Zuständiger Mitarbeiter / Mitarbeiter 1 + 2

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Wo finde ich eine hilfreiche Anleitung um den Bezug zwischen dem zuständigen Mitarbeiter aus den Stammdaten und den Mitarbeitern 1+2 in den Aufträgen herstellen zu können?

Weshalb werden die

MA 1 - verantwortlicher MA

MA 2 - ausführender MA in Aufträge

und in den Stammdaten zuständige MA genannt ? Wo ist der Bezug?

Welche Felder aus den Stammdaten werden in den Aufträgen übernommen?

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Sehr geehrter Herr Rominger,

wir arbeiten mit EO-Comfort. Dort wird es in den Auftragsvorlagen als Auswahl der Felder aus der ZMSD hinterlegt.

Mit freundlichen Grüßen

Ralf Blum

[#3]

Guten Morgen, das mag des Rätsels Lösung sein denn wir arbeiten mit EO classic, da gibt es diese Möglichkeit MA1 und MA2 gar nicht.

Screenshot mit Echtdaten durch dirk.jendritzki gelöscht, siehe Nutzungsbedingungen und Datenschutz Punkt 5.

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Hallo Herr Rominger,

der zuständige Mitarbeiter wird im Auftrag, in Verbindung mit der Hinterlegung der Zuständigkeit in der Auftragsvorlage, standardmäßig aus den Zuständigkeiten, die in den Stammdaten des Mandanten hinterlegt sind, übernommen. Wenn diese nicht gepflegt sind, werden in den Aufträgen und bei der Anlage von Aufträgen oder Folgeaufträgen teilweise keine Mitarbeiter oder falsche Mitarbeiter hinterlegt.

Sie können die Zuständigkeit in der Auftragsvorlage wie folgt anpassen:

Im DATEV Arbeitsplatz im Navigationsbereich Organisation | Stammdaten | Aufträge | Auftragsarten kann in jeder Auftragsart festgelegt werden, welche Zuständigkeit bei Mitarbeiter 1 und Mitarbeiter 2 für den Auftrag herangezogen werden soll.

Wenn Sie die Mitarbeiter direkt in den Aufträgen pflegen möchten, deaktivieren Sie die Synchronisation mit den Zuständigkeiten in den Zentralen Stammdaten wie folgt:

Datev Arbeitsplatz | Menü Extras | Einstellungen | Aufträge

- Folgeauftrag erstellen -> Zuständigen Mitarbeiter aus den Stammdaten für Folgeauftrag vorbelegen

- Hinterlegte Zuständigkeit in den Stammdaten -> Automatische Aktualisierung des Mitarbeiters 1 oder Mitarbeiters 2 mit Auftragsstatus: Offen / Offen und In Arbeit

Tipps:

1. Sie können die Zuständigkeiten in den Zentralen Stammdaten für mehrere Mandanten auf einmal ändern:

- markieren Sie in der Mandantenübersicht die betroffenen Mandanten

- klicken Sie mit der rechten Maustaste

- wählen Sie "Zuständigkeit ändern für"

- wählen Sie die Zuständigkeit die Sie ändern möchten

- und im nächsten Fenster den entsprechenden Mitarbeiter

oder mit Hilfe eines Assistenten, siehe Infodokument 9219221

Zuständigkeit bei Leistungen ändern, siehe Infodokument 9207279

Zuständigkeiten eines Mandanten verwalten, siehe Infodokument 9219220

2. Sie können ebenfalls die Zuständigkeiten in den Aufträgen für mehrere Aufträge übergreifend ändern

- filtern Sie die Aufträge in einer Auftragssicht

- markieren Sie die betroffenen Aufträge

- klicken Sie in den kontextbezogenen Links auf "Auftragsplanwerte ändern"

- hier können Sie den Mitarbeiter 1 und Mitarbeiter 2 "Verantw. Mi und Ausf. Mi" anpassen.

Grüße aus Nürnberg

Jürgen Haubner

DATEV eG

[#5]

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir haben das Problem, dass der automatische Abgleich Stammdaten/Aufträge trotz der im Dokument 1005393 angegebenen Einstellungen nicht funktioniert. Wir verwenden Eigenorganisation classic. Im Dokument 9219220 wird auf folgendes hingewiesen: 

Voraussetzung für die Nutzung von Zuständigkeiten
Um Zuständigkeitsbereiche und Zuständigkeiten nutzen zu können, muss die
Mitarbeiterverwaltung installiert sein.
Diese ist Bestandteil der Programmpakete von DATEV Eigenorganisation.

Gibt es hierzu detailliertere Informationen? Müssen bestimmte Einstellungen in der Rechteverwaltung erfolgen? Oder an was kann es sonst liegen?

Vielen Dank vorab.

Beste Grüße

[#6]

Hallo FH0907,

die Mitarbeiterverwaltung ist Bestandteil von DATEV Eigenorganisation compact oder classic und muss nicht extra installiert werden. 

Wenn Sie einen Mitarbeiter  in den Zuständigkeiten zuordnen können, dann ist dieser Mitarbeiter in den Stammdatenübersichten | Mitarbeiter (Mitarbeiterverwaltung) auch angelegt.

Prüfen Sie trotzdem beim Mitarbeiter, ob auch Daten hinterlegt sind (u.a. Kostensatz) siehe Dokument 1001210 .

Es gibt zwei Varianten den Mitarbeiter zu übernehmen. siehe auch Beitrag von juergenhaubner.

Es muss eine Variante gewählt werden, sonst funktioniert der Abgleich nicht mehr richtig.

 1. Die automatische Übernahme aus den Mandanten-Stammdaten in den Auftrag.
Hier greift auch die Hinterlegung im Arbeitsplatz unter:
 DATEV-Arbeitsplatz: Menü Extras | Einstellungen | Aufträge,
Register Allgemein in der Gruppe " Hinterlegte Zuständigkeit in den Stammdaten".  

2. Mitarbeiter wird manuell im Auftrag hinterlegt:
Wenn der Mitarbeiter manuell im Auftrag hinterlegt wird, müssen die Einstellungen unter Extras | Einstellungen (wie unter 1. beschrieben) deaktiviert werden.

Wie in Dokument 1005393 beschrieben.

Die Rechteverwaltung beeinflusst an dieser Stelle nicht den Abgleich, sondern nur die Zugangsbeschränkungen der Mitarbeiter.

Schöne Grüße

Iris Hierteis

DATEV eG

[#7]

Hallo, ich habe hierzu eine Frage
wie kann ich z.B. in den zentralen Stammdaten den zuständigen Mitarbeiter zwei definieren?
ich finde die Funktion nur im Auftrag.
wir möchten aber übergreifende Team-Mitarbeiter über diese Funktion nutzen, sodass der Mitarbeiter zwei hier quasi der "Teamleiter" ist und entsprechend eine Auswertung erhält, der Mitarbeiter 1 aber der ist, der die Fibu erledigen soll.
muss man den Mitarbeiter zwei dann in jedem Auftrag einzeln ändern?

VG

[#8]

Guten Morgen @fruchtzwerg,

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wie kann ich z.B. in den zentralen Stammdaten den zuständigen Mitarbeiter zwei definieren?

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Gar nicht. Diese Angabe kennen die Stammdaten nicht. Hier gilt das Highländer-Prinzip.

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ich finde die Funktion nur im Auftrag.

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Exakt, den Mitarbeiter2 gibt es nur bei EO comfort in den Aufträgen. 

Und die beiden Welten lassen sich leider nur schwer unter einen Hut bringen. EO comfort gleicht sich nicht automatisch mit den Zuständigkeiten in den Stammdaten ab. 

Und das führt dann zu weniger lustigen Zuordnungen in Post, Fristen und Bescheide... u.s.w....

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muss man den Mitarbeiter zwei dann in jedem Auftrag einzeln ändern?

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Ja oder über die Bestandspflege den MA2 für selektierte Aufträge gesammelt setzen/umsetzen. Mit der Bestandspflege sind Manipulationen von mehreren Aufträgen und deren Einstellungen zeitgleich möglich.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

[#9]

Man kann den Mitarbeiter 2 auch übergreifend ändern aber ja, dazu müsste man die Aufträge erstmal filtern. Dann kann man die markierten Aufträge ganz einfach einem Mitarbeiter 2 zuordnen.

[#10]

hallo fruchtzwerg,

da Sie eine Rückfrage zur Antwort von Jürgen Haubner haben, gehe ich davon aus, dass Sie Eigenorganisation classic verwenden. 

Auch in Eigenorganisation classic können Sie die Einstellung für Mitarbeiter 2 in den Aufträgen nicht direkt in den zentralen Stammdaten steuern. Allerdings können Sie in Kombination mit der Einstellung der Zuständigkeit für Mitarbeiter 2 in der Auftragsart den Mitarbeiter aus der entsprechenden Zuständigkeit in den Stammdaten des Mandanten vorbelegen lassen. 

Standardmäßig ist die Verbindung zwischen den Zuständigkeiten in den Stammdaten und Aufträgen (auf Basis der Einstellung in der Auftragsart) aktiviert. Deswegen müssen Sie sich entscheiden, ob Sie diese Funktion nutzen oder die Mitarbeiter manuell im Auftrag auswählen möchten (auch übergreifend). 

Mehr Details finden Sie im Hilfe-Dokument  1005393.

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

[#11]

Hallo,

hab ich das richtig verstanden? In EO Comfort muss ich Zuständigkeit und Auftrag jeweils separat pflegen, weil ich die Zuständigkeit aus den Stammdaten nicht in offen Aufträge und Aufträge in Arbeit synchronisieren kann? (in Eo Classic geht das aber schon) ich hätte jetzt erwarten das Comfort die Confort Version ist und mehr Comfort. bietet, aber sei es drum. 
ich kann in Eo Comfort aber schon

MA1 und MA2 in der Auftragsvorlage, aus der Stammdate hinterlegen, so dass ich neue Aufträge, mit den Daten aus der Stammdaten. Automatisch bei der Anlage  befülle. 
Das bedeutet, wechselt ein Mandat zu einem anderen Sachbearbeiter muss ich sowohl die Zuständigkeit, als auch den Auftrag manuell ändern. 
würde ich aber den Auftrag abschließen und einen neuen anlegen und vorher die Zuständigkeit ändern, müsste ich den Auftrag nicht anpassen. Das macht m.E keinen Sinn.

was noch Schade ist, dass man den Partner im Auftrag nicht automatisch mit dem mandatsverantwortlichen aus der Stammdaten belegen kann. Oder geht das irgendwie. Selbst wenn es gehe würde, würde aber auch hier die Synchronisation ins offene Aufträge nicht greifen?!

[#12]

Hallo communityuser,

Sie haben Recht – eine automatische Synchronisation zwischen den Zuständigkeiten in den Stammdaten und Aufträgen besteht nicht. Jedoch lässt sich mit dem Assistenten „Bestückung Zuständigkeiten aus Aufträgen“ gegebenenfalls in Masse Änderung in den Stammdaten vornehmen.

Um mit Ihnen einen möglichen Prozess und alle weiteren Fragen in diesem Zusammenhang zu besprechen, wenden Sie sich doch gerne persönlich an uns. Senden Sie uns hierzu einfach einen Servicekontakt.