tif oder pdf-Format

[#1]

Wir führen im Herbst das neue DATEV-DMS ein und haben und einen

zentralen Scanner zugelegt. Datev empfiehlt alles im tif-Format zu

scannen. Nun die Frage? In was für einem Format wird in den anderen

Kanzleien gescannt betreffend Posteingang und Unternehmen Online?

[#2]

TIF ist in Verbundung mit dem MS- Imaging ein seht mächtiges Format mit OCR, Einzelseitendrucken, Textsuche, usw.

PDF kann jeder problemlos öffnen.

Idee:

Gescannte Dokumente per TIF 200 SW ablegen
gedruckte Dokumente als PDF ablegen.

-> Man erkennt sofort, ob es sich um einen Scan (vom Mandanten), oder um eine Auswertung (aus dem PC) handelt.

Beispiel:
Scannen aller Analg- Belege aus dem BH- Ordner, MS- Imaging: OCR (wenige Sekunden), und dann per [Strg] + "F" nach Rechnungsnummer suchen -> Man hat aus 100 Belegen augenblicklich das Gesuchte. und kann Text herauskopieren.
-> Eine enorme Zeiteinsparnis im vergleich zu Papier- Handling.

Notwendige Software: kostenloser "SharePointDesigner.exe" (ergooglen)

[#3]

Wir scannen nur noch in PDF, da das Handling von TIFF einfach grottig ist.

In PDF-Dateien können noch Kommentare, Notizen usw. hinzugefügt werden, was mit TIFF nicht möglich ist. Ferner sind die Seitenmanipulationen (verschieben, löschen, einfügen) in einem TIFF nicht möglich.

Gruß A. Martens

[#4]

... nur kurz nachgefragt:

Sie sprechen von "Microsoft Office Document Imaging" (MDI-Dateien)

Ist dieses Microsoft-Tool in neueren Officepaketen (2016, 2019) auch noch enthalten oder herunterladbar oder nur im "Sharepoint Designer 2007" enthalten ?

VG

Michael Vogtsburger

[#5]

Eigentlich gibt DATEV die Antwort selbst, alle Auswertungen werden im pdf Format übergeben. Das ist Punkt 1.

TIFF ist ganz nett wenn viele Seiten bearbeitet werden müssen. Rückseiten löschen, Reihenfolge ändern, einzelne Seiten vor Ablage ergänzen etc. Ging ganz gut mit dem früheren RichClient, im Dokumentenkorb des Arbeitsplatzes gefühlt eine Katastrophe. Das ist Punkt 2.

TIFF ist nur durch Kompressionsalgorithmen klein, Saperion hat diese automatisch bei der Ablage angewandt, beim Anzeigen kostet es Rechenzeit. Das ist Punkt 3.

Ist ein mehrseitige TIFF Dokument im DMS kann es sinnvoll nur mit dem integrierten DATEV Viewer angesehen werden. Der Viewer ist nicht gerade ein Ausbund an Bedienbarkeit in der Integration des Arbeitsplatzes (z. B. ein Neuzeichnen der Anzeige bei Aktionen außerhalb der Viewers, Textposition spring auf den Anfang des Dokuments), außerhalb des Viewers müssen TIFF Seiten einzeln per Doppelklick aufgerufen werden. Das ist Punkt 4.

Eine Kopie des ESt Bescheides per (sicherer) Mail an den Mandanten? Kein Problem mit pdf Dateien, Kopie und ab. TIFF muss erst in pdf umgewandelt werden, trotz eingebauter Tools leidet die Qualität. Das ist Punkt 5.

Wo ich die Arbeit leiste ist mir doch egal. Ob ich alles in den Scanner werfe und dann aufräume oder vorher Ordnung schaffe und dann scanne tut sich nicht viel. Kein Punkt.

Gewinner pdf mit 5 Punkten. TIFF ist Folklore (in meinen Augen).

PS: Einige gute Scanner verzichten schon seit geraumer Zeit auf das TIFF Format und liefern nur noch pdf und jpeg.

[#6]

Eins noch hinterher:

Pdf mit integrierter OCR ist sinnlos.

Ein DMS hat immer eine eigene OCR Erkennung um diese in die eigene Datenbank einzutragen. Dadurch ist die Dursuchbarkeit sichergestellt und eine Antwort kommt in Sekunden und nicht in Tagen. Das Dokument fasst das DMS beim der OCR Suche nämlich nicht an.

[#7]

Moin Moin

TIFF ist ein Bildformat, während PDF Text und Layout beinhaltet. PDf wird deshalb eher als unveränderbar angesehen. Eine Bild ist relativ einfach zu verändern, die Hürde beim PDF ist höher.

Dazu kommt, sofern TIFF nicht komprimiert abgespeichert wird, kommt einiges an Speicherplatz zusammen.

Wir nutzen TIFF jedenfalls gar nicht!

Zugegeben mit dem Nachteil, dass der Upload bei UNternehmen Online, die PDF-Dateien nicht anzeigen kann. SChämt euch, Datev!

QJ

[#8]

PDF-Dateien sind genauso leicht manipulierbar wie alle anderen Dateien auch.

Nachtrag:

PDF ist eine Seitenbeschreibungsdatei und ist codebasiert (einfach einmal im Texteditor öffnen). Da wird jedes Zeichen und jeder Grafik entsprechend codiert.

Möchte ich eine PDF-Druckdatei ändern, kann ich diese ganz "leicht" in einem Texteditor manipulieren. Dazu muss ich nur den Datencode lesen können oder ich bediene mich entsprechender Programme, die mir dabei helfen.

[#9]

Sie sprechen von "Microsoft Office Document Imaging" (MDI-Dateien)

Ist dieses Microsoft-Tool in neueren Officepaketen (2016, 2019) auch noch enthalten oder herunterladbar oder nur im "Sharepoint Designer 2007" enthalten ?

Ich habe den alten "Sharepoint Designer 2007" auf Win 10 in Betrieb.

Betrifft ausschließlich Scans:

Vom Handling sind mir mehrseitige TIF- Dateien mit obigem Programm viel lieber, als PDF- Dateien, aus denen ich oftmals nur Bildabschnitte herauskopieren kann. (Edge bzw. Acrobat- Reader)

Beim "Microsoft Office Document Imaging" ist die Datei in Sekundenbruchteilen geöffnet und aus der DokAblage kann ich "Bearbeiten" anwählen, um Seiten zu sortieren bzw. die Textkennung einzufügen incl. Speichern im DATEV- System. Selbstverständlich lassen sich Notizen und Markierungen, usw. einfügen. Es gibt sogar einen Button, der den erkannten Text in ein Word- Dokument übergibt.

Im Prinzip sind TIF- Dateien sicherer, als PDF- Container, in den den sich theoretisch auch Fremdformate mit Makros einbetten lassen.

Zum Speicherplatz: Bei 200 DPI SW sollten 40 kB pro Seite normal sein.

Bei EDV- Auswertungen ist natürlich das codebasierte PDF- Format vorzuziehen.

[#10]

Ich habe den alten "Sharepoint Designer 2007" auf Win 10 in Betrieb.

... jüngere "Sharepoint Designer"-Versionen (2010, 2013, ..) können anscheinend nur noch mit Sharepoint-Dateien umgehen (und anscheinend nicht mit anderen Formaten).

Aber von der Herstellerseite (Microsoft) wird "Sharepoint Designer 2007" nicht mehr zum Download angeboten.

Man wird wohl auf anderen Download-Plattformen suchen müssen.

VG Michael Vogtsburger

Nachtrag:

(z.B. Free Software Downloads and Software Reviews - CNET Download.com )

[#11]

Nachtrag:

früher habe ich das TIFF-Format gehasst, weil die Dateigrößen (unkomprimiert) immer gigantisch waren, z.B. 10 oder 20 MB pro DIN A4-Seite.

Allerdings sind mir auch schon öfters sehr stark komprimierte TIFF-Dateien begegnet (z.B. bei spezialisierten Digitalisierungs-Copy-Shops oder bei digitalisierten Unterlagen von Bauämtern), die z.B. große Architekturzeichnungen, Pläne, ganze Bauakten in relativ kleinen Dateien speichern konnten.

Am liebsten würde ich mit nur einem Format arbeiten, aber ich schaue mir das Handling mit dem "Sharepoint Designer 2007" mal an. Vielleicht bietet das TIFF-Format doch mehr als erwartet.

VG

Michael Vogtsburger

[#12]

Der XChange-Viewer kann auch TIFF-Dateien anzeigen und auch bearbeiten. Allerdings werden diese im PDF-Format vorab konvertiert und die Notizen etc. werden dann in TIFF zurückkonvertiert, werden also Teil des Bildes. Eine nachträgliche Änderung ist da dann nicht mehr möglich.

Wie es sich da bei anderen Programmen verhält, weiß ich nicht. PDF-Dateien kennen sog. Layer-Ebenen, daher ist es möglich, Elemente einzufügen, die nicht "Bestandteil" des ursprünglichen PDF's werden, so dass man diese auch nachträglich editieren oder löschen kann. IMO ist das bei TIFF nicht möglich, bin mir da aber wie gesagt auch nicht 100%ig sicher.

Gruß A. Martens

[#13]

den XChange-Viewer werde ich mich auch nochmal 'zur Brust nehmen'.

Beim "Sharepoint Designer 2007" habe ich noch ein Verständnisproblem.

Es ist ja eigentlich eine Software, um Webseiten zu erstellen.

Ist es nicht der Nachfolger von FrontPage ?

Was hat der "Sharepoint Designer 2007" mit Bildbearbeitung zu tun ?

Wenn man TIFF-Dateien mit dieser Software gut 'handlen' kann, soll es mir aber recht sein.

Das Thema Bildbearbeitung (auch im Zusammenhang mit OCR) ist doch recht komplex.

Speziell die OCR-Fähigkeiten sind ja entscheidend für die Digitalisierung von Buchungs-Belegen (Rechnungen).

Wenn man hier bessere Vorarbeit leisten könnte, würde man sich selbst einen großen Gefallen erweisen.

VG

Michael Vogtsburger

Nachtrag:

... der erste Eindruck von XChange-Viewer und/oder XChange-Editor ist tatsächlich sehr gut

... muss das Handling mt den PDFs aber noch testen

[#14]

Etwas besseres als den XChange-Viewer kann man nicht finden. Das Handling ist derart intiutiv und vielfältig, da verschlägt es einem die Sprache. Und dann noch zu diesem Spottpreis...

Gruß A. Martens

[#15]

Laut DATEV ist das tiff-Format wohl die Gottheit. Ich kann die technischen Vorteile mangels Fachwissen gegenüber pdf nicht nachvollziehen. Ich kann nur berichten, dass uns seit Einführung der Digitalen Dokumentenablage (seit 6 Jahren?) und davor noch niemand jemals ein tiff überlassen hat. Auch habe ich noch niemanden aus dem Mandantenkreis getroffen, der mit dem Begriff "tiff" etwas anfangen konnte.

Aus dieser Erfahrung heraus arbeiten wir einheitlich eben nur mit pdf.

[#16]

Wir haben vor 20 Jahren das "alte" DMS eingeführt und möchten DMS nicht mehr missen. Seit 20 Jahren fluchen wir über diese tif-Formate. Die TIF-Datein sind einfach nur grauenhaft: riesengroß - schlechte Qualität - Seitenaufbau dauert ewig, mal eben in einem Dokument "blättern" geht auch nicht, da wohl technisch mit jeder Seite eine andere (riesengroße) Datei geöffnet wird.Ganz grauenhaft: dem Mandant eben mal ein Dokument per PDF schicken --> am besten auf Papier drucken und neu als PDF scannen -sonst dauert es ewig und es kommen locker 1 oder 2 MB pro Seite raus.

Die Datev hängt an dem TIF-Format. Nur die Datev-Götter wissen, warum. Mir konnte noch niemand die Vorteile von TIF überzegend erklären. Alle Features, die angeblich nur in TIF gehen sollen, kann ich auh in PDF. Leider gibt die Datev bei einigen DMS-Features zwingend das TIF-Format vor, z.B. Massen-Posteingang.

Interessant ist, dass die Datev bei allen anderen Anwendungen, also v.a. den leistungserstellenden Programmen, immer vom PDF als Standard ausgeht. Nur beim DMS soll TIF das das allein seeligmachende sein?

Kurzum: lasst Euch nicht das TIF aufschwatzen.

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@Schluchtensauerser  schrieb:

Mir konnte noch niemand die Vorteile von TIF überzegend erklären.

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Auch die DMS Stempel kann man auf ein PDF digital stempeln?

Sonst gebe ich Ihnen Recht und wenn wir dabei sind: Wenn es das große MFP hergibt, gerne compactPDF nutzen. Das macht Farbe, 300dpi pro Seite ca. 25KB draus. TIFF ist tatsächlich dagegen größer. 

Einzig die OCR könnte mit compactPDF Probleme haben, weil nicht so viele Informationen mehr in der Datei stehen und eine 6 auch als 8 verstanden werden könnte. 

[#18]

Wenn der Scanner korrekt konfiguriert wurde, dann finde ich in einer 100 seitigen TIF- Datei eines Rechnungsstapels jede Rechnung anhand der Nummer in Sekunden. 
Mir ist der BH- Ordner in einer TIF- SW- 300 DPI- Datei lieber, als der manuelle Ordner...
Wenn beim Scannen in den PDF- Container die OCR nicht aktiviert war, dann habe ich ein Problem.
Ist nicht das PDF nur ein Container in dem sich bei Scanns das TIF- Format befindet?

[#19]

Die DMS-Stempel gehen m.E. auf PDF-Dokumenten nicht.

Es können aber die Stempel- und Kommentier-Funktionen der PDF-Programmen genutzt werden. Auch da bieten dann die PDFs wieder mehr Funktionen. als die DMS-TIF. Voraussetzung ist natürlich, dass nicht nur ein PDF-Reader genutzt wird. Programme zum Bearbeiten von PDF-Dateien gibt es aber inzwischen zu erschwinglichen Preisen, z.B. PDF-XChange.

Es gibt zwei echte Nachteile bei PDF+DMS (beides bezogen auf das "alte" DMS):

1. der "Massenposteingang" (das soll irgendwie auch gehen - aber irgendwie auch nicht)
2. Nach dem Schließen einer PDF-Datei im DMS wird sie nicht automatisch wieder eingecheckt. Das automatische Einchecken passiert bei Word+Excel oft (manchmal nicht), bei TIF eigentlich immer. Bei PDFs nie und das kann nervig sein, wenn mehrere Nutzer sich eine Datei ansehen sollen.  

[#20]

Warum ist es grauenhaft, ein Tiff-Dokument ebenmal per e-mail an den Mandanten zu versenden ?

Im Arbeitsplatz die Dokumentenanzeige aktivieren; mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken. Es öffnet sich eine Prgrammauswahl; im unteren Drittel steht " per E-Mail versenden"; darauf einmal klicken; dann kann ich die Art der Versendung wählen; es geht auch als PDF mit Kennwort.

Das Programm fügt die für den Mandanten gespeicherte E-Mail-Adresse automatisch in das E-Mail ein.

Einfacher geht's nicht ! 

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Weil die allermeisten Mandanten sagen: "TIFF? Was ist das?" Was der Bauer nicht kennt, kommt ihm nicht auf den Tisch - oder so ähnlich. PDF ist einfach ein branchenübergreifendes Format. 

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@metalposaunist  schrieb:

Weil die allermeisten Mandanten sagen: "TIFF? Was ist das?" Was der Bauer nicht kennt, kommt ihm nicht auf den Tisch - oder so ähnlich. PDF ist einfach ein branchenübergreifendes Format. 

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Das alleine ist es aber auch nicht.

Die Editierfunktionen sind weitaus umfangreicher als bei TIFF. Bei PDF-Dateien kann ich Kommentare, Notizen, Zeichen, Grafiken, Verknüpfungen, Anlagen usw. hinzufügen und bearbeiten. Das versuch einmal mit einem TIFF-Dokument.

Und das Beste ist, ich kann das ganze löschen oder nachträglich sogar fest integrieren, so dass es ein fester Bestandteil der PDF-Datei ist.

Gruß Achilleus

[#23]

Moin,

ich habe hier seit kurzem für gescannte Dokumente von tif-Format auf pdf-Format umgestellt, d. h. alle neu gescannten Dokumente werden im pdf-Format gescannt.

Da ich seit Anfang Januar das neue DMS einsetze, habe ich kein Problem mehr mit den folgenden Themen:

1. im Dokumenten-Viewer der DATEV lassen sich auch auf pdf-Dokumenten die Stempel anbringen
2. im Dokumentenkorb lassen sich pdf-Dokumente entheften und wieder heften, somit kann ich, wenn ich einen Stapel von 20 Seiten gescannt habe, diesen entheften und zu einzelnen Dokumenten wieder zusammenheften. (das Heften / Entheften von pdf-Dokumenten geht m. E. leider nur im Dokumentenkorb; falls ich etwas dahingehend übersehen habe, bin ich für jeden Tipp dankbar)
3. das Verschicken von mehr als einem Dokument per Mail ist einfacher, wenn man die Dokumente in DMS im pdf-Format vorliegen hat; wenn man pro Mail nur ein Dokument verschickt, lässt sich die Umwandlung von tiff zu pdf gut über das Kontextmenü lösen, aber will man nun noch weitere Dokumente hinzufügen, ist es einfacher, wenn diese bereits als pdf vorliegen
4. will man ein Dokument statt im DATEV-Viewer in einer externen Anwendung öffnen, ist das pdf-Dokument in jedem Fall besser als das tif-Dokument, da sich das pdf im Adobe Reader öffnet, das tif-Dokument aber in der Windows Fotoanzeige - und zwar immer nur eine Seite.
5. im neuen DMS werden auch pdf-Dokumente automatisch eingecheckt

Für mich überwiegen mittlerweile die Vorteile des pdf-Formats, daher habe ich umgestellt.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit