Lodas Zusammenführung Datenbestände unterschiedliche Beraternummern

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Hallo Community,

ich habe eine Frage in die Runde.

Wir beabsichtigen bei einem Mandanten mit mehreren Standorten den Datenbestand in Lodas zusammenzuführen. Vier Standorte laufen auf einer Unterberater-Nr. und andere vier Standorte laufen unter einer anderen Unterberater-Nr.  Jeder Standort ist unter einer eigenen Mandantennummer angelegt. Die Lohnsteuer wird an einem Standort konsolidiert. Für alle Standorte besteht eine einheitliche Betriebsnummer.  Es handelt sich hier um eine Größenordnung von über 200 Mitarbeitern insgesamt.

Der Mandant hat abweichendes Wirtschaftsjahr.

Weiterhin hat jeder Standort unterschiedliche Kostenstellen ( einzelne Mitarbeiter haben über 20 verschiedene Kostenstellen) unterschiedliche Lohnarten, Krankenkassen usw.

Dies möchten wir nach Möglichkeit alles vereinheitlichen.

Da meines Erachtens hier viele Probleme und Tücken lauern, würde ich gerne so schnell wie möglich mit der Vorbereitung und Planung beginnen.

Die Umstellung sollte im Januar 2020 erfolgen.

Meines Erachtens sind z.B. dann keine Nachberechnungen mehr möglich. Was hier schon schwierig ist, da hier permanent was rückgerechnet werden muss.

Habt ihr Erfahrungen mit solchen Umstellungen und welche Probleme können noch auftreten?

Ich würde mich sehr über Antworten freuen.

Viele Grüße

Wicki

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Hallo Wicki,

für das Zusammenführen von Mandanten sind u.a. folgende Punkte zu beachten:

Für die unterschiedlichen Betriebsnummern, sind mehrere Beschäftigungsbetriebe in den Mandantendaten anzulegen. Informationen zur Anlage von Beschäftigungsbetrieben können Sie dem Dokument 9219349  entnehmen.

Mit der Berufsgenossenschaft ist zu klären, ob eine Mitgliedsnummer existiert oder ob mehrere vergeben werden. Je nachdem, sind auch in diesem Fall mehrere Mitgliedschaften anzulegen. Für jede Mitgliedschaft muss ein UV-Stammdatenabruf durchgeführt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Dokument 1071647.

Für die Zahlung von z. B. Löhne und Gehälter, kann in den Mandantendaten nur eine Mandantenbank zugewiesen werden. da in einem Mandanten nicht mehrere Mandantenbanken ausgewählt werden können.

Wie Sie bereits richtig Vermutet haben, ist nach der Zusammenführung keine Nachberechnung auf die vorherigen Monate möglich. Sind Korrekturen erforderlich, müssen diese über die „alte“ Mandantennummer erfolgen.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Stein

Personalwirtschaft

DATEV eG

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Hallo Herr Stein,

vielen Dank für die Antwort, ich habe allerdings noch Fragen hierzu:

1. leider laufen alle acht Standorte seit 2015 (verstreut über ganz Deutschland) unter der gleichen Betriebsnummer im Beschäftigungsbetrieb, sowie bei den Beitragsnachweisen für die Krankenkasse (bei den Krankenkassen wäre es meines Erachtens aber richtig)  Lt. DATEV Dokument müsste jeder Standort unter einer eigenen Betriebs-Nr. unter Beschäftigungsbetrieb aufgrund der Gemeindezuordnung geführt werden. Dies ist durch den Vorberater wohl falsch gemacht worden.

Kommt es bei der Zusammenführung zu Problemen bzw. muss ich für die jeweiligen Standorte jetzt eigene Betriebsnummern für die einzelnen Beschäftigungsbetriebe im nach Hinein beantragen? Die gleiche Betriebs-Nr. wird das System vermutlich nicht akzeptieren, oder?

2. Die Mitglieds-Nr. bei der Unfallversicherung sind auch alle gleich für alle acht Standorte. Dies müsste aber auch richtig sein, da es ja einzelne Filialen sind.

3. Ist eine Zusammenführung der zwei unterschiedlichen Unterberater-Nr. und einzelner Mandanten-Nr. durch uns als Kanzlei überhaupt möglich, oder muss die Zusammenführung durch die DATEV vollzogen werden?

Danke für Ihre Antworten

VG

Wicki

[#4]

Hallo Wicki,

bitte entschuldigen Sie die zeitliche Verzögerung.

Gerne möchte ich auf Ihre Fragen eingehen:

1. Ein Beispiel zur Zusammenlegung von zwei Mandanten mit identischer Betriebsnummer finden Sie unter der  Dokumentennummer 1005377. Grundsätzlich können in LODAS keine zwei Beschäftigungsbetriebe mit der gleichen Betriebsnummer angelegt werden. Wenn dies jedoch notwendig ist, wenden Sie sich bitte zur Klärung an die Agentur für Arbeit.
2. Wenn die Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaft für alle Filialen identisch ist, reicht es aus, wenn diese in den Mandantendaten unter Sozialversicherung / Unfallversicherung / Mitgliedschaften angelegt und der Stammdatenabruf ausgelöst wird. 
3. Die Zusammenführung kann von Ihnen vorgenommen werden. Die Personalstammdaten der beiden vorhandenen Lohn-Mandanten können über den Mandantenmanager in eine neue Mandantennummer hineinkopiert werden. Eine Beschreibung, wie Sie dafür vorgehen, finden Sie unter der Dokumentennummer 1003572 "Mitarbeiter in einen anderen Mandanten kopieren". Beachten Sie bitte, dass durch den Kopiervorgang nur die Stammdaten und keine Abrechnungswerte übernommen werden.

Liebe Grüße

Vanessa Mertel

Perwsonalwirtschaft

DATEV eG