Moin Moin,
@martinkolberg
Geschäftsbriefe können nach 6 oder 10 Jahren gelöscht werden. Freut sich der Datenschützer, wenn er das auseinanderhalten darf beim jährlichen Löschen.
Nein, ist nicht ganz so schlimm. Die DSGVO hat schon eine Machbarkeitsregel. Im Grunde reicht es, die alten Emails so zu speichern, dass nicht alle darauf zugreifen können. Wenn was gebraucht wird, schaut der Admin nach und stellt diese Emails zur Verfügung. (Meines Wissens ist das weitgehend akzeptiert, aber noch nicht durch Gerichte verifiziert worden)
Das nächste Problem: Unter den gespeicherten Emails können sich welche befinden, die Vorgänge dokumentieren, die erst in 10 oder mehr Jahren verjähren - und die Emails können selber uralt sein.
Wenn die Emails im DMS abgelegt sind, können die Zusatzinformationen helfen. Das Datev DMS ist aber nicht all zu alt. Bleibt eigentlich nur: Weiter die Emails speichern und den Zugriff sperren, der Admin darf auf Zuruf des Verantwortlichen suchen und die Ergebnisse freigeben.
Doof natürlich, wenn man nach den von Datev vorgeschlagenen 14 Jahren die Emails bereits gelöscht hat. Kein Bashing gegen Datev, als Faustregel sind die 14 Jahre gut.
Das Problem: Man weis halt nie, ob sich Emails nicht in der Zukunft als Aufzuheben, ja sogar als Beweismittel herausstellen können.
Das lässt sich auch nicht einfach filtern, im Grunde kann jede einzelne Email in der (fernen) Zukunft einmal wichtig werden. Selber schon erlebt.
Im Grunde genommen liebe Datenschützer (ich bin auch einer davon ...) muss eine Kanzlei sich zumindest gegen 30jährige Verjährungsfristen absichern. (Oder Pokern... ;-))
Jedenfalls bei einigen 10000 Emails in einer ganz kleinen Kanzlei ist das korrekte Löschen nach x Jahren schon nicht mehr machbar. Bei größeren ... wird's eher schlimmer (eher viel schlimmer)
Sprich, an dieser Stelle gibt massiven Regulierungsbedarf vor allem von den Finanzbehörden. Denn es herrscht m.E. wirklich Rechtunsicherheit. Wann man löscht ist ein Glücksspiel mit Wahrscheinlichkeiten.
@gnoll: Belege online revisionssicher
Habe ich tatsächlich auch erst letzte Wochen von einem Datev-Mitarbeiter gehört. Immerhin war er Referent und musste das wissen.
Revisionssicher heißt natürlich nicht: Gegen Löschen gefeit. Es bedeutet "nur", wenn es nicht gelöscht wurde, garantiert das verwaltende System, dass die Datei nicht verändert wurde oder liefert die Veränderungshistorie.
Sorry, für den langen Beitrag. Eigentlich ging's mir um das letztere. Aber ja, Datenschutz und Aufbewahrungsfristen im Verein mit Massendaten kann auch ein massives Problem darstellen.
QJ
