Laufende Pflege Mitarbeiter-Stammdaten

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Liebe Community, 

zunächst bitte ich um Entschuldigung, falls meine Fragen schon an anderer Stelle behandelt worden sein sollten (und wäre in diesem Fall für entsprechende Links dankbar). Wir suchen nach einer Möglichkeit wie wir die Mitarbeiter-Stammdaten einmal pro Jahr checken und bestätigen lassen können, möglichst in einem automatisierten digitalen Prozess. (Man könnte jetzt darüber diskutieren , ob das überhaupt notwendig sei, nach unserer Erfahrung aber schon ... ) Folgende Situation: 

• Wir betreuen vorrangig kleine internationale Mandanten (deutsche Tochtergesellschaften oder Betriebsstätten) häufig unter fünf Mitarbeiter, Personalchef sitzt im Ausland, ist mit deutscher Sprache + Abläufen nicht vertraut. 
• Erstmalige Erfassung der Mitarbeiter-Stammdaten:
  • Wir nutzen aktuell den zweisprachigen Excel-Fragebogen der DATEV. Mitarbeiter sind damit jedoch oft überfordert, Personal-Ansprechpartner erst recht, am Ende geht es am schnellsten, wenn wir zum Ausfüllen direkt mit dem Mitarbeiter kommunizieren, was wir uns zwar bezahlen lassen, worauf wir aber trotzdem gern verzichten können.
  • Fast-Docs als Alternative zum Excel-Fragebogen haben wir im Blick, ebenso DATEV-Personaldaten.
• Laufende Pflege der Mitarbeiter-Stammdaten 
  • Für einen etwas größeren Mandanten testen wir gerade HR-Works mit Schnittstelle zu Lohn und Gehalt
    • Positiv
      • Guter Online-Fragebogen für erstmalige Erfassung durch den Mitarbeiter
      • Mitarbeiter können nach meinem Verständnis auch spätere Änderungen ihrer Stammdaten selbständig in ihrem Mitarbeiter-Portal einpflegen, von wo sie dem Lohnsachbearbeiter bereitgestellt (bzw. offenbar direkt in LuG übernommen werden)
    • Negativ
      • Hoher Administrationsauswand bis das System läuft
      • HR-Works ist erst für Unternehmen ab 20 Mitarbeiter vorgesehen und für kleinere Unternehmen daher sehr teuer
  • DATEV Personaldaten unterstützt laut Programmhilfe nur die erstmalige Erfassung der Stammdaten durch den Mitarbeiter, nicht aber die spätere Korrektur / Pflege durch den Mitarbeiter (was ich sehr sehr schade finde)
  • So scheint es auch bei Fast-Docs zu sein, es geht offenbar nur um die erstmalige Erfassung der Daten.
  • Für Arbeitnehmer-Online, was sich m.E. anbieten würde, scheint auch keine Stammdaten-Kontrolle oder gar aktive Pflege durch die Mitarbeiter geplant zu sein, was m.E. ebenfalls naheliegen würde. 
  • Für kleine Mandate fällt uns daher nur noch die Lösung ein, den Mitarbeitern ihre eigenen Daten  in regelmäßigen Abständen, z.B. ein mal pro Jahr schriftlich zur Verfügung zu stellen und manuell bestätigen bzw. korrigieren zu lassen. Aber selbst das gestaltet sich schwer:
    • In LuG kann man auf Mandantenebene / Mandant / Ausgeben / Auswertungspaket / Stammdaten zwar die Stammdaten eines Mitarbeiters komplett ausgeben aber
      • Nur im PDF-Format (unverständlicherweise nicht Excel)
      • Nur in deutscher Sprache und daher im internationalen Kontext kaum verwertbar
    • In LuG gibt es weiterhin die Möglichkeit auf Mandantenebene / Mandant / Exportieren / Mitarbeiterdaten exportieren die Daten als TXT- und Jason-Datei zu erhalten:
      • Damit kann man schon besser arbeiten, wobei mir der saubere Import in Excel (klar getrennt in Spalten bislang nicht gelingt
      • Die Daten sind so umfassend, dass sie den Mitarbeiter überfordern und manuell reduziert werden müssten (wesentlich mehr Felder als im Personalfragebogen)
    • In DATEV Personal ist ein Export der eigentlich schön gegliederten und dargestellten Stammdaten offenbar auch nicht vorgesehen.
    • Als letzte Lösung haben wir daher an das Daten-Analyse System Personalwirtschaft gedacht, hier könnte man basierend auf der Auswertung "Stammdatenexport" wohl einen individuellen, ggf. auch mehrsprachigen bereits vorausgefüllten Personalfragebogen basteln. Irgendwie bekommt man es dann sogar nach Word. Aber es sieht nach sehr viel Arbeit aus...

Nun meine Fragen: 

• Habe ich irgendwo Denkfehler oder Informationslücken?
• Fallen Euch noch weitere Möglichkeiten ein oder wie macht Ihr das?
• Hat jemand Erfahrungen mit dem Daten-Analyse-System Personalwirtschaft und vielleicht einen Tipp, wie man so ein Stammdatenblatt für Mitarbeiter möglichst schnell einfach konfigurieren könnte?

Vielen Dank vorab!🙂

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Lieber @Electro, 

das Daten-Analyse Programm ist für selbst gebastelte Auswertungen wirklich super, aber hierfür benötigt man eine Schulung. Ich finde es ist nicht intuitiv zu bedienen. 

Wir haben übrigens Probleme HR Works und DAZEV zu verbinden. Hast du ggf. eine Anleitung gefunden, welche Schritte zu tun sind? Neben den Datenaustauschservices muss ja auch noch das Datentransfercockpit eingerichtet werden und ich vermute, dass wir irgendwo einen Haken vergessen hab. HR Works kann leider nicht weiterhelfen.

Viele Grüße

Janine 

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Liebe Janine,

mit HR-Works stehen wir auch noch am Anfang, es ist mir aber gelungen, die Schnittstellen selbständig auf Basis der Dokumentation einzurichten.

https://help.hrworks.de/datev-datenservices

Zusätzlich kann man bei HRWorks kostenlose Webinare machen (z.B. Lohn & Gehalt am 4.2.25 ) https://www.hrworks.de/webinare/ oder eine individuelle Beratung (mit allerdings gesalzenen Preisen) in Anspruch nehmen. 

Wenn HRWorks nicht helfen kann, würde ich es mal mit dem DATEV Partner-Onboarding versuchen:

https://www.datev-magazin.de/produkte-services/einrichten-lassen-45406

Der bidirektionale Lohnaustauschdatenservice, mit dem vieles richtig Spaß machen würde, gerade für Stammdaten, scheint bislang leider noch nicht zu funktionieren. 

https://www.datev.de/web/de/marktplatz/hrworks/

LG