digitale Personalakte ausgeschiedene Arbeitnehmer

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Liebe Community,

ich habe eben den Fall gehabt, dass ich wegen einer Betriebsprüfung in meinen Emails noch Lohn-Unterlagen gefunden habe, die ich damals anscheinend nicht in der digitalen Personalakte abgelegt habe.

Nun wollte ich das gerne nachholen. Das Problem dabei ist, dass der Arbeitnehmer bereits ausgeschieden ist. Somit habe ich weder die Möglichkeit den Namen noch die Personalnummer zu finden.

Das enttäuscht mich. Wenn ich das Dokument nun wieder nicht ablegen kann, zerstört es doch die digitale Personalakte, die ich vervollständigen möchte.

Gibt es hier Lösungen dazu?

Lg 

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Hallo,

entschuldigen Sie bitte die verspätete Rückmeldung. 

Für bereits ausgetretene Mitarbeiter können grundsätzlich Dokumente der digitalen Personalakte zugeordnet werden.

 
Wurden die Personalnummer bereits über den Personalnummernlöschlauf gelöscht, ist eine Zuordnung nicht mehr möglich.

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Hallo liebe Datev,

wie ist es, wenn wir Belege in der digitalen Personalakte hochgeladen haben, und im Anschluss oder ein paar Jahre später wird die Personalnummer über den Personalnummernlöschlauf gelöscht. Was passiert mit diesen Dokumenten?

Wie komme ich da später bei einer Prüfung dran? In der dPA stehen diese Personalnummern dann auch nicht mehr zur Auswahl. Komme ich dann nur noch über DUO über Belege online an diese Belege?

Lg

Annette 

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Hallo,

die Dokumente sind auch weiterhin in der Digitalen Personalakte verfügbar. Da die Personalnummer gelöscht ist sind die Dokumente auf Mandantenebene zugeordnet, also ohne Personalnummer.

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@Wolfgang_Stein  schrieb:

Da die Personalnummer gelöscht ist sind die Dokumente auf Mandantenebene zugeordnet, also ohne Personalnummer.

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Verstehe ich das richtig?

• Ich habe einen Mitarbeiter 0010 - Herbert Müller, dem in der dPA Dokumente zugeordnet sind
• Weil Herr Müller in 2021 ausgeschieden ist und ich den Haken nicht gesetzt habe, wird er im Januar 2024 gelöscht
• Die Dokumente werden alle 0000 - Mandantenebene zugeordnet, ohne Hinweis auf die vorherige Personalnummer
• ???

Was macht dann bitte der Filter "Gelöschte Mitarbeiter"? Und was mache ich, wenn ich Unterlagen von Herrn Müller brauche, die Dateien aber nicht entsprechend benannt habe? 🤯

Bitte sagen Sie mir, dass das nur ein Missverständnis in der Kommunikation ist, @Wolfgang_Stein, @Jacqueline_Schön. Sonst schließe ich mich nämlich echt @metalposaunist an und mach in Holz. Die Werkstatt dafür hab ich …

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@rschoepe schrieb:

Die Werkstatt dafür hab ich …

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Wohin soll ich mit einem Kasten Bier 🍻 vorbeikommen? Aber ja, verstehe Dich voll und ganz 👍.

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Hallo @rschoepe,

entschuldigen Sie bitte die entstandene Verwirrung.

Gerne möchten wir unsere Antwort vom 02.12.2022 korrigieren und Klarheit schaffen.

Richtig ist es, dass Dokumente ausgetretener Mitarbeiter, die Informationen behalten und in den zugeordneten Dokumenten unter Ausgetretene Mitarbeiter aufgeführt werden.

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Im gestrigen Lodas Jahreswechselseminar wurde wieder darauf hingewiesen, dass bei Nutzung der DPA die automatsche Löschung der Arbeitnehmer in Lodas unterdrückt werden soll. Weshalb? Bisher kann ich in der DPA, bei AN, die vor zwei Jahren gelöscht wurden, die Unterlagen immer noch sehen (Filter: Gelöscht).

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Hallo,

vielen Dank für Ihren Hinweis. Ich werde dies gern weitergeben und prüfen lassen.

Sie haben Recht, die Mitarbeiter und deren Dokumente werden nach der Löschung unter "Gelöschte Mitarbeiter" unter "zugeordnete Dokumente" angezeigt.

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Hallo zusammen

Wie ordne ich die Dokumente in der digitalen Personalakte den ausgeschiedenen Mitarbeitern zu?

Wenn ich das Dokument im Posteingang habe, steht mir des ausgeschiedene Mitarbeiter bei der Auswahl nicht mehr zur Verfügung.

Grüße

Agnes Kapcinska

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Hallo Agnes,

wenn Du in der Personalakte bist, gehst Du oben auf "Extras" und dann auf "Einstellungen". Dann findest Du auf der linken Seite "ausgeschiedene Mitarbeiter" und hakst "alle ausgetretenen Mitarbeiter im Mitarbeiterfilter anzeigen" an. -> OK drücken unten

Dann musst Du glaube ich aber ich nochmal die Personalakte schließen und wieder öffnen. Dann sollten Dir alle Mitarbeiter angezeigt werden.

Vielen Grüsse

Stefanie 

[#12]

Hallo Stefanie

Vielen Dank, das hat geholfen.

Grüße Agnes