstellung durch den Steuerberater ist ein wahrlich sensibles Thema.

[#30]

Hallo Frau Fitschen

wie Herr Deus Ex schon ausgeführt hat mit dem Computer können sie eben im Vergleich zu Natura nicht so einfach unterschreiben. Hier gelten deutlich erhöhte Anfordernisse als ansonsten in der Berufswelt.

Auch der link von Herrn Hagena hilft nicht weiter. Hier wird aufgegriffen das der work flow durch die persönliche Unterschrift gehemmt und nicht mehr zeitgemäß ist aber bis zur Neuregelung der StbVV hat der STB nur folgende Möglichkeiten

siehe Anhang von Herrn Hagena Möglichkeiten des Steuerberater bis zur Neuregelgung u.a. schriftlicher Verzicht der Mandantschaft siehe auch weiter oben Vereinbarung in den Allge. Auftragsbed.

Neuregelung wird in dieser Legislaturperiode nicht mehr stattfinden ( Fazit).

Daher wird es uns stand heute noch nicht leichter gemacht mit elektr. Rechnung zu arbeiten.

Leider oder Gott sei Dank hier sei jedem sein Urteil überlassen.