Wechsel zu DATEV aber welches?

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Hallo Zusammen,

Ich bin ganz neu hier. Und Brauche mal einen Tipp des Erfahrenen DATEV IT-lern.

Mein Bekannter Steuerberater möchte von Lexware zu DATEV wechseln. Aber welche Installation ist sinnvoll, um nicht mit Kanonen auf Spatzen zu schießen. Ich hab jetzt viel gelesen über die Installation und deren Varianten und bin mir nicht sicher was sinnvoll ist. Folgende Konstellation:

Es handelt sich um einen Minikanzlei mit auch zukünftig nur 3 Mitarbeiten.
In dem Fall wäre wohl eine Peer-Server Installation am besten geeignet.

Momentan haben wir einen Lexware Server (Windows 11 pro PC) und zwei Clients Notebook, die sich dorthin verbinden.
Ein weiterer Mitarbeiter ist nur vom Homeoffice per VPN (RDP) direkt mit dem Server verbunden und arbeitet von dort (RDP wird aus Performens gründen genutzt da eine Datenbankanbindung über VPN nicht brauchbar funktioniert).

Ab und zu sind die 2 Anderen auch im Homeoffice und verbinden sich dann mit ihren Notebooks per VPN (RDP).

Lässt sich sowas auch mit DATEV umsetzen? Ich habe gelesen das es Lizenz Problem gibt per RDP.

Wir möchten es so einfach/Kostengünstig wie möglich halten. Ohne gleich eine AD mit 3 Servern aufzusetzen, es sind wie gesagt nur 3 Mitarbeiter.

Was sagt eure Erfahrung mit DATEV und deren Installationsvarianten?

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@DWaveboard  schrieb:

Lässt sich sowas auch mit DATEV umsetzen?

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Bei diesem detaillierten Anforderungsprofil, einfach Smart-IT und eigener M365 Tenant.

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Hallo MBehrens,

vielen Dank für die Antwort. Ich hab mich wohl tatsächlich vorher in den Hardware-Voraussetzungen und Kaufempfehlungen verloren. Dachte gleich an WTS ect. aber eine Cloudlösung ist natürlich das einfachste. 

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@DWaveboard  schrieb:

Dachte gleich an WTS ect. aber eine Cloudlösung ist natürlich das einfachste. 

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Nur bei der schönen neuen M365 Welt die DSFA nicht aus den Augen verlieren.

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• Wenn es on-premises sein soll, würde ich auf der möglichst potenten Hardware mit einem Windows Server Standard zwei VMs virtualisieren und damit einen Domain Controller sowie einen DATEV All-in-One aufsetzen.
• Wenn "Cloud" passt, würde ich neben DATEV SmartIT - nicht nur wegen Preis, auch möglicherweise Flexibilität - zumindest zum Vergleich auch mal in Richtung PARTNERasp / "3rd Party Hosting" gucken.

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DATEV Smart-IT oder PARTNERasp (DATEV-Partner für Beratung und IT) wäre meine Empfehlung zu ihrer Anfrage. 

Dann müssen sie sich nicht um das System direkt kümmern und der StB hat immer den neusten Stand. 

Selbst für einen IT'ler ist DATEV lernbar, aber da braucht es zu Beginn einiges an Unterstützung, damit sie den internen Admin machen können. 

Spätestens bei der Rechteverwaltung sollte man als Einsteiger Hilfe annehmen. 

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@janm schrieb:
[...]

• Wenn "Cloud" passt, würde ich neben DATEV SmartIT - nicht nur wegen Preis, auch möglicherweise Flexibilität - zumindest zum Vergleich auch mal in Richtung PARTNERasp / "3rd Party Hosting" gucken.

[...]

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Ich kenne kleine Kanzleien mit wenigen Mitarbeitern, die ASP von vornhereim nicht in Betracht ziehen, weil das die 'groooße' Cloud-Sourcing-Lösung sei und aus Kostengründen nur SmartIT infrage käme, die aber wiederum nicht flexibel genug in Bezug auf Fremdsoftware wäre

... aber wenn mal wieder vor Ort solche Themen zur Sprache kommen, werfe ich den Denkanstoß "PartnerASP evtl. auch für Kleinst-Kanzleien interessant" 'in den luftleeren Raum'

Manche (kleinen und mittelgroßen) Kanzleien arbeiten noch wie vorgestern, aus Angst, die uuuralten Trampelpfade zu verlassen und aus Angst vor unkalkulierbaren neuen Kosten und neuen Problemen

(über große Kanzleien kann ich nichts sagen, da ich sie bzw. deren Infrastruktur nicht kenne)

@d_brusch ,

an der Formulierung "selbst für einen IT'ler ist DATEV lernbar" ist Einiges dran.

... habe schon einige IT-ler erlebt, die 'das Bisschen Datev' stark unterschätzt haben

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Vielen Dank für die guten Hinweis auch zu

PARTNERasp

DATEV ist sicherlich lernbar, verstehe auch immer mehr den Hinweis das man "mit der Installation auch einen Administrator Ausbilden soll".

Jetzt bin ich schon etwas schlauer. Vielen Dank.

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Ich bin kein IT-ler, nur Steuerberater.

Ganz klar m.E. SmartIT bei 4 Arbeitsplätzen. Ein eigener Server setzt unbedingt tiefgreifende Win-Server-System Kentnisse voraus (DATEV hat dazu auch ganz eigenen Vorstellung, wie ein solches System zu installieren ist). Meine Admin-Zeiten habe ich allerdings vor ca. 6 Jahren beendet, vll. ist es leichter geworden ?. 

Neben dem eigenlichen Server-Betriebssystem kommen dann die Eigenarten der Datev-Programme hinzu (unterschiedliche Strategien der Datenhaltung / Datensicherung im RZ, deren Erlernen sicher nach 10 Jahren arbeiten mit den Programmen nicht abgeschlossen sein wird).

Neben den Server-Daten muss sich auch zusätzlich mir Cloud- und RZ-Daten auseinandergesetzt werden.

Ich habe bisher noch keinen IT-ler gesehen (die mag es aber geben), der sich auch mit den Programmen in der Tiefe auskennt (was zur korrekten und individuellen Programmnutzung - auch übergreifend zwingend notwendig ist). Ich meine hier nicht die eigentliche User-Seite, sondern die hunderten von Stellen an denen in den Programmen Einstellungen vorgenommen werden können (Abweichend vom Auslieferungszustand).

Vorteil von SmartIT ist die schnelle Reparatur durch den SK, ein garantiert funktionierendes System (dabei aber natürlich alles sehr konservativ), Einbindung von Exchange, Word und Outlook, Home-Office geeignet, Zugang per billig Client. Integrierte, zertifizierte Datensicherung und Datensicherheit.

Brennt die Kanzlei ab (ganz doof), wählt sich jeder einfach von Zuhause mit dem Laptop ein und es geht weiter (wenn dann auch noch die Belege unter DUO liegen und nicht als Papier mit aufgeraucht sind).

Inhaltlich würde ich das Mehrwertangebot der DATEV in Anspruch nehmen. Im Kanzleialltag sollte man sich (egal wie klein) von anfang an mit allen Programmen beschäftigen und diese intensiv nutzen.

Trotz SmartIT ist die DATEV-Welt sehr, sehr, sehr komplex. Wer Rewe, Lohn, Dokumentenablage, Vorlagenverwaltung, Aufträge, ProCheck, ESt, USt, GewSt, Erbst, Feststellungerklärung, JA, Fibu, Berichterstellung,  Expertisensysteme, VDB, Cloud-Anwendungen, DUO, SmartLogin etc, etc. etc. wirklich beherrschen möchte, muss viel Zeit in das Erlernen investieren, meiner Meinung nach folgenden Schema:

Eine Woche Vorstellung und Begleitung durch Berufskollegen (muss ein Power-User sein), der das System auch hat und den groben Nutzungsumfang und die Organisation vorstellt.

Schulung / Eigenschulung durch DATEV (ständig), besonders auch DMS (wenn man das haben möchte)

Einsatz/Ausbildung eines Kanzlei-Organisationsbeauftragten (bei der Mini-Kanzlei der Inhaber)

Kontakt zum o.g. Berufskollegen zu strategischen Fragen (und auch konkreter Hilfe)

Kontakt zu DATEV via SK (Servicekontakt). Lieber Fragen für etwas Geld, als stundenlag suchen und nichts finden

Allein die (korrekte) Stammdatenerfassung in DATEV ist eine Wissenschaft für sich und es gibt fast nirgends einen Einfachmodus oder eine Step by Step Einrichtung.

Ich rocke die DATEV-Programme seit 35 Jahren (zu 95% - die anderen 5% sind das berühmte Buch mit 7 Siegeln) und war System-Admin und DATEV-Kanzlei Betreuer. Wenn ich mir vorstelle, dass ich vollkommen neu in dem DATEV-Ökosystem morgen aufwache, läuft mir ein Schauer der Ehrfurcht (oder doch Angst) ob der Komplexität über den Rücken.

Ich würde aber trotzdem nichts anderes als DATEV haben.

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@janm die on-premise Variante haben wir jetzt mit Lexware. Da reichte auch ein Mini PC (Core i5 11400T, 16GB RAM, 512GB NVMe) als Server aus. 

Was ist für dich eine potente Hardware? Wird einen DC zwingend benötigt? Oder reicht auch diese Peer to Peer (Peer Server) Variante von der ich gelesen habe?

Hintergrund ist das ich natürlich einen neuen stärkeren Server anschaffen und installieren muss. (Windows Server 2022 Standard) Wäre jetzt nicht das Problem. 

Frage geht ehr in die Richtung des Home-Office Mitarbeiters mit VPN und RDP. Und ob ich nur für ihn einen extra WTS brauche. Oder klappt es auch über einen einfache RDP Verbindung zu dem "allinOne" Server?

Ich hatte irgendwas davon gelesen das der LiMa dann probleme macht. Deshalb die Frage.

[#11 · Accepted solution]

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@DWaveboard schrieb:

Wird einen DC zwingend benötigt?

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Nein. Das macht's aber einfacher. 

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@DWaveboard schrieb:

Oder reicht auch diese Peer to Peer (Peer Server) Variante von der ich gelesen habe?

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Ja, dort kannst Du aber keine M365 Konten mit Windows 11 nutzen, weil DATEV nur mit lokalen Benutzern arbeiten kann. Ein DC ist die einzige Möglichkeit, DATEV mit M365 Konten zu nutzen.  

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@DWaveboard schrieb:

Oder klappt es auch über einen einfache RDP Verbindung zu dem "allinOne" Server?

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Geht technisch. Ob man das dann trotzdem so macht: ich würd's nicht tun. 

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@DWaveboard schrieb:

Frage geht ehr in die Richtung des Home-Office Mitarbeiters mit VPN und RDP.

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Und an die 2FA denken. Du kennst den Fall der S-IT aus Hemer? Die Häcker haben sich mit VPN Zugangsdaten, die nicht mit 2FA geschützt waren, Zugriff verschafft. Die Backups waren wohl mit verschlüsselt worden. Wenn Du daher selbst hostet, muss die IT-Security heute schon sehr hoch sein und man muss sich um die Technik kümmern und Updates teilweise asap einspielen, weil Häcker die etwaigen Lücken immer schneller ausnutzen. Ich würde mir den Part nicht ans Bein binden wollen. Es gibt auch abseits der reinen Technik genug Beratungsbedarf im Land. 

Ich kann hier nur SmartIT oder PARTNERasp empfehlen. Bei PARTNERasp kann es sein, dass es Partner gibt, die Angebote erst ab 3 Nutzer machen, weil sonst der Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen steht, weil der Aufwand bei 1 Person der gleiche wie bei 8 ist, weil DATEV keine reine Cloud Anwendung ist.  

Bei SmartIT ist man aber auf die SmartCard / das SmartLogin zu 100% angewiesen. Im PARTNERasp kann man an Citrix / VPN auch eine 2FA mittels smsTAN oder App dranhängen. Das kommt auf den Partner / die Lösung an. 

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Danke für die Infos. Ich werde Hinweise dann in der Beratung gut gebrauchen können. 

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@metalposaunist  schrieb:

Ich kann hier nur SmartIT oder PARTNERasp empfehlen. Bei PARTNERasp kann es sein, dass es Partner gibt, die Angebote erst ab 3 Nutzer machen, weil sonst der Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen steht, weil der Aufwand bei 1 Person der gleiche wie bei 8 ist, weil DATEV keine reine Cloud Anwendung ist.

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Bei einem "DATEV Neukunden" der auf der grünen Wiese startet ist - sofern alles bestellt wurde und vorliegt - so eine "ASP compact" Umgebung für 1-5 User - je nach eingesetzter DATEV Software - in 30 bis 60 Minuten einsatzbereit. Wenn Daten mitkommen, hängt die Dauer überwiegend von Menge und Bandbreite ab.

Wenn also am Tag X-1 die DATEV Software vorliegt sowie die Verträge unterschrieben sind, dann können wir noch den Softwareschutz bestellen und am Tag X ist das System dann i.d.R. am frühen Vormittag live. Traurigerweise stellen wir da meistens schneller bereit, als der Kunde starten möchte. 😉

Und um nicht nur "Werbung" zu machen. 😉 Da liegt ein fertiges All-in-One Server Image mit aktuellem Microsoft und DATEV ("Grundpaket") Patchday, was mit "etwas Scripting" ausgerollt und individualisiert wird. Der Enduser bekommt dann nur noch sein Kennwort übermittelt sowie eine SMS zum Enrollment der 2FA. (Wenn 2FA per Token gewünscht wird, dauert die "Bereitstellung" länger wegen Versand. ;))