Differenzierte Rechte einstellen und dokumentieren

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Hallo zusammen,

wir haben einige Mandanten, bei denen wir gerade neu Unternehmen online und SmartLogins bestellt haben. Nun haben ja Personen in unterschiedlichster Position SmartLogins bekommen.

Wie geht Ihr bei der Abfage der Rechte für den Nutzer vor? Ich finde die Übersicht, die man im Einrichtungsassistenten bekommt ganz gut.

Fragt Ihr die einzelnen Punkte genau ab? Wenn ja, telefonisch oder als Tabelle? Und wo und wie dokumentiert Ihr das Ganze anschließend? Ich habe jetzt im DMS angefangen Aktennotizen dazu zu machen. In der Rechteverwaltung wäre so eine Info aber meiner Ansicht nach viel besser aufgehoben. Denn wenn nach einem Update wieder neue Häkchen gesetzt werden müssen, müsste man ja wissen, welche Rechte die Person haben soll.

Vielleicht denke ich ja nur zu kompliziert und es gibt eine sehr einfache Lösung.

VG

Franzi

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Hallo Franzi,

wir haben dafür mal die für Mandanten relevanten Punkte der Rechtestruktur in einer Exceldatei zusammengestellt und ergänzen unsere Vorlage wenn uns bei der laufenden Bearbeitung Neuerungen auffallen an einer zentralen Stelle im DMS. Die jeweils aktuellste Version wird bei Bedarf an den Mandanten geschickt und dort per Kreuzchen ausgefüllt und uns von der Geschäftsführung unterschrieben wieder zurück geschickt.

Im Kopfteil haben wir Daten zum zuordnen wie z.B. Name, Vorname, relevante Berater- und Mandantennummer, sofern bereits bekannt die ID des Zugangsmediums bereits vorausgefüllt.

Die unterschriebene Version wird dann im DMS mit einem speziellen Knigge gespeichert. Damit haben wir immer dokumentiert welche Änderungen wann von wem freigegeben wurden (leider aber nicht wer das wann intern umgesetzt hat). 

Vielleicht gibt das ja etwas Inspiration 🙂

VG

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Lieben Dank für deine Rückmeldung und den interessanten Einblick! Das wäre auf jeden Fall eine Lösung, die gut umsetzbar ist.

Gibt es bei anderen eventuell noch andere Lösungsansätze?