HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

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Tja, manchmal ist doch alles ganz einfach.

Nachdem ich verschiedene Provider ausprobiert hatte, habe ich schlussendlich nun bemerkt, dass die Zugangsdaten falsch eingetragen waren.

Nun hat es funktioniert (über outlook.de).

Königsweg 2 ist somit eingerichtet.

5 Shortcuts (Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse, Sonstige, Lohn).

Seite in den Scanner, ein Tastendruck, Beleg wird noch UO gesendet.

Einfacher geht es eigentlich nicht mehr bei überschaubarem Scanvolumen.

Wünsche allen einen schönen Feiertag!

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@oliverstippe  schrieb:

Sichern kannst Du mit dem Mass Development Tool von Brother. Damit habe ich schon eine Sicherung des 2800W zurückgespielt.

In nächster Zeit versuche ich, die Sicherung des 2800W auf einen 4700W aufzuspielen.

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Versuch misslungen. Leider sind die beiden Geräte nicht kompatibel. Also Handarbeit am 4700er.

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Aber der 4700W ist dem 2800W ebenbürtig oder gar besser? Wenn nicht, muss ich Post #1 anpassen und die Empfehlung ändern 😇.

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Werde berichten. Lasse die beiden später gegeneinander antreten.

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Zunächst einmal ist der 4700er erheblich kleiner als der 2800er. Die weiße Farbe des Gehäuses sieht auch besser aus. Damit fällt er innerhalb von Büroumgebungen nicht so auf wie der 2800er.

Von der Scanqualität sind beide gleich. Auch bei der Scangeschwindigkeit nehmen sie sich nicht viel. Bei einem Testlauf mit 30 Seiten in s/w war der 2800er eine Sekunde schneller. 

Der 2800er ist jedoch flotter bei der Übertragung über WLAN sowie in der gesamten internen Verarbeitung, wenn man Einstellungen etc. über den Touchscreen macht. Hier ist der 4700er etwas behäbiger. Dafür ist der Touchscreen hier größer.

Die Webinterfaces der beiden sind nahezu identisch in Aufbau und Aussehen. Das Interface des 4700er sieht etwas moderner aus. 

Ebenbürtig ja, besser als der 2800er jedoch nicht. Der 4700er ist kleiner bei gleicher Leistung. Somit hat man hier nicht so einen Trümmer auf dem Tisch (oder wo auch immer), was mir persönlich gefällt.

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@oliverstippe schrieb:
[...] Somit hat man hier nicht so einen Trümmer auf dem Tisch [...]

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... mir persönlich ist die Robustheit solcher Geräte wichtiger als die Schönheit.

... die Geräte müssen ja schließlich auch den manchmal ziemlich unsanften Umgang durch die 'Trümmerfrauen'  und 'Grobmotoriker' unter den Mitarbeitern überleben

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Bei Ihnen scheint ja was los zu sein @vogtsburger .😃 Nicht böse sein, wenn ich keinen Crash-Test extra für Sie mache.

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Hallo, 

bin in diesem Datev Belege Bereich Noob.

Ist folgende Bearbeitungstechnik möglich oder welche Optimierungen wären gut?

a) 

30 gemischte Eingangsrechnungen 1-3 Seiten lang

scan profil 1 taste im epson programm

> speichere als nicht durchsuchbare PDF

in c:\scans\eingangs-rechnungen-upload

am Scanner:
30 x einlegen der jeweiligen Rechnungen
30 x drücken der Scan-Profil-Taste

= 30 hochgeladene Belege werden angezeigt im Datev Unternehmen Online.

++++

b) "einen Stapel einscannen mit Trennseiten"

Next Level ist dann eine halbe oder ganze weiße Seite jeweils als Trennseite zwischen die 30 Eingangsrechnungen zu tun und in nur einem 1x Arbeitsgang Stapel einzuscannen?
Trennseiten Erkennung und "PDF Dateien Trennung muss EPSON/Brother Programm durchführen"

Im Unternehmen Online wären dann 30 getrennte Eingangsrechnungen zu sehen nehme ich an.

Falls vorhanden bei EPSON/Brother:  ist es auf jeden Fall empfehlenswert "durchsuchbare PDF" zu erstellen weil "Datev Unternehmen online" dann noch mehr Angaben auf den Belegen erkennen kann?

++++

vorhandene Scanner:

EPSON DS-410 (usb) mit ADF

Brother Tischscanner (usb) mit ADF

++++

Besten dank für ein Kommentar!

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Halo,

ich würde 1 Profil für einseitige Rechnungen und 1 Profil für mehrseitige Rechnungen anlegen.

Das Profil für einseitige Rechnungen würde ich so einstellen, dass für jede eingescannte Seite eine PDF-Datei erzeugt wird.

Vorteil: Die einseitigen Rechnungen kann ich ein einen Stapel sortieren und dann auf einen Rutsch einscannen.

Im übrigen würde ich bei den Lieferanten darauf hinwirken, dass die Rechnungen per Email gesendet werden, so dass ein Scannen dieser Rechnungen gar nicht mehr notwendig ist.

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Alle bei denen nicht dreißig Rechnungen am Tag ankommen sollten es gar nicht soweit kommen lassen, indem Rechnungen bei Eingang bei Eingang gescannt werden, entweder auf ein Belegtransfer-Netzlaufwerk oder direkt scan2mail. 

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>oder direkt scan2mail

kann man Belege z.B. eingangsrechnungen

via Email anhang an unternehmen online schicken?

(ums sie dort händisch-manuell weiterzuverarbeiten)

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Hallo,

schauen Sie sich mal das Dokument  1007550 an

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Upload Mail ist die mit Abstand beste (weil direkteste) Möglichkeit, die Eingangsrechnungen in DUO verfügbar zu machen, das sollte das Erste sein, was im Rahmen der Einrichtung von Unternehmen online mit eingerichtet wird. 

Das Info-DB Dokument gibt die richtige Antwort, hier die Kurzform:

Gehen Sie in DUO auf Belege

https://webapps.datev.de/duo-mydatev-apphost/app/1114 

Oben "Einstellungen"-> Upload Mail -> konfigurieren 

dort den Anweisungen folgen. 

Wie es von da aus weitergehen kann, habe ich hier beschrieben: https://digitaler-steuerberater-ostfries.land/tools-2021/ 

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....aus der buchhaltung kam

die bemerkung das belege gestempelt und beschriftet bzw. kontiert werden und deshalb ein ausgedrucktes exemplar benötigt wird, was soll ich darauf antworten?

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@iam-user399  schrieb:

....aus der buchhaltung kam

die bemerkung das belege gestempelt und beschriftet bzw. kontiert werden und deshalb ein ausgedrucktes exemplar benötigt wird, was soll ich darauf antworten?

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Kommt drauf an, zu welchem Zweck dies gemacht wird, für interne Prozesse kann man den digitalen Beleg problemlos ausdrucken... wenn relevante Informationen aufgebracht werden, muss dieser Papier-Beleg jedoch zusätzlich zum digitalen Eingangsbeleg aufbewahrt werden. Auch Einscannen ändert da erst einmal nichts dran (bitte kein ersetzendes Scannen). 

Die Informationen, die gestempelt oder beschriftet werden, können stattdessen viel besser digital hinzugefügt werden. 

- Kontierung ist überflüssig, da kümmert sich DATEV drum, wenn DATEV das nicht automatisch richtig macht, kann der Kontierer in Belege online die Kontierung hinterlegen (-> Kontierung in DUO ist nicht effektiv)

- Stempel entweder überflüssig (Eingang) oder viel schöner online (Belegfreigabe) 

Das Einzige was bleibt, sind darüber hinausgehende Informationen (Ware retourniert mit Grund), Prosa auf den bisherigen Belegen. Das geht tatsächlich nicht gut, lässt sich aber wenn man will auch lösen. 

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Da Brother eine Serie an Dokumentenscannern rausgekommen hat, habe ich heute einmal den ADS-3600W gegen den neuen ADS-4700W antreten lassen.

Den Test habe ich durchgeführt, da der neue ADS-4700W nur eine 100Mbit-Netzwerschnittstelle hat, gegenüber der 1.000Mbit-Netzwerkschnittstelle des Vorgängers. In diversen Rezessionen wurde dieser Umstand als gravierender Mangel angepriesen.

Gescannt habe ich die AGB für Steuerberater des DWS mit Stand Juli 2018. Der Anschluss erfolgte über das Netzwerk.

Der erste Scann erfolgte mit 24 Bit Farbtiefe bei 1200x1200 dpi simplex. Es wurde nur einmal die erste Seite gescannt.

ADS 3600W: 0:20,52 Minuten

ADS 4700W: 0:19,53 Minuten

Der zweite Scann erfolgte mit Auto-Farbeinstellung bei 300x300 dpi und duplex. Es wurden 55 Blätter der AGBs, mit 110 Seiten gescannt

ADS 3600W: 2:35,51 Minuten

ADS 4700W: 2:15,18 Minuten

Von meiner Seite aus gibt es keine bedenken bezüglich des Netzwerkanschlusses der neuen Serie.

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Mal eine Frage zu dem Brother-Scanner (ich liebe das Ding)...

Wenn ich via Brother ControlCenter scanne, kann ich die Ultraschall-Mehrfach-Erkennung abschalten.

Das kommt gern bei "aufgeklebten" Belegen zum Einsatz (Tankquittung o.ä. ist auf einem A4-Bogen aufgeklebt / Tankquittung wird in die "DATEV Fax-&Scan-Hülle eingelegt). 

Frage: Kann ich die Erkennung auch abschalten, wenn ich am Scanner direkt (Bsp. Scan2Mail -> Upload-Mail) den Scan durchführe... Ich hab in den Optionen (Webmenü / Display / Favoriten) nichts gefunden... Der Scanner muckt dann auch entsprechend wenn ich es versuche... 

Danke und Grüße

Chr.Ockenfels

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Gefunden... 

Am Gerät in die Geräteeinstellungen --> Erkennung Mehrfacheinzug --> aus

Handbuch Seite 37

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@metalposaunist schrieb:

im Netzwerk angeschlossen mit LAN-Kabel

Hierbei gibt es prinzipiell 3 Möglichkeiten:

• Brother Utilities / iPrint & Scan (funktional ohne Unterschiede zum USB-Kabel)
• DATEV Belegtransfer (Königsweg 1)
• DATEV Upload Mail (Königsweg 2)

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Nun ja.... manchmal kommt es anders... Ich wollte heute beim Mandanten Scan2Mail von einem "HP OfficeJet Pro 8710" einrichten... 

1. Mailkonfiguration über das Webmenü aufgerufen

2. Serverdaten und Anmeldedaten hinterlegt

3. Testmail versendet --> an meinen Account ohne Probleme

4. im Adressbuch die DATEV-Adressen des DUO hinterlegt.

5. Testscan in Richtung DUO. Scanner/MFP sagt "Mail versendet"

6. DUO-Posteingang..................................................................................... nüscht.... 

Nach langem hin und her habe ich in dem obigen Adressbuch die Zieladressen so vorgefunden:

--> xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx@uploadmail.da

Adressbuch aufgerufen, Kontakt bearbeiten... Mailadressenfeld lässt nicht mehr zu..... Aaarrgggghhhhh..... 

Den Programmierer sollte man <bleep> 

Mal sehen ob der Mandant in Zukunft bereit ist einen Stellplatz für einen Brother ADS freizuschaffen... 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Dann kannst Du ja eine interne, kürzere E-Mail Adresse erstellen und diese dann an DATEV weiterleiten 😂. Müsste dann nur "richtig" weitergeleitet werden bzw. in dem Fall die richtige SMTP Adresse freigeschaltet werden 😇. Nicht schön aber geht. HP halt - Server können die noch. Beim Rest gibt es schönere Alternativen wie Dell & Lenovo. Fujitsu ist ja nun auch weg vom Fenster: Fujitsu beendet Verkauf von Notebooks und Desktop-PCs in Europa

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@metalposaunist schrieb:

Dann kannst Du ja eine interne, kürzere E-Mail Adresse erstellen und diese dann an DATEV weiterleiten. Müsste dann nur "richtig" weitergeleitet werden bzw. in dem Fall die richtige SMTP Adresse freigeschaltet werden. 

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 jaaaa.... könnte man.... wenn:

- man selber Herr des Mailservers wäre (externes Systemhaus mit Exchange aber nicht Exchange online)

- das externe Systemhaus wüsste was es tut... klang am Telefon nicht so... 

- es wieder nur ein "Würg-Arround" darstellt... 

Da der Mandant selber auch nicht 100%-sattelfest im EDV-Handling ist, belassen wir es für den Anfang so. Solang der Mandant es schafft die Scans2Mail sich selber zuzustellen und dann via manuelle Weiterleitung an DATEV, haben wir schon mehr gewonnen wie mit dem bisherigen "Pendelordner"... 

Bei manchen Mandanten muss man eben langsam aber stetig voranschreiten... ist halt so... 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Eine Verständisfrage - bei Verwendung des automatisierten Upload - habe ich doch das Problem, dass das gescannte Dokument mir nicht unmittelbar zur Verfügung steht um es in mein DMS zu schieben?! Oder habe ich da was verpasst?!

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Hallo, 

ich bin gerade auf der Suche nach einem Scanner. 

Würdest du den ADS-4700W empfehlen? 

Würde damit  Rechnungen für die Buchhaltung scannen (unter anderem Benzinbelege)

aber auch mehrere Seiten Verträge zur Digitalisierung. 

Viele Grüße

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Hallo @Nil ,

ist bestimmt ein guter Scanner. Bei der Geräte Auswahl folgendes bedenken:

-wie hoch ist das Scannaufkommen täglich

-wie schnell muss der Scanner sein

-ist Trennung mit Bar- QR Codes notwendig

-muss der Scanner Netzwerkfähig sein

usw.

Der Brother z.B. schafft 40 Seiten/Min, der Epson WorkForce DS-970 schafft 85.

Vorlagen Einzug 80 vs. 100 Seiten.

Mit dem Brother haben hier viele Erfahrung.

Wenn das Scann Volumen nicht mittel bis hoch ist, würde ich den Brother nehmen.

Bei mehr Volumen eher den Epson.

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Hallo @matthiass 

Vielen lieben Dank. Das hilft mir unheimlich. Ich hab mir auch Vergleiche angeschaut, aber dann die "nur" 3Sterne Bewertung bei Brother entdeckt und war irritiert. 

Ich hab aktuell nicht sooo viel. Vielleicht 30-50 Seiten pro Tag. 

Liebe Dank für die Antwort, dann werde ich mich doch für den Brother entscheiden. 

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Bei dem releativ geringen Scan Volumen kann es dann vielleicht auch ein Brother ADS 4100N sein, die sind noch ein Stück günstiger und eben etwas langsamer.

Der Scan Einzug ist der gleiche zum 4700 (was Wartungskit ist für beide gleich) nur eben softwaremäßig auf 35S/Min gebremst. Die Software ist für beide Scanner gleich, das sieht man bei den Downloads auf der Brother Seite.

Vergleich mal wirklich die Features der beiden, und entscheide nach dem was du brauchst. Wenn kein Hochleistungsgerät benötigt wird, dann ruhig ein einfacheres nehmen. Das Scannen ist kein Hexenwerk.

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Danke für den Tipp, ich werde beide vergleichen. Aber ein Brother wird es. Hatte ich früher auch mal gehabt. Aber eine ältere Version

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oben werde ja reine Scanner angesprochen - aber der eine oder andere User wird evtl. auch MTF mit einb. wollen.

im Hinblick auf Brother Multifunktionsgerät hier eine allgemein Anmerkung:

Wenn Druckerhersteller die Kunden einschränken – Brothers neue Firmware-Politik

(einen sep. Thread diesbzgl. aufzumachen ist nicht sinnvoll - daher nur hier der Hinweis)

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oben werden große Geräte angesprochen, aber wie sieht's aus mit einem Smartphone als Scanner? 

ich nutze sporadisch die App Adobe Scan und bin sehr zufrieden mit dem was es alles kann. Die PDF schicke ich direkt weiter per EMail, wenn nötig. Besonders bei Kassenbons ist das Fotografieren angenehmer, da man diesen Deckel nicht immer zu klappen muss. 

Ansonsten gibt's ja die Datev Scan App Upload mobil. Aber die Qualität ist so naja und für den Einsatz in der Kanzlei unsinnig. 

Hat jemand schon ein Smartphone als Scanner im Einsatz? Evtl. mit so einer Smartphonehalterung? Oder was haltet ihr davon? 

Am liebsten würde ich die hochwertige 4k Webcam nutzen, die auf meinen Tisch gerichtet ist, um Dokumente einzuscannen. Gibt's da schon was?😁

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ein gutes scan-Ergebnis setzt sich ja aus div. Komponenten zusammen:

• Qualität/Textschärfe
• Zielgröße des Dokuments bspw. DIN A4 (wegen evtl. Ausdrucke)
• PDF mit minimaler Größe
• OCR-Erkennung

Der scan mit dem Handy ist teilweise verwackelt/nicht scharf genug/nicht gleichmäßig belichtet (Schattenwurf) bzw. die Dokument-Kanten müssen geglättet werden usw. wobei gerade die dann folgende Nachbearbeitung die OCR und (minimale) Größe eine Herausforderung sein können.

(wenn man die Angelegenheit fachmännisch aufgreift und weiter denkt bzw. zukünftige Nachbearbeitungen/Analysen ... denn bis vor wenigen Jahren galt ja, Hauptsache jpg/tiff o.ä.)

Am Besten ist jedoch den Klienten/Mandanten/Kunden/Lieferanten behilflich zu sein mit Musterschreiben/-Abläufe so schnell wie möglich vollständig auf eRechnungen umzustellen.

Dh. hier muss/sollte man selbst tätig werden und auch die Gegenseite aktiv auffordern.

PS: wobei hier in diesem Thread aber solch eine Diskussion nicht zielführend ist, dies sollte separat gemacht werden