DUO: Daten in Farbe und mit hoher Auflösung !?

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Die Daten in Richtung DUO (hier Scans) sollten ja bekannterweise in s/w mit einer Auflösung von 200-300 dpi hochgeladen werden, damit der Speicher nicht platzt und die Darstellung beim Bearbeiten krepiert.

Nun werden viele Daten ja bereits per pdf und Email angeliefert und können ganz bequem per Klick in DUO hochgeladen werden. Selbstverständlich in bester Auflösung und Farbe (sieht ja gut aus). Bei DATEV wohl keine Hinweis darauf, dass es hier Probleme geben könnte (DATEV Info "Ein Klick und fertig").

Nun gibt es die erste böse Warnmeldung von DATEV, dass der Online-Speicher voll ist (1,6 anstelle von 0,7), leider keine Info, was denn nun an allen Stellen zu tun ist und wann genau die Cloud platzt (bei 1,7???).

Wer hat hier Infos, Erfahrungen wie nun vorgegangen werden kann.

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@Gelöschter Nutzer schrieb:

Nun gibt es die erste böse Warnmeldung von DATEV, dass der Online-Speicher voll ist (1,6 anstelle von 0,7),

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Gibt's das als Screenshot ohne DSGVO-werte Angaben? Noch nie gehört und gesehen.

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@Gelöschter Nutzer schrieb:

leider keine Info, was denn nun an allen Stellen zu tun ist und wann genau die Cloud platzt (bei 1,7???).

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Ich hoffe doch: nichts. Der Speicher wird einfach im Hintergrund erweitert und in Rechnung gestellt. 

Schon einmal in den zentralen Dokumentenspeicher geschaut? Der listet das ganz gut auf, wie sich der Speicherpool zusammensetzt. myDATEV Dokumentenspeichervolumen

Zur Aussage fertige PDF vs. selber scannen: die fertigen PDFs sind in 80% der Fälle kleiner als wenn Sie diese ausdrucken und einscannen. Wenn man extrem gut scannt schafft man in sw und 30dpi so ca. 25KB pro Seite. Meine Telekom Rechnung als fertige PDF hat 3 Seiten, in Farbe und ist 78KB groß! Da kann man lange scannen und einstellen, bis man das erreicht. Daran liegt es also meines Wissens nach nicht 😉.

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Ich habe die Aussage aus der Übersicht "MyDATEV Dokumentenspeichervolumen", da steht allerdings nichts von "voll" (habe das etwas überdramatisiert), aber das verbrauchte Volumen wird in rot dargestellt mit dem Kontexthinweis "Mehr verbraucht als erwartet". An dieser Stelle aber kein weiterer Hinweis - was nun zu tun ist.....  

Im vorliegenden Fall wurde z.B. eine Seite hochgeladen in Farbe mit ca. 180 KB.

[#4 · Accepted solution]

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@Gelöschter Nutzer schrieb:

An dieser Stelle aber kein weiterer Hinweis - was nun zu tun ist.....

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Nichts. Wenn Sie noch Freivolumen haben in Ihrem Dokumentenspeicher kostet es auch nichts. Falls nein, stellt Ihnen DATEV wie sonst auch das Mehrvolumen in Rechnung. Bitte mit dem Thema Dokumentenspeicher befassen.

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@Gelöschter Nutzer schrieb:

Im vorliegenden Fall wurde z.B. eine Seite hochgeladen in Farbe mit ca. 180 KB.

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1 Seite oder 1 Rechnung mit 2 Seiten? So oder so egal, weil DATEV für solche Fälle den Dokumentenspeicher geschaffen hat, der flexibel über alle UO Bestände das Volumen verteilt als starr die 500MB pro Mandant plus pro Aufschlag bei > 500MB.

Wenn Sie lieber ausdrucken und wieder einscannen: es kann Sie niemand dran hindern. Ob der Arbeitsaufwand in einem Verhältnis steht, kann man sich ja schnell ausrechnen. Den Medienbruch (digital vs. Papier) wird man dann so aber nie umgehen und Medienbrüche sind egal in welchem Fall totaler Mist und bremsen Workflows. 

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Danke für die Infos!

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Hallo,

weitere Informationen zum Umgang mit Speicherbelegung und Kosten für zusätzlichen Speicherplatz finden Sie auch im Info-DB Dokument Nr. 1009371.

freundliche Grüße

Manuela Schmid

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Vielen Dank, allerdings wird auch in diesen Information keinerlei Wort über bereits bestehende Dateien (die z.B. per mail kommen) verloren. Hier gibt es ja ggf. auch Erkenntnisse, Strategien und weiterführende Informationen.

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@Gelöschter Nutzer schrieb:

Hier gibt es ja ggf. auch Erkenntnisse, Strategien und weiterführende Informationen.

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Wie meinen? Ins UO digital weiterleiten und fertig?!

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Ich stelle hier (wie wahrscheinlich 99% der Nutzer) als Technik-Laie Fragen die mich beschäftigen, Antworten wie "Wie meinen?" und "weiterleiten und fertig" helfen mir nicht weiter.

Ich habe gerade den Fall, dass ein Unternehmer aus seinem Rechnungsprogramm den Posteingang bei DUO mit Ausgangsrechnungen (jeweils 1-2 Seiten) gefüllt hat, die jeweils über 800Kb groß sind.

Rewe gibt beim Buchen die Warnmeldung raus, dass dieser Beleg zur groß ist.

Also, soll darauf wirklich Ihrer (fachlichen) Meinung nach nicht reagiert werden? Einfach geschehen lassen und weiterhin vollkommen sinnlos den Speicher ausreizen, obwohl in diesem Falle eine Größe von ca. 50-80kb pro Dokument ausreicht? 

Als nächstes produziert einer eine 50MB große pdf-Datei, einfach rein damit und los gehts?

[#10 · Accepted solution]

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@Gelöschter Nutzer schrieb:

Also, soll darauf wirklich Ihrer Meinung nach nicht reagiert werden? Einfach geschehen lassen und weiterhin vollkommen sinnlos den Speicher ausreizen, obwohl in diesem Falle eine Größe von ca. 50-80kb pro Dokument ausreicht?

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Und was soll die Lösung sein? Dafür können Sie ja nichts, wenn das ERP-Programm so große Belege erzeugt. Vielleicht mal mit dem Anbieter zusammensetzen und nachfragen, ob es da eine Möglichkeit gibt, das kleiner zu gestalten.

Wollen Sie dem Mandanten sagen: sorry, müssen sie ausdrucken und scannen? 😳 Dann suche ich mir als Mandant einen anderen StB. 

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@Gelöschter Nutzer schrieb:

Als nächstes produziert einer eine 50MB große pdf-Datei, einfach rein damit und los gehts?

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Wenn das aus ERP-System kommt, kann ich mir das fast nicht vorstellen und DATEV Upload Mail ist z.B. auf 20MB beschränkt. Ist das etwa in Ihren Augen sinnvoll, dass DATEV hier 20MB pro Mail zulässt?!  

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Super, anstelle von Antworten stellen Sie weitere Fragen. Bitte antworten Sie jetzt nicht mehr, denn offenbar haben Sie keine Antworten auf meine Fragen.

@DATEV: Gibt es zu diesem Thema irgendwelche Erkenntnisse?

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@Gelöschter Nutzer schrieb:

Bitte antworten Sie jetzt nicht mehr.

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Einmal darf ich noch: OK 😊.  

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Nee das bringt wirklich nix?

Ärgern Sie jemanden anders, der als Antwort Fragen mag? 

[#14 · Accepted solution]

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

Super, anstelle von Antworten stellen Sie weitere Fragen. Bitte antworten Sie jetzt nicht mehr, denn offenbar haben Sie keine Antworten auf meine Fragen.

@DATEV: Gibt es zu diesem Thema irgendwelche Erkenntnisse?

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An den fachlichen Äusserungen von @metalposaunist ist nichts hinzuzufügen. Sie müssten sich wohl oder übel mit dem Softwarehersteller des ERP/Rechnungsschreibungsprogrammes auseinander setzen. Ob DATEV da was machen kann, nun ja. Die Hoffnung sollten Sie nicht aufgeben.

Eine andere Antwort dürfte auch DATEV hier nicht geben. Am besten dafür einen SK aufmachen.

Vielleicht kommen dann ja noch diverse Tools (z.B. DATEVconnect -alte Bezeichnung) in Betracht, die da evtl. für geringe Dateigröße sorgen könnten. wie gesagt, könnten.

Trotzdem liegts am DATEV-Anwender, der solche Mandate berät.  Ob nun Steuerberater oder nicht.

[#15 · Accepted solution]

Moin,

es sollte allen bewusst sein, dass ein PDF nicht verändert werden darf und das ein PDF auch lt GoBD im Orginal in DUO ( oder einem DMS ) revsionssicher aufbewahrt werden muss.

Jegliche Veränderung der Original-Datei gefährdet den Vorsteuerabzug, wenn die maschinelle Auswertbarkeit eingeschränkt wird. 

Es geht also gar nicht das PDF zu drucken und dann zu scannen, da das PDF revsionssicher ( im Original) aufbewahrt werden muss und zwar in einem DMS oder z. B in DUO.

Also drucken und scannen und das Original-PDF (wegen der Grösse ) auf dem PC zu speichern oder zu löschen ist nicht ordnungsgemäss!! 

Vorsteuerabzug nur mit Original-Datei. 

Die digitale Aufbewahrung der elektronischen Rechnung im Format ihrer Erstellung oder Ihres Empfangs ist zwingend erforderlich. 

Vg 

S. Seeler

[#16 · Accepted solution]

ich persönlich sehe ehrlich gesagt auch nicht Ihre Probleme so kritisch wie Sie.

Die Datev gibt keine Fehler- sondern eine Hinweismeldung, dass für ein Beleg der 10x so groß sind auch beim Laden/Anzeigen 10x so viel Daten durch die Leitung übertragen werden und daher eben länger benötigen kann zum laden und auch mehr Speicherplatz im Datev-RZ belegt.

Die Lösungen wurden bereits genannt: entweder mit dem Mandanten und dem Anbieter sprechen von dem die großen Dateien kommen oder dem Hersteller aus dessen System die großen Dateien generiert werden oder Sie besprechen dies mit Ihrem Mandanten und berechnen evtl. die Speichergebühren an den Mandanten weiter. Dann hat er mehr Speicherplatz im RZ, aber er zahlt es auch also belastet es Sie nicht zusätzlich, außer durch längere Bearbeitungsdauer wenn sie statt einer dann drei sekunden benötigen bis der Beleg angezeigt wird, das muss dann ggf. entsprechend in der Vergütung berücksichtigt werden.

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Eigentlich habe ich (noch) gar keine Probleme. Ich bin noch in der theoretischen Strategieausrichtung.

Aber nochmal eine Klarstellung zur offenbaren Eigendynamik der Antworten:

a) Von Fehlermeldungen habe ich nicht gesprochen!
b) Von ERP-Programmen habe ich auch nicht gesprochen!

c) Von Ausdrucken und Einscannen habe ich erst recht nicht gesprochen!
d) Von Sinnhaftigkeiten Mails jenseits der 20Mb zu versenden habe ich auch nicht gesprochen und verstehe die Antwort diesbezüglich ehrlich gesagt auch gar nicht!

Ich möchte verstehen um ggf. künftige Probleme zu verhindern, wenn auf einmal der Mandant mehr zahlen muss (der wird mir als ersten den Hals umdrehen, wenn ich ihn nicht darüber vorher aufgeklärt habe) oder die Dateigrößen eine Bearbeitung an irgendeiner Stelle vielleicht sogar unmöglich macht!?

Keine Ahnung, was (das war nur ein Beispiel) mit einer 50Mb großen Datei, die der Mandant per Mail von einem Lieferanten bekommen hat geschieht, wenn er diese in DUO hochlädt.  

Anderes Szenario

Kann der Mandant z.B. massenweise einen Monat lang jeweils 50Mb (oder x) große Daten in DUO hochladen, dies klappt auf seiner Seite (erstmal) technisch. Bei der Bearbeitung unter Rewe (erst dann) stelle ich dann aber fest, dass eine Bearbeitung auf Grund der Dateigröße gar nicht möglich ist.  

Ich habe nach professionellen Informationen gesucht (speziell von der DATEV) worauf man achten sollten (z.B. welche Einzeldateigröße noch verträglich ist, welches ggf. die Einschränkungen sind und wie die entsprechenden Zusammenhänge sind) und ggf. welche Lösungsstrategien möglich sind. Vielleicht sind in den DATEV-Programmen ja bei dem Überschreiten von Größen auch irgendwelche "Sperren" eingebaut. Alternativ wäre ein Hinweis in den entsprechenden Programmen hilfreich.

Das ganze natürlich als professionelle Unterstützung zur Mandantenansprache! Ist ja meine Aufgabe als serviceorientierter Steuerberater. 

"Hey Mandant, deine Dateien sind zu groß, mach sie kleiner" könnte ich auch einfach so raushauen (muss ich mangels weiterer Infos wohl auch), es wäre aber schöner, hier etwas detaillierter vorzugehen und z.B. eine Maximal- und Idealgröße angeben zu können.

Es geht ja auch nicht nur um das eigene ERP System des Mandanten, er bekommt ja selber von anderen auch fertige Mails. Dafür muss ich ihm ja ggf. auch Infos an die Hand geben. 

Ja, ich hatte insgeheim auch gehofft es gäbe ein Tool der DATEV, dass die Dateien automatisch verkleinern würde. Dies ist wohl aber wegen der Unveränderbarkeit nicht möglich.

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Danke an alle, die sich hier bemüht haben. 

Wahrscheinlich mache ich es mir hier aber (wie so oft) nur selber zu schwer, denke zu theoretisch und will das Ganze einfach nur nicht kapieren! - Ein bisschen blöder Steuerberater halt 😉

Die Lösung ist wahrscheinlich tatsächlich - nicht drüber nachdenken, laufen lassen, passt schon. 

[#19 · Accepted solution]

Hi,

ich klemm mich auch mal hier rein...

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Ganze einfach nur nicht kapieren! - Ein bisschen blöder Steuerberater halt

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Na na na, nicht gleich kapitulieren! Itler (ich bin auch ein ITler), verlaufen sich auch mal gern in Fachausdrücken und Kurzbeschreibungen. Da kommt schonmal ein StB nicht immer mit... normal... 😉

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@Gelöschter Nutzer schrieb: Ja, ich hatte insgeheim auch gehofft es gäbe ein Tool der DATEV, dass die Dateien automatisch verkleinern würde. Dies ist wohl aber wegen der Unveränderbarkeit nicht möglich.

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Nein, gibt es nicht. Weder vor dem Hochladen noch im Unternehmen online selbst. Die Anregung gab es mal auf einem Admin-Workshop, wurde aber anscheinend nicht aufgegriffen. Wird allerdings auch schwierig, wenn dies dann die GoBD-Vorgaben einhalten soll (durchgängige Dokumentation zu einem Beleg). Und der dann notwendige Orginalbeleg wäre dann immer noch im Unternehmen online. Ist also an der Stelle ein Henne-Ei-Problem.

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@Gelöschter Nutzer schrieb: "Hey Mandant, deine Dateien sind zu groß, mach sie kleiner" könnte ich auch einfach so raushauen (muss ich mangels weiterer Infos wohl auch), es wäre aber schöner, hier etwas detaillierter vorzugehen und z.B. eine Maximal- und Idealgröße angeben zu können.

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Möglich, würde ich aber auch anders formulieren. Wie schon @metalposaunist schrieb, sollten Sie:

- den Kontakt mit dem Mandanten suchen

- über den Mandanten den Hersteller der ERP-Software kontaktieren und mit ihm eine Lösung suchen

Die Größenlimits sind ja schon erwähnt worden:

- 500kb ist eine Warngrenze im Belegtransfer und Upload-Online. Zudem reagiert hier auch Kanzlei-Rechnungswesen mit den bei Ihnen bekannten Hinweisen

- 50MB-Uploads sind so nicht möglich. Besteht also keine Gefahr.

Wenn Sie von dem Mandanten aus seinem ERP-System größere Dateien bekommen ( >500kb) lassen Sie prüfen:

a) Sind bei der Ausgabe Firmenlogos enthalten und können diese für die Ausgabe ggf. entfallen

b) wie wird die Ausgabe generiert (Bsp. PDF-Drucker?), ggf. anderen PDF-Generator testen

c) sind alternative Ausgaben möglich? tiff (wobei hier es nicht zwangsläufig zu einer Reduktion kommen muß!)

d) werden von Ihnen die Ausgangsrechnungen als Belegbild benötigt? Oder reicht ggf. eine Excel/CSV-Datei als Rechnungsausgangsbuch um diese in Rechnungswesen einzulesen?

Wenn der Mandant von seinem Lieferanten größere Dateien bekommt, gilt im Grunde das Gleiche. Ggf. muss der Kontakt zu den betreffenden Lieferanten gesucht werden. 

Zudem ggf. prüfen ob es eine Kooperation mit DATEV gibt. Siehe hierzu Dokument 1035347  

Übersicht der Kooperationen (Bereitstellung von elektronischen Rechnungsdaten Dritter) mit DATEV Unternehmen online

Auch wenn es Ihnen nicht direkt weiterhilft: Einer meiner Lieferanten versendet PDF's mit einer durchschnittlichen Größe von 250kb (PDF / Farbe / Logo). 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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"Auch wenn es Ihnen nicht direkt weiterhilft: Einer meiner Lieferanten versendet PDF's mit einer durchschnittlichen Größe von 250kb (PDF / Farbe / Logo)."

Doch, das hilft sehr! Immerhin ein Erfahrungswert der "normal" zu sein scheint.

Das hat doch alles schon echte Substanz! Danke!