Kasse über Unternehmen Online - GoBD/TSE

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Moin,

im Zuge der elektronischen Rechnungen wollen wir das Thema Unternehmen Online noch einmal verschärft angehen. In diesem Zusammenhang habe ich mich mit der Kassenfunktion bei Unternehmen Online mal eingehender beschäftigt.

Da wir fast ausnahmslos Freiberufler betreuen, für die die Kasse im Normalfall eine untergordnete Rolle spielt, liegt üblicherweise eine offene Ladenkasse vor. Meist sind das 20-30 Einträge pro Monat und nur wenige Einnahmen.

Wenn ich nun bei diesen Mandanten UO einführe, sollen die natürlich auch ihre Kasse darüber führen. Wenn ich jedoch die Kassenfunktion nutzen lasse, handelt es sich um eine elektronische Kasse, die nach GoBD ein TSE benötigt. Das steht außer Zweifel. Das geht ja nun aber bei UO nicht.

Die Datev ist im Dok 1028886 ganz "pragmatisch" unterwegs und sagt:

"Um die Einstufung als elektronische Registrierkasse (§ 146a AO i.v.M § 1 Satz 1 KassenSichV) und damit eine TSEPflicht zu vermeiden, wird empfohlen, folgende organisatorische Rahmenbedingungen einzuhalten.
▪ Zum Führen der offenen Ladenkasse dürfen keine elektronischen Hilfsmittel benutzt werden.
▪ Alle Maßnahmen einer ordentlichen Kassenführung der offenen Ladenkasse sind in manueller Art und Weise
zu tätigen.

DATEV Kassenbuch online
▪ darf nicht zur Grundaufzeichnung (erstmalige Erfassung der Geschäftsvorfälle) genutzt werden, da es
in dieser Konstellation als technisches Hilfsmittel zu werten ist.
▪ Die Grundaufzeichnung muss in manueller Art und Weise getätigt werden.
▪ Der Übertrag nach DATEV Kassenbuch online darf lediglich erfolgen, um den Prozess der
Datenübergabe in die Buchführung zu digitalisieren."

Klasse! Ich sage also dem Mandanten, dass wir jetzt alles richtig schön digital machen, er das Kassenbuch aber bitte zusätzlich noch per Hand ausmalen darf, damit alles komform ist. Der lacht mich doch aus.

Habe ich was verpasst???

Es gibt natürlich mehrere Möglichkeiten, damit umzugehen. Hoffen, dass alles gut geht und auf die BP warten, keine "Kasse" führen, sondern über Entnahmen und Einlagen arbeiten oder tatsächlich doppelt arbeiten lassen...

Bisher habe ich aufgrund der geringen Bedeutung der Kasse meist darauf gehofft, dass das schon gut geht. Hat auch immer geklappt, auch mit der alten Kassen- und Warenerfassung.

Wie löst Ihr das Problem bzw. wie sind Eure Erfahrungen?

Viele Grüße aus Celle

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@stbcelle schrieb:

keine "Kasse" führen, sondern über Entnahmen und Einlagen arbeite

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Yes! Das wäre mein Ansatz. Bargeld bei der Digitalisierung ist bäh 😅.

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@stbcelle schrieb:

Wenn ich jedoch die Kassenfunktion nutzen lasse, handelt es sich um eine elektronische Kasse, die nach GoBD ein TSE benötigt. Das steht außer Zweifel. Das geht ja nun aber bei UO nicht.

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Das verstehe ich nicht.  

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Die Kasse im DUO ist kein Kassensystem! Das ist nur die digitale Version des handgeschriebenen Kassenbuch. TSE hat damit nix zu tun. Wenn der Mandant ein Kassensystem hat, welche ja heute über TSE verfügen sollten, kann er dieses über das "Datev Kassenarchiv" anbinden, von da aus können dann diese Kassendaten wieder an Kasse Unternehmen Online weitergegeben werden

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Ich würde auch meinen, dass das Kassenbuch als elektronisches Buchführungsprogramm i.S.d. 1 Abs. 1 Nr. 3 der KassenSichV gelten sollte und damit ausdrücklich kein elektronisches Aufzeichnungssystem ist.

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@stbcelle 

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schrieb: DATEV Kassenbuch online
▪ darf nicht zur Grundaufzeichnung (erstmalige Erfassung der Geschäftsvorfälle) genutzt werden, da es
in dieser Konstellation als technisches Hilfsmittel zu werten ist.

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Die Einträge in das Datev KassenBUCH online sind nicht die Grundaufzeichnungen. Die Grundaufzeichnungen sind die Kostenbelege.

M.E. zwei Möglichkeiten, mit den EÜ-Rechnern OHNE Kasse umzugehen.

1. Die Grundaufzeichnungen (also die Quittungen/bar bezahlten Rechnungen) werden als gesonderte Belegart digitalisiert und in Rewe über 1371 (SKR03) verbucht.

2. Soll der Mandant selber seine „Kasse“ schreiben, dann das Kassenbuch online auf das Konto 1371 einrichten. Den Belegtyp von mir aus noch auf Barbelege statt Kasse ändern.

Denn hier ist aus meiner Sicht nicht sauber unterschieden worden. Freiberufler haben eigentlich keine Kasse. Sie haben nur Bareinnahmen und Barausgaben.

Bucht man in Rewe diese Belege (!) über das Konto Kasse, wird der Prüfer genau das unterstellen und auf die Kassenbuchführungspflichten hinweisen.

So selbst bei einem übernommenen Mandat erlebt. Viel Spaß beim Verhandeln.

Haben die Freiberufler tatsächlich eine Kasse, dann müssen sie alle Voraussetzungen der von mir aus offenen Ladenkasse erfüllen, z.B. Bestand nachweisen können.

Das Datev Kassenbuch online nimmt dabei nur das Ergebnis auf, erzeugt keine Grundaufzeichnung.

So sehe ich das.