Falsch gezahlten Vorschuss korrigieren

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Hallo zusammen, 

wir zahlen unseren Mitarbeitern (Stundenlohnempfänger) zum 25. immer einen Abschlag/Vorschuss über den Vorschussabruf. Die Werte dazu importieren wir aus einem anderen Programm in die Vorschusstabelle, also kein Automatismus über LODAS.

Die eigentliche Entgeltabrechnung machen wir rückwirkend immer am 8. des Monats.

Nun haben wir eine Mitarbeiterin, die seit Ende April Krankengeld bekommt und aus der LFZ raus ist. Die AU wird wohl bis Mitte Juni andauern. Nun hat sie für April versehentlich den Vorschuss erhalten, welcher auch schon als Zahlung raus ist. Im Mai wird ja aber für sie kein Entgelt abgerechnet.

Wie soll ich nun sinnvollerweise vorgehen? 

• Kann ich das "korrigieren", sodass im Mai nichts auf der Abrechnung ausgewiesen wird, und sie überweist einfach zurück?
• Oder soll ich das so stehen lassen und es verrechnet sich dann mit dem Entgelt, wenn sie wieder da ist?

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Am 25.04. bekommt sie einen Vorschuss für April

Mit der Aprilabrechnung am 08.05.26 wird der Vorschuss mit den Arbeitsstunden April bis zum Krankengeld verrechnet. Ich vermute das der Vorschuss höher war als der Verdienst im April, sodass eine Rückzahlung für April offen bleibt.

Jetzt kommt es drauf an wie es bei deinem Mandanten eingestellt ist, ob Überzahlungen verrechnet werden oder nicht. 

https://help-center.apps.datev.de/documents/1070131

Wenn sie verrechnet werden, dann bleibt die Summe solange in LODAS stehen bis wieder Geld kommt und man es verrechnen kann. (also nach ihrem Krankengeld)

Sollte sie es zurückzahlen, dann musst du es im Lohn erfassen als neu angelegten Nettobezug. 

Für die Buchhaltung sollte du dies dann auf das Konto Forderungen von Personal buchen, damit es sich ausgleicht.

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Wie soll ich nun sinnvollerweise vorgehen? 

• Kann ich das "korrigieren", sodass im Mai nichts auf der Abrechnung ausgewiesen wird, und sie überweist einfach zurück?
• Oder soll ich das so stehen lassen und es verrechnet sich dann mit dem Entgelt, wenn sie wieder da ist?

Das würde ich mit dem Arbeitgeber abklären. Beides dürfte in Ordnung sein.

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Wir sind selber der AG, für uns wären beide Wege okay, ich wollte halt mal fragen, was besser ist.

Der Abschlag wurde am 22.05.2026 für Mai gezahlt. Im Mai erhält sie gar kein Entgelt. Die Überzahlung entspricht also dem kompletten Vorschuss.

Wie würde ich denn in diesem Fall eine Korrektur machen?

Es gibt ja noch keine "falsche" Abrechnung, die werden wir erst am 08.06.2026 für Mai erstellen.

[#5 · Accepted solution]

Dann hast du also im Mai die Minusabrechnung. 

Du als Arbeitgeber kannst die Mitarbeiterin selbst am besten einschätzen......

Wird sie mit Sicherheit bald wieder kommen? Vertraust du darauf das sie den Vorschuss gut aufbewahrt und sich das Geld einteilt..... sodass du es dann im Juni oder Juli verrechnen kannst, wo sie dann keinen erneuten Vorschuss bekommt? -> dann warte ab und verrechne wenn sie wieder da ist. 

Andernfalls fordere die Rückzahlung bei ihr an und nehme es in der Maiabrechnung als Nettobezug mit rein, sodass unterm Strich dann 0,- EUR rauskommen und alles ist erledigt.

Keiner muss später dem Geld hinterher rennen oder die Verrechnung prüfen. Aus meiner Sicht immer das einfachste und sicherste auch für den Arbeitgeber.

Im Idealfall mit der Arbeitnehmerin klären, wie sie dazu steht.